Invoeren van een nieuwe applicatie, haken en ogen van schaduwdraaien.

De in productie name van een informatiesysteem is te vergelijken met het betrekken van een nieuwe woning. Je leeft er lange tijd naar toe, je kijkt hoe de bouw vordert en bedenkt vast hoe je het huis zult gaan inrichten. Over de organisatie van de verhuizing wordt vooraf meestal niet zo veel na gedacht zodat een verhuizing meestal met medewerking van familie en vrienden chaotisch verloopt.
Bij informatiesystemen kan men zich een chaotisch verloop van de in productie name niet veroorloven, de kosten zouden anders niet in de hand te houden zijn. Een in productie name verloopt doorgaans volgens een aantal vaste stappen die doorlopen worden. De te nemen stappen komen in grote lijnen overeen met de stappen die al eerder in het project zijn doorlopen. Ook de volgorde is min of meer gelijk. Afhankelijk van de omvang van het informatiesysteem kunnen soms echter stappen komen te vervallen.

Pre-productie run

Na de acceptatie volgt bij een geheel nieuw systeem nog een tweede soort acceptatie­test. Deze test strekt zich uit over een langere periode en kenmerkt zich door het grote aantal gebruikers dat dan met het systeem werkt. Het systeem bevindt zich dan al in de productie-omgeving. Deze periode kent verschil­lende benamingen t.w. Pilot, Proeftuin, Pre-productie run of Schaduw­draaien.

Afhankelijk van de naamgeving is de werkwijze in deze periode net even anders, de doelstellingen komen echter op het volgende neer :

– Controleren of het systeem past in de bestaande en ontworpen procedures.
– Bepalen of de opgeleverde functionaliteit de werkzaamheden voldoende ondersteund.
– Het laten wennen van de gebruikers aan het systeem.
– Controleren of de output van het systeem aan de verwachtingen voldoet.
– Vaststellen of aan de tijdens de informatie analyse gestelde eisen (performance) is voldaan.

Vooruitlopend op de pre-productie run dient echter de eigenlijke invoering plaats te vinden.

Zoals uit de inleiding al bleek dient de invoering goed te worden voorbereid.  De volgende activiteiten dienen volgens SDM plaats te vinden :

Maken taakbeschrijvingen.
Binnen het nieuwe systeem zullen gebruikers veranderingen in hun taken kunnen krijgen of zelfs een geheel andere taak. Ongeacht wie van de gebruikers deze taken gaat uitvoeren dienen alle taken zoals die door het systeem worden ondersteund beschreven moeten worden zodat duidelijk is welke kennis en vaardigheden een medewerker moet hebben om deze taak uit te kunnen voeren. Als deze activiteit is afgerond kan door het management gekeken gaan worden hoe de bezetting ingevuld moet worden. Meestal is de invulling duidelijk omdat veel van de taken al door de afdeling werden uitgevoerd. Het is echter soms pijnlijk om te constateren dat voor bepaalde medewerkers geen plaats meer is in de organisatie of dat medewerkers niet kunnen tippen aan het verlang­de kennisniveau.

Maken instructies voor conversie en invoering.
De conversie van gegevens is een eenmalige gebeurtenis die buiten de dagelijkse verwerkingsprocessen valt. Hiervoor bestaan dan ook vaak geen standaard instructies of procedures. Dit geldt ook voor de invoering van een systeem in de gebruikers organisa­tie. Het in productie nemen van programmamodules is meestal al eerder gedaan en vormt een minder grote bron van voorbereidend werk. Met de conversie en de invoering mag niet achteloos worden begonnen, vooraf moet er goed over worden nagedacht. In veel gevallen is het namelijk een grote hoeveelheid werk die bij het foutlopen voor niets is geweest. Conversieprogramma’s blinken meestal niet uit in schoonheid omdat ze toch maar één keer worden gebruikt. Daarom dient de instructie voor de bediening van zo’n programma helder te zijn.

Voorlichting en opleiding.
Als onderdeel van de invoering is het geven van voorlichting en opleiding van een groot belang voor de acceptatie van het informatiesysteem. Als gebruikers het idee krijgen dat ze onvoldoende over het systeem weten of dat ze onvoldoende bij de invoering betrokken zijn geweest ontstaat een negatieve houding t.o.v. het systeem. Alles wat daarna fout gaat wordt geweten aan het systeem. Vanaf dat moment gaan deze medewerkers opzoek naar manieren om het systeem te ondermijnen, een negatieve stemming te creëren en eigen geheime administratietjes op te zetten. Het wordt dan zeer moeilijk om het tij te keren en de mensen positief over het systeem te laten denken. Mislukking van het informatiesysteem is niet uitgesloten.

