Responsibility Assignment Matrix (RACI Model)

Het maakt niet uit hoe groot een project is, de taken moeten duidelijk worden omschreven. Of het nu een 5-koppig team of een internationale samenwerking betreft, iedereen moet zijn rol begrijpen en iedere medewerker moet zijn de taken en activiteiten kunnen afronden. Een goede manier om de rol van elk teamlid helder te krijgen is het toepassen van een ​​RACI-matrix. Het RACI-model is een verantwoordelijkhedenmodel dat de projectkosten op het laagste niveau inzichtelijk maakt. Hierdoor zijn de kosten en de duur van het gehele project te managen. RACI is een visueel systeem dat het doel, de taak en de gewenste actie voor iedere medewerker zichtbaar maakt. Een hulpmiddel voor het verminderen van verwarring over de verwachtingen enerzijds en het verhogen van de efficiëntie anderzijds. Dankzij het gebruik van dit model worden beslissingen sneller genomen, worden verantwoordelijkheden duidelijk en wordt de werklast gelijkmatig verdeeld.

Vertaald uit het engels, oorspronkelijk geschreven  door Cara Doglione· op 25 juli 2016 voor project-management.com.

Introcuctie RACI Matrix

Wilt je expliciet communiceren binnen een project dan kan de RACI matrix helpen. Met RACI organiseert je een project zodanig dat iedereen weet wat er moet gebeuren. Met behulp van RACI wordt in kaart gebracht wie verantwoordelijk is, wie aansprakelijk is, wie geraadpleegd moeten worden en wie op de hoogte moet worden gehouden.

De letters van RACI staan voor het volgende:

Responsible (R) – Wie heeft opdracht om de taak te voltooien. (verantwoordelijke)
Accountable (A) – Wie neemt de beslissingen en maatregelen binnen het project. (aansprakelijke)
Consulted (C) – Met wie wordt met betrekking tot beslissingen overlegd. (geraadpleegde)
Informed (I) – Wie wordt op de hoogte gehouden over beslissingen en acties tijdens het project. (geïnformeerde)

RACI matrix

Bron: https://slidemodel.com/templates/raci-powerpoint-template/

RACI voorbeeld

Met een vereenvoudigd voorbeeld is RACI beter te begrijpen. John heeft tot taak om software functie X te ontwikkelen. Deze software zal worden geïntegreerd met software functie Y – ontwikkeld door Jess. Mike is de projectmanager en Irina is van marketing.
John is verantwoordelijk voor de functie X, Mike is aansprakelijk. Jess moet geraadpleegd worden omdat haar software ge-integreerd wordt met die van John. Ten slotte moet Irina gewoon worden geïnformeerd wanneer de opdracht is afrgerond.

Wat maakt RACI zo nuttig?

RACI geeft de organisatie inzicht in de werkdruk van de medewerkers omdat het laat zien welke rol (len) aan elke persoon zijn toegewezen. Zo kan de organisatie zien of iemand te vaakRACI stress verantwoordelijk voor de realisatie van het project is of niet. Op die manier weet de organisatie of iemand te veel werk heeft of nog extra taken op zich zou kunnen nemen.

Gebruik RACI binnen een project zodanig dat iedereen voldoende betrokken is. Dit vermindert miscommunicatie en verhoogt de productiviteit. Bovendien vertelt RACI wie verantwoordelijk en uiteindelijk aansprakelijk is als er zaken fout lopen.

Kortom, RACI maakt het makkelijker om het juiste gesprek met de juiste mensen hebben. Andersom bespaart het iedereen tijd.

Hoe denkt de Projectmanager over dit soort verantwoordelijkheidsmatrices?

