Productdemo en selectie van SaaS

De leveranciers op de shortlist vragen we een productdemo voor te bereiden. Om te zorgen dat deze productdemo zo bedrijfsspecifiek mogelijk is werken we daarom vooraf een bedrijfscase uit en geven die aan de leverancier ter voorbereiding. Om een representatieve productdemo te geven moet de leverancier namelijk een aantal bedrijfsspecifieke gegevens in het systeem opnemen.
In de bedrijfscase beperken we ons echter tot één of meer specifieke processtappen die het software pakket of SaaS oplossing moet kunnen ondersteunen. Het gaat dan om processtappen die onze organisatie uniek maken. Bijzondere processen die dus van meerwaarde zijn. We kunnen daarom met de leverancier een geheimhoudingsovereenkomst teken. Dat is een zogenaamde Non Disclosure Agreement (NDA) waarin we regelen dat alle gegevens die we delen niet met anderen mogen worden gedeeld.

De communicatie kunnen we dan bij voorkeur via versleutelde e-mail laten plaatsvinden.

Productdemo van business software: opzet en stappen

• Definitie van de procestappen.
• De systeem input.
• De gewenste registratiegegevens.
• Tenslotte de output die we uit het systeem verwachten.

Hiermee kunnen we vaststellen of het systeem voldoet aan de geformuleerde functionele requirements. Om tot een weloverwogen vergelijking tussen de software oplossingen te komen, stellen we tevens een checklist op met onderwerpen die tijdens de productdemo minimaal aan de orde moeten komen.
Het is ook nuttig zijn om naast het projectteam per functie de direct betrokken personen de software te laten beoordelen. De betrokkenheid binnen het bedrijf verhogen we op die manier, niet alleen ten aanzien van het informatiesysteem maar ook op het gebied van eventuele nieuwe werkwijzen en bedrijfsprocessen.

Uitvoeren van de productdemo

De productdemo kan plaatsvinden op het kantoor van de leverancier of bij onszelf. In het laatste geval zal echter meestal sprake zijn van een SaaS oplossing waarbij de demo in de cloud is voorbereid. De leverancier toont de software dan via internet. In dat geval kunnen er bovendien vaak meerdere medewerkers kennismaken met de software.

Selectie van het software pakket of SaaS oplossing

Om tot een keuze voor één van de oplossingen te komen worden de volgende factoren afgewogen:

• Is de juiste werking van de gedemonstreerde processtappen aangetoond?
• Is er standaard ondersteuning op de geformuleerde requirements?
• Wat is ons oordeel over de leverancier en de support die hij kan leveren.
• Was de productdemo goed voorbereid?
• Hoe werd gereageerd op vragen?
• Werd blijk gegeven van inzicht en ervaring in onze specifieke bedrijfssituatie?
• Is de leverancier een stabiele toekomst vaste partner?
• Wat is beoogde implementatie-methode en -doorlooptijd?
• Hoe zag de ontwikkeling van de software er tot nu toe uit?
• Wat zijn de totale begrote kosten?

Tenslotte vragen we de geselecteerde leverancier(s) een offerte uit te brengen voor een proeftuin opstelling.

De offerte kunnen we verwerpen als:

• Het aangeboden standaard COTS software pakket of SaaS oplossing niet conform de specificaties is die we vragen.
• De Quality Assurance bij een controle of audit ernstige leemtes vertoont.
• De voorgestelde diensten niet verenigbaar zijn met de bestaande werkwijzen en dit problemen stelt voor de inzetbaarheid, de aanpassing van de bedrijfsprocessen, het gebruik en de veiligheid.
• Het SaaS bedrijf niet bereid is om te voldoen aan de bepalingen van deze offerteaanvraag. Deze bepalingen kunnen zowel slaan op de ter beschikking gestelde capaciteit, veiligheid, kwaliteit, handleiding of opleiding als op logistieke of andere aspecten.
• De ervaring met de leverancier op het vlak van kwaliteit en dienstverlening negatief is.
• Als de leverancier niet bereid is om de documenten die voor de gebruikers bestemd zijn in je eigen taal te verschaffen.
• Hij de bepalingen met betrekking tot de communicatie rond en de vertrouwelijkheid van deze offerteaanvraag niet respecteert.
• Als hij zich niet akkoord verklaart met bepaalde algemene en bijzondere voorwaarden die in de offerteaanvraag bepaald zijn.
• De leverancier bijkomende commerciële voorwaarden wil laten gelden die onaanvaardbaar zijn.
• De aangeboden prijzen meer dan 50% boven het gemiddelde van de aangeboden prijzen liggen.
• Indien de offerte producten en/of bestanddelen van producten bevat die afkomstig zijn uit landen waarop een handelsembargo rust.

Discussieer mee op LinkedIn.