Beheerkosten en -baten in de greep

Samenvatting van een eerdere publicatie van Machteld Meijer en Mark Smalley op ASL BiSL Foundation

Economische aspecten van beheer van applicaties onder de loep

Uit rapporten en enquêtes onder IT-managers blijkt dat een derde van de IT-kosten wordt besteed  aan het beheer van applicaties, en dat aandeel wordt alleen maar groter. Niet verwonderlijk dat er groeiende aandacht is voor het economisch inrichten van dit beheer. Dit artikel beschrijft hoe men kosten en baten in dit domein positief kan beïnvloeden. Uitgangspunt hiervoor vormen de verschillende te onderscheiden economische aspecten. Vervolgens komt de rolverdeling tussen de drie beheerdomeinen (functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch beheer) aan de orde. Na een onderbouwing met cijfers wordt ingegaan op de hamvraag hoe organisaties (meer) grip kunnen krijgen op deze economische aspecten. Een belangrijke rol hierin speelt de professionalisering met behulp van beheermodellen als ASL en BiSL.

INLEIDINGBEHEERKOSTEN IN DE APPLICATIELEVENSCYCLUS

Hoe hoog zijn de kosten van applicatiebeheer? In de loop van 2003 en het voorjaar van 2004 hebben wij deze vraag voorgelegd aan tweehonderd, voornamelijk in Nederland werkzame IT-managers, zowel aan individuen als aan groepen. Deze vraag kende vier subvragen: Het beheren van applicaties neemt een aanzienlijk en steeds groter deel van het beschikbare IT-budget in beslag. Organisaties vragen zich bezorgd af of zij hier niet te veel voor betalen en hoe zij grip kunnen krijgen op de kosten maar ook de baten van beheer. Dit onderwerp houdt ook ons, de auteurs van dit artikel, al enkele jaren bezig. Wij hebben onze inzichten verwerkt in een bijdrage aan een vierdaagse postdoctorale cursus over economisch IT-beheer, die is opgezet onder de regie van de Faculteit der Economische Wetenschappen van de Rijksuniversiteit Groningen.In dit artikel worden de hoofdpunten uit deze cursus met betrekking tot het economisch beheren van applicaties uiteengezet.
Eerst wordt stilgestaan bij het aandeel van applicatiebeheer in de IT-kosten, om het belang ervan te onderstrepen. Vervolgens komt aan bod welke soorten economische aspecten onderscheiden kunnen worden en welke bij het beheer van applicaties van belang zijn. Qua financiële aspecten zijn dit voornamelijk kosten en uitgaven en qua niet-financiële aspecten de positieve en negatieve bijdragen.
Vervolgens komen de drie domeinen van beheer aan de orde: functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch beheer. Functioneel beheer fungeert onder andere als de door de bedrijfsvoering gedelegeerde opdrachtgever van applicatiebeheer en technisch beheer. Het vertrekpunt in dit artikel is dan ook dat de bedrijfsvoering haar IT-ondersteuning moet bekostigen en er de baten uit moet halen. Ingegaan wordt op de inhoud van de drie beheerdomeinen, de wijze waarop zij samenwerken en de voornaamste economische aspecten die daarbij een rol spelen.
Aan de hand van cijfers van marktonderzoekers en onze eigen inzichten worden de kosten naar functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch beheer verbijzonderd.
Tot slot wordt ingegaan op de aspecten die invloed hebben op zowel de kosten als de baten van beheer en de wijze waarop professionalisering van het beheer bijdraagt aan een beter economisch beheer van applicaties. Voorbeelden van professionalisering zijn de toepassing van de methode ITIL voor technisch beheer, ASL voor applicatiebeheer en BiSL voor functioneel beheer. Omdat dit artikel zich met name richt op het beheer van applicaties, wordt meer aandacht besteed aan functioneel beheer en applicatiebeheer dan aan technisch beheer.
1a. Welk deel van uw IT-kosten heeft betrekking op de totstandkoming van nieuwe informatiesystemen en welk deel op het beheer ervan?
1b. Is het beheerdeel groter dan, gelijk aan of kleiner dan tien jaar geleden?
2a. Welke deel van uw IT-kosten heeft betrekking op de infrastructuur (bestaande uit technische voorzieningen, apparatuur, systeemprogrammatuur tot en met generieke kantoorapplicaties) en welk deel op applicaties?
2b. Is het applicatiedeel groter dan, gelijk aan of kleiner dan tien jaar geleden?
Bij de eerste vraag liggen de antwoorden van de IT-managers dicht bij elkaar: tussen de 70% en 80% van hun IT-kosten wordt aan beheer besteed. Ook is er consensus over het feit dat er nu verhoudingsgewijs meer aan beheer wordt besteed dan vroeger.

