Life Cycle van applicaties als basis voor kostenreductie

Om het ASL framework te verbeteren en de huidige kennis en ervaring te delen, organiseert de werkgroep Development van de ASL-Foundation regelmatig verdiepingsavonden. Ook over het ASL procescluster Applications Cycle Management (ACM) zijn twee verdiepingsavonden geweest. In de belangrijkste inzichten en ervaringen van de sessie. Daarbij wordt dezelfde opzet gevolgd als het programma van de avond. Dit whitepaper wordt afgesloten met conclusies over Application Cycle Management.

Application Life Cycle Management in een notendop

Application Cycle Management is het onderdeel van ASL dat zich richt op de toekomst van de informatievoorziening en de levenscyclus van de applicaties die daar deel van uit maken. Met deze processen komt de Applicatiebeheerorganisatie tot een strategie voor de komende 3-5 jaar en stappen om te groeien naar de geschetste nieuwe situatie.
Dit vindt plaats op twee niveaus: op het niveau van ‘een individuele applicatie’ voor een bepaald bedrijfsproces en op het niveau van ‘het geheel van applicaties’ of applicatieportfolio, dat een aantal bedrijfsprocessen ondersteunt.

Voorafgaand aan de strategiebepaling is trend-watching nodig, op het gebied van technologie, de bedrijfsprocessen binnen de klantorganisatie en de omgeving rond de klantorganisatie; met andere woorden de gehele keten rondom de beheerde applicaties.

Het is van essentieel belang dat ook andere relevante invalshoeken vertegenwoordigd worden in dit proces, zoals infrastructuren (technisch beheer) of informatievoorziening en productontwikkeling (functioneel beheer).

De ACM-processen: Praktijk voorbeeld Defensie

Defensie heeft enkele jaren geleden gekozen voor een geleidelijke overgang naar ERP-applicaties. Als beleid geldt: “COTS software, tenzij”, wat betekent dat Commercial Off The Shelf pakketten eerste keus zijn. Defensie wil verdere investeringen in huidige, af te bouwen, applicaties tot een minimum beperken. Dit leidde tot de vraag waarin en op welke wijze ten minste moest worden geïnvesteerd om enerzijds de bedrijfsvoering veilig te stellen en anderzijds het applicatieportfolio gezond te houden. Hierdoor ontstond de behoefte om meer grip krijgen op de bestaande kernapplicaties en hun levenscyclus, en aan inzicht in het minimaal benodigde onderhoud en beheer.De Defensie Telematica Organisatie (DTO) werd in 1999 gevraagd betreffende de kernapplicaties advies uit te brengen over de door defensie gestelde vraag. In samenwerking met Ordina is toen een onderzoeksmethode ontwikkeld, waarmee in relatief korte tijd de waarde en levensduur van applicaties kan worden bepaald. Bovendien wordt daarmee een overzicht verkregen van het onderhoud en beheer dat nodig is om de applicaties voldoende vitaal te krijgen en te houden. De nadruk van dit ‘onderzoek levensduur-indicatie’ ligt op de match tussen bedrijfsvoering en ICT.

• ICT Development Strategy, bekijkt welke ICT-ontwikkelingen interessant kunnen zijn voor de klantorganisatie en de informatievoorziening van die organisatie. Nieuwe systeemontwikkeling technologieën en nieuwe infrastructuren zoals internet, kunnen voor organisaties mogelijkheden creëren, die impact hebben op de applicaties.

• Customer Environment Strategy, belicht eisen en kansen van de applicaties en informatievoorziening van de klantorganisatie, in het kader van de ketenontwikkelingen. Organisaties opereren steeds vaker als onderdeel in een keten van organisaties. De applicaties krijgen hiermee een sterke onderlinge verbondenheid. De mogelijkheden van de eigen informatievoorziening bepalen de plaats en positie van de organisatie in deze ketenprocessen. Ook marktbewegingen en nieuwe en veranderde wet- en regelgeving moet in dit proces worden meegenomen.

• Customer Organization Strategy, brengt de ontwikkelingen binnen de klantorganisatie in kaart (zoals marketing-, beleids- en organisatiewijzigingen), evenals de belemmeringen, de impact voor de applicaties en de mogelijkheden om hierop in te spelen.

• ICT Portfolio Management, het in kaart brengen van de betekenis en de performance van de verschillende applicaties voor de organisaties, het vertalen van het bedrijfsbeleid en het bepalen van een strategie voor de toekomst van de ICT-portfolio. Aan de orde komen onderwerpen als investeringsvraagstukken, applicatielevensduur en uitfasering. Hiermee wordt een optimale coördinatie bereikt van de grotere investeringen in en veranderingen van de informatievoorziening. Binnen veel klantorganisaties maakt dit proces onderdeel uit van het informatiebeleid of informatieplanning.