  • Het is verwarrend.RACI verwarring
    Het werken met deze matrix kan leiden tot verwarring over de vereiste acties:

    • Er wordt uitgelegd welke rol iedere persoon heeft, maar de acties voor iedere rol kunnen onduidelijk zijn. Sommigen vinden dat het niet duidelijk wie verantwoordelijk of aansprakelijk is voor het plannen van de taak. Als je op die manier naar RACI kijkt wordt het verder uitwerken van de matrix noodzakelijk. De taken worden aan de verantwoordelijken gekoppeld.
    • De raadpleeg rol is onduidelijk. De projectmanager zal zich afvragen of de geraadpleegde noodzakelijk is om te beslissen of dat de geraadpleegde alleen richting geeft op een vraag. Of geven ze meer dan alleen richting en moet hun inbreng worden uitgevoerd.
  • RACI lost het disfunctioneren van een team niet op.
    Projectmanagers voelen dat de RACI matrix een team met een slecht moreel niet zal veranderen. RACI kan je alleen effectief inzetten voor een team zonder problemen. RACI is geen instrument dat het disfunctioneren van een team oplost. RACI verbetert wel de communicatie in een bestaande hechte groep.
  • Waarom is de verantwoordelijke niet aansprakelijk?
    Het wekt de indruk dat dit het geval is want het zijn aparte rollen en dus een andere personen. Hoewel de aansprakelijke en verantwoordelijke verschillende mensen zijn betekent dit dat de verantwoordelijke niet aansprakelijk is voor zijn daden. De taken kunnen ook gecombineerd worden maar het moet wel duidelijk zijn bij wie ze zijn belegd.
  • Varianten en alternatieve RACI’s – Meer verwarring of voordelen?
    Afhankelijk van de opzet van het projectteam kan de RACI matrix variëren en alternatieven kennen. Projectmanagers hebben hier kritiek op omdat ze het gevoel krijgen dat de varianten en alternatieven tekortkomingen van het originele model proberen te compenseren. Als het goed was ontworpen zou één versie van de matrix volstaan. Anderzijds betekent het kunnen kiezen uit alternatieven / varianten dat de matrix aanpasbaar is aan de behoeften van het team. RACI is een hulpmiddel om het team in overeenstemming met het doel van het project te organiseren. Als er aspecten van RACI zijn die te vaag zijn bestaat een mogelijkheid voor de projectmanager om buiten de “matrix” te denken. Met andere woorden de projectmanager mag dit hulpmiddel aan de omstandigheden aanpassen – het moet natuurlijk wel aansluiten.

Hoe passen Projectmanagers RACI in de praktijk toe

Projectmanagement professionals hebben op de volgende 6 punten geprofiteerd van de RACI-matrix:RACI Strip

  • De lijst van projecttaken
  • Het identificeren van betrokkenen bij het project
  • Het kennen van de verantwoordelijke en aansprakelijke voor iedere taak, samen met de belanghebbenden
  • Het aanstellen van ten minste één verantwoordelijke voor elke taak
  • Het aanstellen van slechts één aansprakelijke per taak
  • De laatste stap omvat een discussie met alle betrokkenen. Dit wordt in het volgende deel van dit artikel uitgelegd. Dit zorgt er voor dat de deelnemers hun rol begrijpen.

Is RACI geschikt voor scrum teams?

Een voorbeeld van hoe een projectmanager RACI toepast in een scrum omgeving. Om aan het projectdoel te kunnen voldoen maakte hij een toevoeging aan RACI, de F van Faciliteren activiteiten. De persoon in de F rol (faciliteren) organiseerde de activiteiten voor de scrum project (zie de afbeelding hieronder). Het gebruik van RACI in een scrum context veroorzaakt een interessante discussie tussen projectmanagement professionals. Sommigen vonden dat dit model erkenning van een ‘job well done’, of gaven juist de schuld van een slecht uitgevoerde job aan een persoon. Zelforganisatie – Deze manier van organiseren zou de fundamenten van Scrum beïnvloeden. Inclusief de tegenargumenten, moet men rekening houden met de mate waarin RACI wordt toegepast. Om het potentieel van RACI toe te passen dient een evenwicht tussen rafelige rollen, verantwoordelijkheden en de flexibiliteit van een zelf organiserend team te worden gezocht. Is dat mogelijk? Als de RACI matrx wordt toegepast op de manier zoals hierboven beschreven kan deze toepassing opmerkelijk effectief zijn. Om dit model goed toe te kunnen passen moet je analyseren, analyseren en analyseren! Balans is de sleutel tot succes met RACI. Als er te veel of te weinig mensen in elke rol zitten vertraagt dat ​​de afronding van je project. De voltooiing kan zelfs worden verhindert.

