Acties die volgen op een vergadering: 6 Tips

Gun jezelf en je collega’s efficiënte, effectieve en vooral ook prettige vergaderingen! De onderstaande tips kunnen je helpen dat te bereiken, waardoor je zoveel meer kunt bereiken in je werk, en, niet onbelangrijk, geen last meer hebt van de vergaderbaal!

3e artikel in een reeks van 3 door Petear. Lees hier over verschillende cases over papierloos vergaderen.

 

Tip 1: Deel de besluiten- en actielijst via de mail met alle betrokkenen

Stuur de besluiten- en actielijst per mail. De deelnemers van je vergadering voelen zich hierdoor nog meer geroepen de afgesproken acties daadwerkelijk uit te voeren. Nog mooier is het om dit allemaal te regelen met speciale software zoals Petear: papierloos vergaderen (wat veel verder gaat dan papierloos alleen!).

Tip 2: Biedt alle deelnemers die een actie moeten uitvoeren de helpende hand

Hoe vaak komt het niet voor dat de actielijst niet compleet is uitgevoerd. Dat kan verschillende redenen hebben. Een prachtige manier om veel van dit vergaderleed te voorkomen, is om je deelnemers te helpen. Zo draag je gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor de realisatie van de voorgenomen acties. Let wel op, het eigenaarschap blijft bij de actiehouder liggen. Laat je niet verleiden om andermans aapjes op je schouder te nemen.

Tip 3: Vraag regelmatig feedback

Door mensen te vragen wat men van je vergadering vindt krijg je een goed beeld van wat goed gaat en waar nog ruimte voor verbetering is. Dit hoeft geen agendapunt te zijn, je kunt mensen ook om feedback vragen bij de koffieautomaat. Hou mensen in een positief kritisch modus door hen te vragen wat ze goed vonden en wat wat er verbeterd kan worden.

Tip 4: Maak een heldere besluitenlijst

Vrijwel iedere groep heeft leden die meer aanwezig zijn dan anderen. Dat geldt ook voor vergaderingen. Vraag íedereen kort naar zijn mening over een besluit. Zo creëer je betrokkenheid en commitment. Ook levert dit veel tijdwinst op omdat je hiermee de kans vergroot dat eenmaal genomen besluiten niet voor een tweede of derde ronde in aanmerking komen.

Tip 5: Opvolgen van de vergadering

Het komt voor dat mensen een vergadering verlaten met heel verschillende ideeën van wat er besproken of besloten is. Om het risico op onduidelijk te verlagen kun je een kort verslag van wat er bereikt is sturen aan alle aanwezigen. Doe dit liefst binnen 24 uur na de vergadering. Dit helpt, naast de actielijst natuurlijk, om ervoor te zorgen dat alle neuzen dezelfde kan uit staan.

Tip 6: Geef jezelf een cijfer

Geef jezelf als voorzitter van de vergadering een cijfer op elk van de bovenstaande tips. Probeer de volgende vergadering een hoger cijfer te krijgen, of vervang een tip met een eigen tip die voor jou nog belangrijker is. Op deze manier ontwikkel je een overzicht van die aspecten die de deelnemers van de vergadering belangrijk vinden voor de effectiviteit, en probeer je als groep hier steeds beter in te worden. Jezelf een cijfer geven werkt vaak beter dan een ander te vragen dat te doen. Je bent vaak kritischer over je eigen presteren, en soms wat te beleefd als je een ander feedback geeft. Laat je hierin leiden door de korte feedback gesprekjes uit Tip 3.

Boeken over dit onderwerp

Het Rijnland veranderboekje

Auteur: Jaap Peters
Het thema werd al eerder aangestipt, maar is inmiddels zo centraal komen te staan in onze organisaties dat het een uitwerking verdient in een apart boekje.
Europrijs: 9,99
Bestellen

Decisions by Design

Auteur: Marjolijn de Graaf
Het handboek voor veranderaars en game changers om tot gedragen besluiten en betere resultaten te komen.
Europrijs: 29,9
Bestellen




Summary
Acties die volgen op een vergadering: 6 Tips
Article Name
Acties die volgen op een vergadering: 6 Tips
Description
Gun jezelf en je collega’s efficiënte, effectieve en vooral ook prettige vergaderingen! Tips die je helpen dat te bereiken, waardoor je zoveel meer kunt bereiken in je werk, en, niet onbelangrijk, geen last meer hebt van de vergaderbaal!
Author
Publisher Name
ITpedia
Publisher Logo

-- Printbare PDF-versie --


No votes yet.
Please wait...

Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten: Geen
Sidebar