• Life Cycle Management, het bepalen van een strategie voor de toekomst van een applicatie, uitgewerkt in acties, zodat de applicatie het bedrijfsproces de komende jaren optimaal kan ondersteunen. De mogelijkheden en de toekomstige eisen worden gematcht op één of meer applicaties die een bedrijfsproces ondersteunen. Vervolgens wordt een strategie opgesteld om aan die toekomstige eisen te voldoen. Dit proces is diepgaander, meer inhoudelijk en, in vergelijking tot het voorgaande proces, sterker gericht op het specifieke bedrijfsproces, dat door de applicatie ondersteund wordt.

Veranderende technologie en bedrijfsdoelstellingen hebben hun invloed op de houdbaarheid en toegevoegde waarde van een applicatie. Voor veel organisaties geldt dat een verouderde applicatie een zware druk legt op het beheer- en onderhoudsbudget. Het is noodzakelijk om applicaties tijdig te vernieuwen of te vervangen. Een belangrijke vraag die dus beantwoord moest worden is “Hoe lang gaan onze applicaties nog mee?”. De waarde van een applicatie is een optelsom van de “bedrijfswaarde” en de “technische waarde”. De bedrijfswaarde geeft aan hoe goed de applicatie aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen en het bedrijfsproces (fitness for use). De technische waarde is een maat voor de technische staat van de applicatie, waarbij zaken als het gebruikte platform, de leveranciersondersteuning en de applicatiearchitectuur een belangrijke rol spelen.

De huidige “bedrijfswaarde” en de “technische waarde” van applicaties werd achterhaald via interviews en workshops met diverse betrokkenen: gebruikers, onderhoudsteam, eigenaar, beheerders etc. Daarnaast werden de gebruikte platformen geïnventariseerd en de databases, programmeertalen, de interfaces met andere applicaties etc. Om de business en technical value zo objectief mogelijk te bepalen en presenteren werd gewerkt met sets van parameters die de deelnemers vooraf een weging gaven.

Hierdoor kon de applicaties grafisch worden afgebeeld, zodat in een oogopslag was te zien hoe een applicatie in de huidige toestand technisch en functioneel voldeed. De toekomstige levensduur van de kernapplicaties was afhankelijk van interne en externe gebeurtenissen, zoals de invoering van ERP en enkele strategiewijzigingen. Door een schatting te maken van het effect van deze wijzigingen op de gemeten parameters ontstond een beeld van de waardeontwikkeling van de applicaties in de toekomst.
Defensie neemt de methode en de resultaten serieus. Voor de overbruggingsperiode tot de implementatie van ERP heeft de aanpak geleid tot herschikking van budgetten en wijzigingen in het onder van applicaties. DTO kreeg de opdracht defensiebreed een ‘onderzoek levensduur-indicatie’ uit te voeren. Defensie overweegt dergelijke onderzoeken op te nemen in de reguliere planning en control cyclus.

Conclusies Application Cycle Management

Business ICT-Alignment moet worden ingebed in een regulier proces en op gezette tijden worden uitgevoerd. ACM heeft hierin een serieuze rol en laat de applicatiebeheerorganisatie meedenken met haar klanten. ACM draagt bij aan de lange termijn klantrelatie en kan verassingen helpen voorkomen. Op deze manier nemen business en ICT de tijd om pro-actief na te denken over de kwesties die voor de toekomst van belang zijn, wat ook blijkt uit het praktijkvoorbeeld van Defensie. Door de gedeelde visie op de informatievoorziening van de organisatie worden beleid en beslissingen gedragen. Applicatiebeheer kan hierin het initiatief of zelfs de leiding nemen, maar ACM faalt als de business en technisch beheer onvoldoende participeren. Trend-watching en onderzoeken naar de levenscyclus van het applicatieportfolio dragen bij aan het veiligstellen van de bedrijfsvoering en het optimaliseren van het beheer. Door het verder volwassen worden van applicatiebeheer zal het doordachte concept van ASL’s Application Cycle Management spoedig gemeengoed worden. Daarnaast zijn wij van mening dat ACM en het beheersen van de levenscyclus de basis kan zijn voor het realiseren van kostenreducties.

Samenvatting van eerdere publicatie van de ASL BiSL Foundation.

Discussieer mee op LinkedIn.