De antwoorden op de vraag hoe de kosten tussen infrastructuur en applicaties zijn verdeeld vallen in een breder spectrum: tussen 25% en 55% wordt aan applicaties toegerekend. Maar er was wel consensus over de toename van applicatiegerelateerde kosten ten opzichte van vroeger (zie figuur 1; de pijlen geven aan in welke richting de cijfers zich bewegen). Dit betekent, uitgaande van gemiddelden van 75% beheerkosten en 40% applicatiekosten, dat 30% van alle IT-kosten aan beheer van applicaties wordt besteed (40% van 75%); dat is meer dan tien jaar geleden. Dit rechtvaardigt te onderzoeken waar en hoe kosten van beheer kunnen worden verlaagd.

ECONOMISCHE ASPECTEN

Wat zijn de verschillende soorten economisspecten en welke zijn bij beheer van applicaties van belang? In de economische wetenschap wordt ‘langs twee lijnen’ naar economische aspecten gekeken, enerzijds ‘baten en lasten’, anderzijds ‘financieel en niet-financieel. Kijkend vanuit het financiële perspectief, dan gaat het over opbrengsten en kosten, die tezamen het resultaat (dus winst of verlies) bepalen. Ook wordt naar de verandering in liquiditeit gekeken, dat wil zeggen de ontvangsten minus de uitgaven. Aan de niet-financiële kant wordt gesproken over een bijdrage, die positief of negatief kan zijn.Bij het bepalen van de economische aspecten die van belang zijn bij het beheren van applicaties is het belangrijk eerst vast te stellen vanuit welk oogpunt hiernaar moet worden gekeken. Dit is nadrukkelijk niet vanuit een IT-afdeling, maar vanuit de onderneming die ondersteund wordt met informatiesystemen en de daarmee samenhangende diensten. Het is de onderneming die kosten maakt en opbrengsten incasseert. Het is ondoenlijk en onzinnig om de opbrengsten bijvoorbeeld naar applicatiebeheer door te vertalen in termen van ‘deze opbrengsten zijn voor 23% de verdienste van applicatiebeheer’. Wel kan worden vastgesteld dat kosten worden gemaakt voor het uitvoeren van applicatiebeheer, dat er ook feitelijke uitgaven zijn en dat applicatiebeheer in een bepaalde mate een bijdrage levert aan de bedrijfsprocessen. Positieve bijdragen aan het bedrijfsresultaat die mogen worden verwacht van het professioneel beheren van applicaties, zijn bijvoorbeeld:
meer zekerheid ten aanzien van de productiviteit van de bedrijfsvoering en een bijdrage aan de verbetering van de efficiëntie, de effectiviteit, het innovatief vermogen of de flexibiliteit van de bedrijfsvoering [Drift 2002]. Bij een onderneming die efficiëntie als dominante marktbenadering gekozen heeft (die zich dus profileert als specialist in producten en diensten die in Consumentenbond-termen de ‘voordelige keus’ zijn), zal er sprake zijn van maximale ondersteuning van de bedrijfsvoering wanneer de ICT zorgt voor een verlaging van de kosten. Een  onderneming die succesvol is als ‘beste koop’-leverancier zal er daarentegen bij gebaat zijn wanneer de ICT ondersteuning biedt aan het leveren van betere producten en diensten. Als daarnaast ook nog kostenreductie haalbaar is zal niemand klagen, maar dit is niet de strategische succesfactor van deze onderneming. Vergelijkbare voorbeelden zijn te bedenken voor bedrijven die het moeten hebben van hun innovatievermogen en dus steeds nieuwe of vernieuwde producten en diensten leveren. Of voor bedrijven die succes hebben door zich slagvaardig aan een dynamisch externe omgeving aan te passen. Een keerzijde van professioneel beheer kan zich manifesteren wanneer er een groot verschil is tussen het volwassenheidsniveau van beheer en dat van de bedrijfsvoering. Dit uit zich in de perceptie dat de informatievoorziening minder snel kan worden aangepast aan de wensen van de bedrijfsvoering. Dit komt doordat de informatievoorzieningsfunctie beter de gevolgen van deze wensen overziet en de bedrijfsvoering met allerlei ‘lastige’ vragen confronteert. Goede begeleiding van de bedrijfsvoering (wat ook tot professioneel beheer behoort!) kan dit effect minimaliseren.