Naast de eindgebruikers moeten ook de klanten van de organisatie worden geïnfor­meerd. Aanvragers van subsidie bijvoorbeeld kregen bij de invoering van nieuwe informatiesystemen soms hele boekwerken waarin de voordelen voor hen worden genoemd en welke extra service ze kunnen gaan verwachten.

Volgens een opleidingsplan moeten alle gebruikers worden ingewerkt in de functies die ze na de in productie name voor hun van toepassing zijn.

Het converteren van gegevens.
De conversie van gegevens kan op verschillende manieren plaatsvinden. Ten eerste spreekt een geheel automatische conversie het meest tot de verbeelding bij het woord conversie. Een geheel automatische conversie is echter in veel gevallen onmogelijk doordat de datamodelen van de twee systemen teveel van elkaar verschillen. Het andere uiterste is de geheel handmatige conversie, een conversie waarbij vele gebruikers uren lang bezig zijn om alle gegevens via beeldschermen in het nieuwe systeem te kloppen.

In de meeste gevallen wordt echter een combinatie van deze twee conversie vormen toegepast. De grote bulk aan gegevens wordt automatisch geconverteerd terwijl nadien handmatig nog het een en ander wordt recht getrokken en aangevuld.

Door van te voren goed over de conversie na te denken is veel automatisch te converte­ren.

Distributie van de documentatie.
Tijdens het project is veel documentatie over het informatiesysteem tot stand gekomen. Bij het acceptatietesten is deze documentatie mede beoordeeld en eventueel aangepast. Aangezien alle producten op dit moment geaccepteerd zijn kan de distributie plaatsvin­den.

De ontwerpen worden overgedragen aan het onderhoudsteam; de gebruikers krijgen de gebruikershandleiding en de procedures/werkinstructies; de productiedossiers worden aan de verwerkingsorganisatie ter hand gesteld. Tevens worden de bron bestan­den overge­dragen aan diegenen die de documentatie gaat onderhouden.

Maken exploitatie- en serviceplan.
Aan de hand van de productiedossiers en gesprekken met de gebruikersorganisatie en de ontwikkelaars kan de verwerkingsorganisatie gaan vaststellen wat er van hun wordt verwacht. Er valt hierbij te denken aan openingstijden van de onlineverbindigen, tijdstippen waarop de output klaar moet zijn en de momenten waarop het batchwerk gedraaid moet worden. Uiteindelijk wordt in veel gevallen een soort contract gemaakt waarin de afspraken worden vastgelegd, de zogenaamde Service Level Agreement.

Het van beide partijen is van belang om tijdens de invoering goede eenduidige afspraken over de verwerking te maken. Dit dwingt de verwerkingsorganisatie er toe om na te denken over het systeem dat ze in huis halen. Binnen het Checklisten systeem zijn de Service Level Agreements opgenomen.

Creëer werkomgeving en organisatie.
Voordat de gebruikers daadwerkelijk met het systeem kunnen gaan werken dient niet alleen het informatiesysteem in productie genomen te zijn, maar ook de organisatie daaromheen dient te zijn ingericht. Veel van de functies die hier worden genoemd zijn al ontstaan in het ontwikkeltraject. De aard van de functie verandert echter na de in productie name. Was tot nu toe de oplevering van een goed draaiend systeem het hoofd doel, van af nu is een tevreden gebruiker het hoofd doel. De organisatie van het systeembeheer dient aan de gebruikers bekend te worden gemaakt. Er dient een onderhoudsteam voor het informatiesysteem te worden ingesteld, net zo als een helpdesk voor de eerste opvang van problemen. Al deze functionarissen dienen een werkplek te krijgen die optimaal voor hun functioneren is ingericht.

Controleer gereedheid voor invoering.
Om verrassingen te voorkomen wordt nog een laatste check uitgevoerd op het gereed zijn van de activiteiten voor de invoering; zijn alle taakbeschrijvingen gemaakt en toegewezen; is de acceptatietest gereed; is het invoeringsplan gereed; zijn alle gebrui­kers voldoende ge-instrueerd; heeft de conversie plaatsgevonden; heeft iedereen zijn of haar documentatie; zijn alle afspraken voor een goede verwerking gemaakt en is er een organisatie die de verwer­king voldoende kan ondersteunen. De bevindingen van deze controle worden samen met een advies aan de opdrachtgever gerapporteerd, deze beslist dan of de in productie name door kan gaan.

