Kies voor een pilot voor je een pakket invoert

Om te bepalen of de organisatie over kan gaan tot de invoering van een standaard softwarepakket of SaaS oplossing starten we in veel gevallen een pilot project op. In een pilot kijken we uitsluitend naar de werking van de betreffende software met een vooraf aan te wijzen groep medewerkers. Het gaat om medewerkers die de software voor hun dagelijkse werkzaamheden gaan gebruiken. De omvang van deze groep gebruikers kan sterk verschillen. Dit loopt uiteen van een gebruiker tot complete dochterondernemingen. Aan het einde van een pilot zal het invoeringsteam op grond van de bevindingen  beslissen:

• Of we de ingeslagen weg voortzetten
• Er nog wijzigingen moeten plaatsvinden.
• Of dat de overgang niet door gaat.

Succesfactoren systeem pilot

Voor de pilot gebruikers is het van belang om het systeem niet alleen aan hun verwachtingen te toetsen maar vooral goed aan te geven of er afwijkingen zijn t.o.v. vooraf bepaalde eisen. Deze eisen kunnen we als acceptatiecriteria of requirements omschreven en hebben betrekking op meerdere aspecten die in checklisten zijn opgenomen. De tijdens de pilotperiode aangemelde problemen zal het invoeringsteam oplossen.

Het aanpassen van software n.a.v. een pilot

De leverancier heeft misschien het gevoel dat hij op zijn kop moet gaan staan om de order binnen te halen. De klant vraagt om een ​​aangepaste functie en de leverancier schiet toe. Voordat hij dit doet moet hij eerst overwegen of die aanpassing wel past bij zijn SaaS product. Gaat deze aanpassing zorgen voor meer verkopen? Vinden ook andere klanten dat deze aanpassing echt waarde toevoegt? Als die klant er niet blijkt te zijn is het dan wel verstandig om de aanpassing te doen?

Het hangt het uiteindelijk van ons als de klant af of we al dan niet een pilot uitvoeren. Niet alleen of we om een ​​pilot vragen voordat we een beslissing nemen over de software, maar ook of we ons volledig aan de uitkomsten van die pilot willen binden. Het minste wat de leverancier van ons mag verwachten is een investering van tijd en interesse.

Een pilotteam

Het is aan te bevelen dat zich minstens vijf gebruikers binnen een team aanmelden. Ze moeten zich willen inzetten voor het testen van de software. We weten dat dit aantal gebruikers de data en resultaten oplevert die nodig zijn om de besluitvormers te informeren.

Een pilot evaluatie

Na afloop van de pilotperiode dienen de dan nog resterende problemen door middel van een evaluatie boven water te komen. Hiervoor kunnen we een toegesneden evaluatieformulier gebruiken. Op basis van de evaluatie neemt het management een beslissing over de definitieve overgang.

De pilotgebruiker zal als medewerker voor zichzelf moeten na gaan of hij/zij positief staat tegenover de invoering van de software.

Op deze manier ontstaat een 2-traps raket waarbij we het risico dat de organisatie in de problemen komt beperken. Veel leveranciers zijn wel genegen om aan een pilot mee te werken. De pilot wordt dan apart gefactureerd. Pas na de pilot schaffen we de licenties op de software aan.

Discussieer mee op LinkedIn.