BEHEERPARADOX

Een kanttekening over de mate waarin een bijdrage vanuit beheer mogelijk is, is hier wel op zijn plaats [Berghout 2001]. Zoals eerder bleek, worden de meeste kosten van informatiesystemen in de beheerfase gemaakt. Daarnaast worden alle baten in deze fase gerealiseerd. Vanuit economisch perspectief lijkt de beheerfase dan ook van groot belang. Deze stelling moet echter worden genuanceerd wanneer gekeken wordt naar de mate waarin baten en lasten in deze fase te beïnvloeden zijn. Een onderzoek binnen de TU Delft geeft aan dat slechts zo’n 10% van de kosten en opbrengsten binnen de beheerfase te beïnvloeden zijn. De algemene conclusie is dan ook gerechtvaardigd dat er vroegtijdig in de levenscyclus van een  informatiesysteem moet worden begonnen met inrichting van een adequaat economisch beheer. Er is dus sprake van een soort beheerparadox, stelt Berghout. In de ontwerpfase heeft men nog alle mogelijkheden om een informatiesysteem aan te passen, maar bestaat er grote onzekerheid omtrent de wenselijkheid van de diverse mogelijkheden. In de beheerfase zijn de wensen ten aanzien van het informatiesysteem veel duidelijker, maar zijn er nog maar weinig mogelijkheden om het informatiesysteem aan te passen. Oftewel, tegen de tijd dat men weet waar men aan toe is, kan men niet meer zoveel aan het ontwerp aanpassen.
Alleen intensieve kennisuitwisseling tussen ontwerp en beheer kan de negatieve consequenties van de beheerparadox verminderen. Ook al zijn deze twee disciplines in de praktijk veelal gescheiden, inhoudelijk zijn ze tot elkaar veroordeeld. […]

SAMENVATTING EN CONCLUSIES

30% van het ICT-budget wordt besteed aan beheer van applicaties. Mede daarom krijgen organisaties oog voor een adequaat economisch beheer van applicaties. Maar zodra een informatiesysteem in gebruik en beheer genomen is, zijn er aanzienlijk minder mogelijkheden om baten en lasten te beïnvloeden dan in de ontwerpfase. Helaas moet ook geconstateerd worden dat er tijdens de ontwerpfase weinig aandacht aan (economisch) beheeraspecten wordt besteed. Er zijn ook weinig publicaties over deze tekortkoming.
Behalve de samenwerking tussen ontwerp en beheer is een goede rolverdeling en samenwerking tussen de drie beheervormen van groot belang: functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch beheer. Hoewel bij functioneel beheer de minste kosten worden gemaakt, heeft deze functie de meeste invloed op de kosten en bijna alle invloed op de baten.

Een vuistregel is dat de personele kosten van ontwikkeling, functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch beheer een verhouding kennen van 4:2:6:9.

De baten bij beheer van applicaties zijn vooral verhoogde zekerheid ten aanzien van de productiviteit van de bedrijfsvoering en een bijdrage aan de verbetering van de efficiëntie, de effectiviteit, het innovatief vermogen of de flexibiliteit van de bedrijfsvoering. Methoden als ASL en BiSL worden  gebruikt om de volwassenheid van beheerorganisaties te vergroten zodat, binnen de beperkte mogelijkheden om lasten en baten in de beheerfase te beïnvloeden, een beter economisch beheer van applicaties wordt bereikt.

Boeken over dit onderwerp

ASL 2 – Een framework voor applicatiemanagement

Auteur: Remko van der Pols
ASL, application Service Library, is als publicdomain-standaard hét procesframework voor applicatiemanagement. Dit handboek geeft u een gedegen en compleet overzicht van ASL 2, een evolutionaire vernieuwing van het succesvolle en breed toegepaste ASL framework. ASL ondersteunt u bij het inrichten van applicatiemanagement, onder andere door de best practices die te vinden zijn op de website van de ASL BiSL foundation. ASL is daardoor ook een kennisnetwerk. Bovendien sluit ASL aan op andere frameworks zoals BiSL (voor business information management) en ITIL.
Europrijs: 42,35
Bestellen

Naar een vraaggestuurde informatievoorziening

Auteur: Remko van der Pols
‘Naar een vraaggestuurde informatievoorziening’ is geschreven door experts op het gebied van de standaarden voor het beheer van IT en de informatievoorziening (IV). Zij brengen de werelden van IT en de business – in dit geval de zorg en bedrijfsvoering daarvan – bij elkaar. Dit combineren ze met hun jarenlange beheerervaring in verschillende marktsegmenten, waardoor Naar een vraaggestuurde informatievoorziening een praktisch boek is geworden. Het biedt de lezers vanuit verschillende perspectieven en op verschillende niveaus handreikingen en best practices.
Europrijs: 39,95
Bestellen

Meer boeken over ASL vinden.


-- Printbare PDF-versie --


No votes yet.
Please wait...

Aanvullingen

Dit artikel heeft een aanvulling

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten:
Organisatie applicatiebeheer 20 vragen.
Operationeel beheer van ICT 49 vragen.
Sidebar