RACI en SCRUM

Zorg voor de volgende zaken om RACI efficiënt te kunnen gebruiken:

      1. Een aansprakelijke per taak. Als er meer dan één zou zijn lijkt het of er meerdere mensen achter het stuur van een auto zitten. Dat werkt niet! Maar als er geen bestuurder is zal het moeilijk zijn om die auto vooruit te krijgen – er worden geen besluiten of maatregelen genomen binnen het project.
      2. Het juiste aantal medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de voltooiing. Als te veel medewerkers zijn toegewezen aan dezelfde taak hebt je een uitstekende manier om tijd te verspillen. Ook kan je zo dubbel werk te krijgen. Bij een snelle, eenvoudige taak kan de verantwoordelijke ook de aansprakelijke zijn.
      3. Niet al te veel raadplegen; het zou de voltooiing van de taak kunnen vertragen. Als er veel overleg met meerdere mensen nodig is om een taak in te vullen, heb je een tijdverspiller te pakken. Of is er waarschijnlijk tegenstrijdige input over de taak afgegeven.
      4. Houd mensen op de hoogte. Misschien heb je het zelf niet nodig om met anderen te overleggen maar informatie-uitwisseling is gewoon nodig om met elkaar te kunnen werken. Zorg ervoor dat deze rol is belegd anders kom je in de problemen door een gebrek aan communicatie.

Hoe vind je de juiste balans met RACI?

RACI BalansMaak er een gezamenlijke inspanning van. Iedereen moet comfortabel met de rol die zij en hun tegenhangers hebben. Kortom een efficiëntie toegepaste RACI matrix gebruikt al het aanwezige potentieel, iedereen wint. Je zal geen overbodige informatie, zoals een overvloed aan e-mails meer ontvangen. Ook neemt de werktevredenheid toe dankzij duidelijk omschreven taken.

 

RACI Video: Zaken die je moet weten

Deze eerste twee video’s bieden een kort fragment van hoe RACI voor je kan werken. Op zoek naar een langere uitleg? Bekijk de video 3.

      1. Dit is een 5 minuten durende video met betrekking tot de basis van RACI en hoe RACI je organisatie ten goede kan komen.

      1. Deze video laat zien hoe je in slechts 1 minuut een RACI matrix maakt.

RACI Web Tutorial

      1. Het gaat nog een stap verder met deze video. Deze 20 minuten durende video toont hoe RACI helpt om te komen tot een efficiëntie, verantwoordelijke rolverdeling. Deze RACI video toont een hypothetische situatie over hoe het eruit zou zien als niemand een taak afrond.

Tenslotte

Het is duidelijk dat een goed georganiseerd team van cruciaal belang is om een ​​project succesvol af te ronden. Het RACI-model is een goede manier, zo niet cruciaal, om dit te bereiken. RACI blijkt effectief maar het heeft zijn nadelen. Niet te min is het vinden van het juiste projectmanagement tool van groot belang. Mogelijk is RACI ook geschikt voor jou.

Klik hier voor het oorsponkelijke artikel op www.project-management.com.

Boeken over dit onderwerp

De kracht van Scrum

Auteur: Rini van Solingen
Scrum hanteert een stap-voor-stap aanpak en stelt waardeverhoging, teamverantwoordelijkheid en klantbetrokkenheid centraal. Hoe dit werkt? Lees het in deze managementroman.
Europrijs: 21,95
Bestellen

De complete projectmanager

Auteur: Roel Wessels
Dit boek gaat over het hoe van projectmanagement en hoe je als projectmanager met een proactieve houding ook in moeilijke situaties regie houdt.
Europrijs: 31,75
Bestellen




Summary
Responsibility Assignment Matrix (RACI Model)
Article Name
Responsibility Assignment Matrix (RACI Model)
Description
Een goede manier om de rol van elk teamlid helder te krijgen is het toepassen van een ​​RACI-matrix. Het RACI-model is een verantwoordelijkhedenmodel dat de projectkosten op het laagste niveau inzichtelijk maakt.
Author
Publisher Name
ITpedia
Publisher Logo

-- Printbare PDF-versie --


Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten: Geen
Sidebar