Voer in, draag over en rapporteer.
De eigenlijke in productie name is nu niet meer dan het uitvoeren van het stappenplan. Per systeem kan dit echter verschillen, niet zelden worden b.v. tevens nieuwe technie­ken ingevoerd. De werkzaamheden bij een in productie name lopen dan ook vaak uit. Soms is men nog laat ‘s-nachts bezig zodat de gebruikers er die zelfde morgen mee aan de slag kunnen. Als het team dat de in productie name heeft uitgevoerd dan ook nog een dag ondersteuning moet geven wordt de last wel heel zwaar. Het is daarom verstandig om de taken te verdelen en er voor te zorgen dat ‘s-morgens verse onder­steuning aanwezig is die wel op de hoogte is over het verloop van de in productie name.

Op dit moment vindt dus de eigenlijke overdracht en rapportage plaats richting onder­houdsorganisatie. De stappen die bij deze activiteit worden uitgevoerd kunnen het beste in een stappenplan worden uitgewerkt. De volgende stappen worden onderkent :

•    Inventarisatie te creëren database (kan reeds bij conversie zijn uitgevoerd).
•    Inventarisatie over te zetten programmamodules.
•    Inventarisatie toe te kennen autorisaties.
•    Beslissen over tijdstip.
•    Vaststellen wie aanwezig moeten zijn.
•    Vaststellen wie standby moeten staan (plus telefoonnummers)
•    Uitvoeren in productie name.
•    Vullen van vaste gegevens door gebruikers.
•    Vrijgave van informatiesysteem voor schaduwdraaien of pre-productierun.

Elke stap in het plan dient te zijn voorzien van escalatieprocedure zodat ook duidelijk is wat moet gebeuren als er iets foutloopt..

Pre-productie run.

De gebruikersorganisatie gaat nu met het informatiesysteem werken. Ze doen dit echter met in het achterhoofd de wetenschap dat het fout zou kunnen gaan en men terug moet naar het beginpunt. Deze situatie laat men doorgaans niet langer dan één of twee weken duren waarna wordt beslist om al of niet door te gaan. Het mooiste is om in deze periode te schaduwdraaien met het oude systeem. D.w.z. alle verwerkingen vinden zowel in het oude als in het nieuwe systeem plaats. Door elke uitkomst van de twee systemen te vergelijken is het mogelijk om vast te stellen dat het nieuwe informatiesys­teem juist werkt.

In veel gevallen is schaduwdraaien echter niet mogelijk. Hiervoor zijn een aantal redenen denkbaar: De capaciteit van de hardware laat de ondersteuning van twee systemen niet toe; de gebruikersorganisatie heeft onvoldoende capaciteit om alles dubbel in te brengen, te verwerken en te vergelijken (en de verschillen te verklaren). Tenslotte is het meestal zo dat de administratieve organisatie zodanig is gewijzigd dat er geen vergelijk­bare situatie is waardoor schaduwdraaien niet aan de orde is. In zo’n geval spreken we van een pre-productie run waarin het systeem extra scherp wordt gemonitord. Als na de proefperiode wordt besloten om terug te gaan naar de oude situatie dienen alle verwer­kingen nogmaals plaats te vinden. D.w.z. in de proefperiode speciale voorzieningen moeten worden getroffen voor de archivering van de brondocumen­ten die later immers nogmaals verwerkt moeten kunnen worden.

Boeken over dit onderwerp

PMC Compact

Auteur: Jo Bos
Vele malen kwam het verzoek om de belangrijkste principes en werkvormen van de methode Projectmatig Creeëren in een compacte uitgave samen te brengen. In ‘PMC Compact’, een handzame gids voor projectmanagers, opdrachtgevers en teamleden, vindt u de werkvormen van Projectmatig Creëren in overzichtelijke stappen uitgelegd, voorzien van veel tips uit de praktijk.
Europrijs: 18,95
Bestellen

Projectmanagement op basis van PRINCE2, Editie 2009

Auteur: Bert Hedeman
Ten eerste is dit boek bedoeld voor iedereen die zich op een degelijke wijze wil voorbereiden op het PRINCE2 Foundation examen. Ten tweede is het een praktisch gebruikersboek.
Europrijs: 31,75
Bestellen

Meer boeken over testen vinden.


-- Printbare PDF-versie --


No votes yet.
Please wait...

Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten:
Werkwijze implementatie 19 vragen.
Planning Invoering 29 vragen.
Kader bepaling Invoering 22 vragen.
Invulling service level management 20 vragen.
Service-level-agreement voorbereiding 8 vragen.
Binnen Service-level-agreement bespreekbare aspecten 36 vragen.
Procedures n.a.v. Service-level-agreement 29 vragen.
Validatie Service-level-agreement 23 vragen.
Sidebar