In 7 voorgaande SISp artikelen op ITpedia is de 3e fase van de SISp methode beschreven. Een fase waarin de SaaS oplossing of het softwarepakket wordt geselecteerd. Dit is laatste artikel van fase SISp 3, het gaat over de valkuilen die men in deze fase kan tegen komen. Het artikel wordt afgesloten met een koste samenvatting. Hierna volgt fase 4, deze fase gaat over de proeftuin en is feitelijk de laatste fase voordat het systeem daadwerkelijk geïmplementeerd wordt.

Valkuilen selectie SaaS en standaard software

1. Belanghebbenden of afdelingen hebben een verschillende voorkeur

In het belang van de organisatie en het project is dit natuurlijk een onwensenlijke situatie. Het is de vraag hoe zwaar de belangen wegen en of het showstoppers zijn. Het advies is om nogmaals naar de selectiecriteria te kijken in de RFI beslissingstabel uit stap SISp 3.3. Daarbij kan nog eens kritisch naar de weging van de verschillende criteria worden gekeken voor de twee voorkeursoplossingen. Uiteindelijk moet er een keuze worden gemaakt. Wat het zwaarst is moet moet het zwaarst wegen.

2. Er is reeds een voorkeur voor software of een leverancier binnen de organisatie

Medewerkers die vaak van werkgever wisselen hebben vaak al met meer software in de praktijk gewerkt. Zij zijn een waardevolle bron van informatie voor het selectie proces. Door die eerdere ervaringen kunnen ze echter ook al een vooringenomen standpunt hebben. Nog kwalijker is het als die voor ingenomenheid ontstaat door familie of vriendjes bij een leverancier. Of door omkoping. Misschien zijn er medewerkers die eens flink in de watten zijn gelegd.
Het is in deze fase van het grootste belang om de objectiviteit te bewaren. Deze uitwassen moeten uitgebannen worden en de corrupte medewerkers moeten van het project worden gehaald.

3. Tegenstrijdigheden in Requirements, RFI en RFP

Als een leverancier bij de vraag om informatie documenten ontvangt die elkaar tegenspreken leidt dat tot verwarring. Het is daarom van belang om nauwgezet toe te zien op de consistentie van de documenten. Wat in de requirements fase als harde eis wordt neergelegd mag niet in de RFI worden afgezwakt of omgedraaid. Dit zaait verwarring bij de leveranciers en kan leiden tot verkeerde voorstellen.

4. Tegenstrijdigheden in de RFI en RFP feedback

Soms stelt een leverancier de zaken in de RFI mooier voor dan ze in werkelijkheid zijn. Hierdoor komt hij dan weer een stap verder in het selectieproces. Als er wordt doorgevraagd in de RFP of tijdens de producdemo valt hij door de mand. De werking van de software moet immers worden aangetoond. Het zal duidelijk zijn dat de kansen voor deze leverancier niet meer al te groot zullen zijn.

5. Er ontbreekt informatie in de aangeleverde RFI of RFP van een leverancier

In het verzoek om meer informatie of om een offerte moet je duidelijk zijn over welke informatie je nodig heeft om te kunnen beslissen. Dat vraagt dus de nodige inspanningen.
Als een leverancier dan niet ingaat op sommige vragen dan hoef je er niet achter aan te gaan om deze informatie als nog boven water te halen. Voor het leveren van de volledige en juiste informatie is de leverancier zelf verantwoordelijk. Als er informatie ontbreekt heeft dat gevolgen voor de scores van de software in de RFI beslissingstabel.

Samenvatting SISp 3, De selectie fase

In een aantal stappen wordt aan de hand van de documenten uit de vorige fases een SaaS oplossing of software pakket geselecteerd.
Er wordt begonnen met de longlist, een lijst met alle mogelijke oplossingen in stap SISp 3.2.
Via de RFI (stap 3.3) en de RFP (stap 3.4) komt de shortlist tot stand.
Na de productdemo wordt de software geselecteerd in stap 3.5.
De geselecteerde software zal in fase SISp 4 in de proeftuin worden getest.

Gegeven het grote risico van de valkuilen zal het duidelijk zijn dat er voor fase 3 een sterke projectleider nodig is.