Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with youMijlpaalproducten, ofwel deliverables zijn de resultaten van een ontwikkelfase van een project. Voor SISp 3 zijn dit:
De longlist is een product uit stap 3.2. Op de longlist staan de software pakketten of SaaS oplossingen die mogelijk in aanmerking komen voor selectie. Rijp en groen staan op deze lijst die snel kleiner moet worden om de doorlooptijd van het project binnen de perken te houden. Deze stap is beschreven in SISp 3.2.
In SISp 3.3 wordt als eerste de beslissingstabel beschreven. In deze tabel worden de beoordelingscriteria per software oplossing vastgelegd. Door middel van een totaaltelling worden de grootste kanshebbers zichtbaar.
Nog een product uit SISp 3.3 is de vragenlijst voor de RFI. RFI betekent letterlijk verzoek om informatie. Om de informatie te kunnen structureren wordt de leveranciers een vragenlijst toegezonden. Zodoende worden de SaaS oplossingen en software pakketten vergelijkbaar door de antwoorden. De vragenlijst wordt door meerdere projectgroepleden samengesteld.
Het totale pakket met de vragenlijst, de selectie procedure en de criteria wordt aan de softwareleveranciers toegezonden. Na ontvangst van de antwoorden wordt de beslissingstabel ingevuld en wordt duidelijk wie mee kan doen met de RFP.
In stap SISp 3.4 wordt een contractvoorstel gemaakt. Hierin staan de voorwaarden die minimaal in het contract moeten staan. Dit voorstel wordt meegestuurd met de RFP. Letterlijk verzoek om een offerte. Op basis van het voorstel en de eerder toegezonden documenten kan de leverancier nu de offerte maken.
Het verzenden van het verzoek om offerte met bijhorende stukken is een van de activiteiten uit stap 3.4. Het contractvoorstel moet de leverancier voldoende inzicht geven of hij wel een offerte wil uitbrengen. Uit de terugkerende offertes wordt de shortlist samengesteld.
Eindproduct van stap SISp 3.4 is de shortlist. De lijst met de 3 meest kansrijke kandidaatpakketten en SaaS oplossingen. Met deze shortlist gaan we verder het selectieproces in.
Aan de 3 overgebleven kandidaten wordt gevraagd om een bedrijfsdemo te geven in stap SISp 3.5. Deze kan zowel bij de leveranciers, bestaande klanten als bij de opdrachtgever plaatsvinden. Om de uitkomsten van de demo’s te kunnen vergelijken bereidt de opdrachtgever een case voor. Dit kan over een processtap gaan, een deelsysteem of over de organisatie zelf. M.b.v. de case bereidt de leverancier de demo voor om zo te kunnen bewijzen dat de software over de specifieke functionaliteit beschikt.
Stap 3.5. Medewerkers van de opdrachtgever maken verslagen van de gegevens demo’s. Deze verslagen zijn gelijkvormig en zo objectief mogelijk. Ze zijn zo geschreven dat ze met elkaar vergeleken kunnen worden.
De demoverslagen vormen binnen SISp 3.5 de input voor het keuzerapport. Het keuzerapport is het eindproduct van SISp 3 en bevat een onderbouwd advies voor de stuurgroep om met een oplossing fase SISp 4 in te gaan, de proeftuin. In zeldzame gevallen kunnen dit 2 verschillende oplossingen zijn, maar om organisatorische redenen is dit niet aan te raden.
Deze 5 Best Practices helpen ons bij het selecteren van SaaS toepassingen:
De kandidaatleveranciers worden telkens van de uitslag van een stap op de hoogte gesteld. De geselecteerde leverancier krijg aan het einde van deze fase zal het proeftuincontract en alle bijlagen opgestuurd zodat deze kunnen worden getekend. Het is zinvol om het proeftuincontract tijdig op te stellen zodat het direct na gunning kan worden verzonden.
Leveranciers worden gevraagd om de offerte zorgvuldig en zo volledig mogelijk in te vullen. Ze worden ook aangemoedigd om suggesties te doen die zowel tijd- als kostenbesparend zijn. Deze dienen om de relatie klant-leverancier, de kwaliteit en de dienstverlening te verbeteren. Daarnaast kan het de leverancier een beter inzicht in de bedrijfsprocessen geven.
Als de beoordeling van de criteria daartoe aanleiding geeft, kan de opdrachtgever leveranciers uit te nodigen voor een nadere toelichting in de vorm van een presentatie. Niet iedere leverancier hoeft daarvoor te worden gevraagd.
De opdrachtgever aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de schade die (potentiële) leveranciers zouden kunnen lijden als gevolg van niet door hen aangemelde onvolkomen-heden en/of tegenstrijdigheden of misinterpretaties in de toegezonden stukken.
Leveranciers ontvangen geen vergoeding voor de werkzaamheden die ze binnen deze fase moeten verrichten.
Discussieer mee op LinkedIn.
Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.