Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with you
Proeftuin
Na drie afgewerkte software selectie stappen zijn we uiteindelijk bij de SaaS oplossing uitgekomen die onze voorkeur heeft. Nu hoeft die zich alleen nog maar te bewijzen in een proeftuin.
In de vorige stappen hebben we al een product-demo van de leverancier gekregen. Daardoor heeft de projectgroep al een goed beeld en een gevoel van de mogelijkheden van de software. In de proeftuin betrekken we dit breder en leren bovendien alle betrokken units de business software beter kennen. In deze fase zullen tevens weer nieuwe vragen en discussies onder de gebruikers ontstaan. Dit helpt alleen maar mee aan het begrip en de acceptatie van de applicatie.
In een geïsoleerde omgeving vaststellen of de geselecteerde business software daadwerkelijk kan wat we willen.
In de proeftuin bepalen we onder meer of het product en de leverancier kunnen waarmaken wat ze ons tot nu toe hebben beloofd.
Met de eerste aanpassingen voor onze case voltooid, is het tijd om te valideren of het team op schema ligt met de configuratie van de SaaS applicatie.
Vragen die we moeten beantwoorden zijn:
Maar ook
De genoemde technische en functionele vragen zijn eigenlijk van ondergeschikt belang aan de belangrijkste vraag: Past de business software bij onze organisatie? Vragen die daarvoor beantwoord moeten worden zijn:
De positieve beantwoording van deze vragen blijkt in de praktijk de grootste succesfactor te zijn.
In een grote SaaS-implementatie zullen er drie sessies zijn.
Noteer alle successen en mislukkingen van elke stap en let ook op eventuele gebreken aan functionaliteit, softwarefouten of belangrijke gebruiksproblemen. Zorg ervoor dat zowel het functionele team als het technische team deze stappen faciliteren.
Op basis van de problemen die tijdens sessie 1 zijn ontdekt, maken we een lijst van de belangrijkste 10-15 kritieke items die het team vóór de volgende sessie moet oplossen.
Voer een tweede sessie uit met de gebruikers en noteer de juistheden en fouten van elke stap, samen met een gebrek aan functionaliteit, softwarefouten of belangrijke gebruiksproblemen. Breng de nodige wijzigingen aan in de SaaS configuratie.
Voer een derde proeftuin sessie uit met de gebruikers en noteer het slagen en mislukken van elke stap, samen met een gebrek aan functionaliteit, softwarefouten of belangrijke bruikbaarheidsproblemen. Breng de nodige wijzigingen aan in de softwaretoepassing.
Het heeft niet veel zin om klakkeloos met een proeftuin te starten. Het is belangrijk om eerst een plan te maken. In het plan staan de acceptatie criteria en de belangrijkste vragen. Het plan beschrijft volgens welk scenario we de proeftuin gaan uitvoeren. Er zijn grofweg 4 scenario’s die we ook door elkaar en deels kunnen gebruiken. We kunnen echter elementen uit de verschillende scenario’s pakken en verwerken in ons eigen scenario. De aanpak die we kiezen is vooral afhankelijk van de situatie waarin onze organisatie verkeerd. Hebben we te maken met nieuwe of bestaande bedrijfsprocessen? Moeten we oude software vervangen? Is er sprake van een fusie, een overname of een bedrijfssplitsing?
Slecht bepaalde delen van de business software worden door de gebruikers getest. Gebruikers bieden hun testgevallen aan en beoordelen de verwerking daarvan. Dit vindt bijvoorbeeld plaats als we een nieuwe afdeling aan een bestaand systeem toevoegen.
In dit scenario koppelen we de proeftuin aan een proefconversie. De data uit het bestaande informatiesysteem lezen we dan in geheel in de proeftuin omgeving zodat we de werking kunnen beoordelen. Dit is soms nodig bij pakketten die werken met capaciteitsplanningen of administraties waarbij we de juistheid en volledigheid alleen met behulp van de complete dataset kunnen vastgestellen.
Bij deze vorm van testen worden alle verwerkingen in zowel het oude als de nieuwe applicatie doorgevoerd. De output van beide systemen vergelijken we, waarbij bovendien voor ieder verschil een verklaring moet zijn. Schaduwdraaien is een vrij kostbaar scenario omdat de gehele gebruikersorganisatie van capaciteit moet verdubbelen.
Als er sprake is van een nieuw bedrijfsproces wordt de proeftuin meestal gelijk in de productie-omgeving opgezet. De gebruikers gaan dan gewoon aan het werk met de software en registreren hun bevinden. Als deze na een bepaalde periode juist blijken te zijn is het systeem gelijk live.
Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Suzette de Raadt.
Discussieer mee op LinkedIn. 
Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.