SISp 3.4 Request For Proposal (RFP)

Of wel de offerte-aanvraag volgens vaste indeling en procedure

Gebruik van de request for proposal (RFP)

Uit de antwoorden van de RFI selecteert u de best scorende leveranciers, deze krijgen nu een uitgebreidere lijst met vragen toegezonden. Dit wordt ook wel “Request For Proposal (RFP)” genoemd. Om een helder beeld te krijgen van het softwarepakket en de leverancier gaat u in deze vragenlijst in op alle wensen en eisen die gedefinieerd zijn. De documenten met requirements uit de vorige fase kunnen als bijlage worden bijgevoegd bij het RFP. U vraagt tevens een indicatie van de kosten van dit software pakket.

Belangrijke vragen in de RFP zijn:

Hoe gebruiksvriendelijk is het pakket?
Is er keuze voor taalinstellingen?
Is de interface aanpasbaar?
Kan er gemakkelijk data worden uitgewisseld met andere pakketten?
Is er een rapportage tool? Hoe worden de gebruikers en beheerders getraind?
Is er een helpdeks?
Hoe wordt de implementatie begeleid?
Is er goede documentatie aanwezig?
Zijn er gebruikers- en beheerdershandleidingen?
Is deze informatie alleen op papier, digitaal of online beschikbaar?
Wat kost het jaarlijks onderhoud en eventueel applicatie/versie beheer?
Welke hardware configuratie is noodzakelijk? – Configuratie – Besturingssysteem – Werkstation – Netwerk – Cloud

Bied het systeem de mogelijkheid tot:
– Batchverwerking
– Mutatielogging / overzichten
– Aanpasbaarheid layout overzichten
– Database/query  tools

Wat zijn de initiële kosten?
– Van het pakket en de verschillende benodigde modules?
– Moeten er extra kosten voor maatwerk worden gemaakt?
– Wat kosten de basisconfiguratie en het instellen van de werkstations?
– Is er speciale hardware nodig en welke kosten zijn hiermee gemoeid?
– Wat gaat de conversie kosten?
– En hoe hoog zijn de trainingskosten?

De uitnodiging om offerte uit te brengen

In de uitnodiging om een offerte volgens het RFP te maken geeft u het volgende aan:

  1. Om welk pakket het gaat.
  2. Een beschrijving van functionaliteit, welke modules geimplementeerd moeten worden.
  3. De omvang van het pakket en het aantal gebruikers en locaties.
  4. De samenstelling van het sourcingteam / inkooporganisatie en hoe ze te bereiken zijn.
  5. Doel van het RFP, b.v. verkrijgen gebruikslicenties of afsluiten beheerovereenkomst.
  6. De contractduur van de af te sluiten licentie/overeenkomst.
  7. Welke procedure gevolgd wordt tijdens het RFP traject inclusief de gelegenheid om vragen te stellen.
  8. Aanvaardingsvoorwaarden voor de offerte. B.v. volledig en op tijd ingeleverd op het juiste adres. Het benodigde aantal exemplaren, ondertekening door een bevoegd persoon, nummering van de bijlagen en een elektronische versie kunnen randvoorwaarden zijn. De uit te brengen offerte dient geheel kosteloos en vrijblijvend te zijn.
  9. Welke contractvoorwaarden van toepassing zijn bij gunning.
  10. Hoe de RFP moet worden opgezet inclusief hoofdstukindeling.
  11. Welke inhoudelijke documenten opgenomen moeten worden in de bijlagen.
  12. De gunningscriteria zoals bijvoorbeeld de economisch voordeligste aanbieding, de prijs en de contractvoorwaarden.
  13. Tijdsplanning en sluitingsdatum van het offertetraject. Geldigheid van de offerte b.v. 90 dagen.
  14. Een begrippenlijst waarbij wordt uitgelegd wat met bepaalde begrippen wordt bedoeld.

RFP begrippen

Inschrijver: de gegadigde die een offerte indient.

Kandidaat inschrijver: de geselecteerde partij die van de aanbesteder de offerteaanvraag heeft ontvangen.

Offerte: een door de inschrijver ingediende offerte op de door de aanbesteder toegezonden offerteaanvraag.

Offerteaanvraag: de beschrijving van de op te leveren software en activiteiten, de daarbij behorende gegevens, technische specificaties en de door de aanbesteder te hanteren voorwaarden waar de inschrijver bij het uitvoeren van de opdracht aan moet voldoen, alsmede de beschrijving van de wijze waarop en de criteria waarmee de aanbesteder de leverancier zal selecteren.

Pre-bid meeting: bijeenkomst waarin aan alle kandidaat inschrijvers een mondelinge toelichting op de offerteaanvraag wordt gegeven.

Preferred supplier: best scorende inschrijver.

Aanvullingen op de RFP

Geef aan welke informatie u aanvullend wilt ontvangen en hoe, bijvoorbeeld:

Commerciële aspecten zoals:

  • Prijsspecificaties
  • de hoeveelheden
  • prijstabel
  • prijsaanpassingen
  • verklaringen

Inhoudelijke aspecten zoals:

  • Service Level Agreement
  • Certificeringen van medewerkers
  • Vertragingen
  • Rapportages
  • Implementatie aspecten
  • Onderhoud aan de software
  • Opleidingen en documentatie
  • Investeringen

De Shortlist van geselecteerde leveranciers

De offerte die aan alle gestelde eisen voldoet en het de beste invulling geeft aan de hierboven genoemde gunningscriteria, wordt gezien als de economisch voordeligste aanbieding.
Na een grondige vergelijking van de antwoorden die de leveranciers hebben ingestuurd kunt u een shortlist opstellen. Deze bestaat uit maximaal 3 leveranciers. Met deze leveranciers wordt de volgende stap van deze projectfase ingegaan, Bedrijfscase & Product demo.

Boeken over dit onderwerp

Achieving Extreme Performance with Oracle Exadata

Auteur: Rick Greenwald
‘Achieving Extreme Performance with Oracle Exadata’ laat u zien hoe u volledig kunt profiteren van dit complete en geoptimaliseerde pakket van software, servers en opslag. In dit boek vindt u voorbeelden uit de praktijk van bedrijfstoepassingen zoals, hoge beschikbaarheid, beheer, backup en herstel, data warehousing, processen van online transacties, consolidatie en migratie.
Europrijs: 48,99
Bestellen

Professional Ruby Collection: Mongrel, Rails Plugins, Rails Routing, Refactoring to REST, and Rubyisms CD1

Auteur: James Adam
Dit pakket brengt 8 waardevolle doorbraken op het gebied Ruby en Rails technologieën – met inbegrip van vijf nieuwe digitale Short Cuts. Van RailsSpace tot ActiveRecord tot Mongrel, u vindt nieuwe content, technieken en code opgetekend door de top van de Ruby community.
Europrijs: 28,95
Bestellen

Meer boeken over Microsoft software vinden.


-- Printbare PDF-versie --


No votes yet.
Please wait...

Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten: Geen
Sidebar