Randvoorwaarden voor het uitvoeren van projecten

Voor de succesvolle afronding van projecten spelen vele aspecten een rol. Een goede start is echter van het grootste belang omdat eenmaal verkeerd begonnen projecten maar moeilijk weer op het goede spoor komen. Als bepaalde zaken onduidelijk zijn en blijven zweven kan een project verzanden in discussies en tot hoge kosten leiden. Randvoorwaarden kunnen dus ook worden gezien als kritische succesfactoren die bepalend zijn voor het slagen van een project. Probleem hierbij is dat de invulling van de randvoorwaarden niet voor ieder project hetzelfde is maar van project tot project kan verschillen. Voor de aanvang van een project dient de invulling van randvoorwaarden in de opdracht te worden beschreven zodat deze deel uitmaken van het project. Van belang is dat een project pas wordt gestart nadat de randvoorwaarden zijn ingevuld.

De randvoorwaarden voor de start van een project.

Zorg voor een goeie projectnaam.
Een project moet een duidelijke, herkenbare naam hebben zodat iedere betrokkene weet waar het over gaat. Als er meerdere projecten voor één informatiesysteem worden gedefinieerd dienen projectnaam en informatiesysteemnaam (=applicatienaam) ook duidelijk van elkaar te verschillen.

Wie is de opdrachtgever?
Duidelijk moet zijn wie de opdrachtgever is en welk mandaat hij heeft. In veelgevallen zal de opdrachtgever ook de toekomstige applicatie-eigenaar zijn. Het moet dus iemand zijn die een direct belang heeft bij het welslagen van het project; zijn commitment is van vitaal belang. Het is niet raadzaam om een team als opdrachtgever aan te stellen, men kan zich achter elkaar gaan verschuilen terwijl bij spoedeisende vragen eerst het team bijeen moet komen alvorens er beslissingen genomen kunnen worden. De opdrachtgever is naast applicatie-eigenaar budgethouder en kan dus capaciteit vrij (laten) maken voor projecten.

Stel een projectleider aan.
De projectleider wordt door de opdrachtgever aangewezen en trekt binnen de randvoorwaarden en planning het project. Problemen, voortgangsrapportages en mijlpaalproducten worden door de projectleider aan de opdrachtgever teruggekoppeld waarop deze sturend kan optreden. Als de afdeling waarvoor de automatisering plaatsvindt in staat is om een goede kandidaat te leveren, dan heeft dit de voorkeur. Deze persoon heeft een sterk persoonlijk belang bij het welslagen van het project. Door zijn commitment zal de acceptatie van de producten binnen de afdeling worden bevorderd.

Bemensing van het project.
De medewerking van de juiste personen in de vorm van materiedeskundigen, automatiseerders en adviseurs dient voor het succes van het project te worden verzekerd. Met name medewerkers die slechts ten dele worden vrijgesteld om aan een project mee te werken kunnen problemen bij hun activiteiten ondervinden. Vooraf zullen met hun lijnmanagers duidelijke afspraken gemaakt moeten worden over hun inzet. Hoe de samenstelling van het projectteam tot stand komt kan variëren, het is aan te bevelen dit door de projectleider te laten doen. Deze kiest dan de mensen die naar zijn mening de meeste expertise hebben en het beste met elkaar samenwerken.

Doelstelling van het project.
Het stellen van een duidelijk doel van het project is waarschijnlijk het meest essentiële aspect van de te stellen randvoorwaarden. In een aantal korte zinnen dient te worden aangegeven wat aan het einde van het project moet zijn bereikt. Als de doelstelling nog vaag is kan beter een apart project worden opgestart in de vorm van een vooronderzoek om de doelstelling duidelijk te krijgen. Het mikken op een stilstaand doel is tenslotte eenvoudiger dan mikken op een bewegend doel.

Zorg voor een duidelijke Projectbegrenzing.
In de opdracht moet heel duidelijk worden gesteld welke onderdelen het project bevat en welke activiteiten met welke diepgang moeten worden uitgevoerd. Er moet vast worden gesteld welke onderdelen uitdrukkelijk niet tot het project behoren. Daarbij komt tevens vast te liggen hoe de randgebieden in het project worden opgepakt zodat er in ieder geval een aansluiting is met de ‘buitenwereld’ van het project. Begrenzingen liggen tevens in de beperking van de toe te passen technieken, platforms en procedures.

Classificatie van het project.
Projecten kunnen voor verschillende situaties worden opgestart. In het ene geval wordt gesproken van een klein project zonder al te grote risico’s voor een klein aantal gebruikers, in een ander geval zal er sprake zijn van een groot project met grote financiële risico’s. Bij aanvang van het project dient de classificatie duidelijk te zijn zodat medewerkers van het juiste kaliber kunnen worden ingezet.

Stel een heldere deadline.
Voorkomen moet worden dat er voor een project een vage einddatum wordt gesteld. Bij een vage einddatum bestaat het risico dat links en rechts uitstapjes worden gemaakt, terwijl de interesse voor de hoofdlijn verloren gaat. Het stellen van een duidelijk einddatum heeft meestal direct gevolgen voor de begrenzing van het project. Bij zeer urgente problemen dan wel grote projecten is het aan te raden om het project in meerdere deelprojecten op te delen, zodat zo vroeg mogelijk van de resultaten geprofiteerd kan worden. Dit vergt wel meer van de kwalificatie van de project(leider)-medewerkers; de aansluiting tussen de verschillende delen moet immers worden gewaarborgd, bij grote projecten zo nodig door een hoofdprojectleider of projectmanager.

  • Het is mogelijk dat voor de aanvang van een project nog niet alle acht voorwaarden volledig zijn ingevuld. De projectopdracht moet dan wel duidelijk maken welke risico’s er t.a.v. deze onduidelijkheid worden gelopen. Met name een verkeerde inschatting van de classificatie heeft gevolgen voor alle overige randvoorwaarden waardoor grote onzekerheden ontstaan.

Boeken over dit onderwerp

PMC Compact

Auteur: Jo Bos
Vele malen kwam het verzoek om de belangrijkste principes en werkvormen van de methode Projectmatig Creeëren in een compacte uitgave samen te brengen. In ‘PMC Compact’, een handzame gids voor projectmanagers, opdrachtgevers en teamleden, vindt u de werkvormen van Projectmatig Creëren in overzichtelijke stappen uitgelegd, voorzien van veel tips uit de praktijk.
Europrijs: 18,95
Bestellen

Projectmanagement op basis van PRINCE2, Editie 2009

Auteur: Bert Hedeman
Ten eerste is dit boek bedoeld voor iedereen die zich op een degelijke wijze wil voorbereiden op het PRINCE2 Foundation examen. Ten tweede is het een praktisch gebruikersboek.
Europrijs: 31,75
Bestellen




Summary
Randvoorwaarden voor het uitvoeren van projecten
Article Name
Randvoorwaarden voor het uitvoeren van projecten
Description
Voor de succesvolle afronding van projecten spelen vele aspecten een rol. Een goede start is echter van het grootste belang omdat eenmaal verkeerd begonnen projecten maar moeilijk weer op het goede spoor komen.
Author
Publisher Name
ITpedia
Publisher Logo

-- Printbare PDF-versie --


Rating: 5.0. From 1 vote.
Please wait...

Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten:
Project opdracht vooronderzoek 26 vragen.
Afbakening project 41 vragen.
Invulling kwaliteitsmanagement 13 vragen.
Sidebar