Voorbeeld invoeringsplan

Voordat applicaties in een organisatie worden ingevoerd, is het belangrijk na te gaan op welke wijze dit invoeringsproces kan worden gerealiseerd. Betreft de invoering een nieuw systeem met eventueel  ingrijpende organisatorische gevolgen (bijvoorbeeld andere werkwijze e.d.) dan is een projectmatige aanpak  van de invoering zeker aan te bevelen.

Om een invoeringstraject goed te managen dient het project te worden gefaseerd (onderverdelen van projectactiviteiten), waarbij de activiteiten uit die fasen door middel van sturing en regeling planmatig moeten verlopen èn beslissingen op de juiste plaats en tijd genomen kunnen worden.

Toelichting op het invoeringsplan

Dit invoeringsplan is slechts een raamwerk voor invoeringsplannen, deze plannen kunnen van dit voorbeeld worden afgeleid. Het kan voorkomen dat in een vervolgproject niet elke activiteit nodig is. Om toch van een volledig plan uit te gaan is een invoeringsplan nodig waarin alle mogelijke activiteiten zijn beschreven.

Volgens het plan dienen een aantal inspanningen te worden geleverd tijdens  de invoering van applicaties. De opzet van een invoeringsplan is vergelijkbaar met de opzet van een projectplan, dat wil zeggen dat dezelfde soort activiteiten in dezelfde volgorde worden uitgevoerd.

Doelstellingen invoeringsplan

Doel van het invoeringsplan is te beschrijven welke handelingen dienen te worden verricht om een applicatie te implementeren.

De doelstelling van de invoering van applicatie X is:

  • de applicatie toe te voegen aan de infrastructuur, zodat deze beschikbaar komt voor de  gebruikers
  • applicatie X moet kunnen fungeren als leidend en ondersteunend systeem voor relaties van andere applicaties. In dit project zal applicatie X worden gekoppeld met applicatie Y
  • de specifieke taak van applicatie X is: …………………

Concreet betekent dit dat met dit project een basis wordt gelegd voor het beheer van up to date goede …..gegevens voor afdeling …. met als gevolg : (facultatief)

  • ……gegevens bij afdeling …. op iedere werkplek on-line beschikbaar.
  • b.v. geen dubbele verzending van post aan één adres
  • integratie van functionaliteit met applicatie Y

Randvoorwaarden/uitgangspunten invoeringsplan

Om applicatie X succesvol te kunnen implementeren dienen randvoorwaarden en uitgangspunten te worden gesteld, die als kaders bij de invoering fungeren.

Randvoorwaarden zijn:

  • het “commitment” van de afdelingsleiding van afdeling …..
  • de organisatie heeft affiniteit met het gebruik van geautomatiseerde hulpmiddelen blijkens de grote regelmaat en intensiteit waarmee automatiseringsprojecten worden uitgevoerd
  • de financiële middelen t.b.v. aanschaf van benodigde hard-en software dienen aanwezig te zijn en op tijd beschikbaar te zijn
  • beschikbaarheid en inzet van deelnemers bij het invoeringproces (gebruikers, projectteam, enz.)

Uitgangspunten zijn:

  • dat de verwerkingsorganisatie tijdig betrokken is bij het invoeringsproces.*)
  • dat de implementerende afdeling verantwoordelijk is voor de invoering, d.w.z. is leidend. De daadwerkelijke uitvoering ligt bij de diverse werkgroepen
  • dat de implementerende organisatie bij die invoering wordt ondersteund (danwel geadviseerd) door de afdeling Informatica met ondersteuning van de FD van LNV
  • projectplan applicatie X
  • dat voor reviews een beroep kan worden gedaan op interne en externe auditors. Cruciale mijlpaalproducten zullen aan hen worden aangeboden
  • Rapportage vindt plaats aan het management en ……

*)  Om het invoeringsproces goed van start te laten gaan is het van belang, dat de  verwerkingsorganisatie het invoeringsplan van applicatie X tijdig wordt voorgelegd, zodat zij de voor haar relevante werkzaamheden kan inplannen.

Strategie voor invoering van een applicatie

De invoering van applicatie X wordt volgens een bepaalde strategie uitgevoerd. Deze strategie bestaat uit een aantal stappen die elkaar volgen.

De strategie bestaat maximaal uit de volgende stappen:

  • inrichten van de database en modules voor applicatie X
  • opzetten en vaststellen van de beheerorganisatie
  • het geven van rechten aan eindgebruikers
  • het toevoegen van gegevens aan de database d.m.v. conversie
  • bij de invoering van applicatie X kan een schaduwperiode worden toegepast, waarbij het oude en het nieuwe systeem tijdelijk parallel draaien
  • voorlichting gedurende het gehele invoeringstraject aan afdeling …..
  • uitfaseren van de oude applicatie en ontbinding de oude contracten

Projectresultaat en afbakening van de invoering

Het resultaat van de invoering van applicatie X moet zijn dat de gegevens horende bij de applicatie operationeel, on-line en up tot date beschikbaar zijn bij medewerkers van afdeling…..

De gegevens van applicatie X worden geïmplementeerd in database ….. Het aanpassen van het ontwerp van deze database wordt in het kader van dit project uitgevoerd. Op een gegeven moment wordt vastgesteld welke gegevens worden opgenomen. Het eigendom dan de gegevens komt dan aan de orde.

Een koppeling met applicatie Y wordt in dit project gerealiseerd.

Het invoeringsproject zal zich bezig houden met de beschrijving (opstellen c.q. uitwerking) van alleen de kritische Administratieve Organisatie-onderdelen, die betrekking hebben op het gebruik van applicatie X. De AO van afdeling …. kan door de invoering van applicatie X veranderen, de  verantwoordelijkheid voor gegevens kan immers wijzigen. Deze veranderingen moeten door een AO-deskundige worden verwerkt. Daarnaast kan het voorkomen dat er tijdelijke procedures in het leven worden geroepen die gelden totdat andere applicaties of koppelingen daarmee zijn gerealiseerd. De afdelingsleiding is uiteindelijk verantwoordelijk voor het accorderen van de AO.

Projectstructuur invoeringsteam

Projectorganisatie invoeringsteam

De verantwoordelijkheid van de invoering berust bij een projectorganisatie. Het implementeren van applicaties vereist een projectorganisatie waarin duidelijk wordt aangegeven hoe taken en verantwoordelijkheden zijn verdeeld. Binnen de organisatie voor de invoering van applicatie X worden de volgende onderdelen onderscheiden:

  • management organisatie Afdelingsleiding (opdrachtgever)
  • projectteam invoering (opdrachtnemer)
  • diverse werkgroepen

Voor een optimale betrokkenheid en materiedeskundigheid zullen in zowel het projectteam als   in de werkgroepen medewerkers van de afdeling zitting hebben.

Taken invoeringsteam

De (voornaamste) taken en daarbij behorende verantwoordelijkheden van de afdelingsleiding zijn o.m.:

  • het opdracht geven tot uitvoering project
  • het ter beschikking stellen van financiële, materiële en personele middelen
  • goedkeuring mijlpaalproducten
  • goedkeuring planning

Afhankelijk van de afdeling en de mogelijke koppeling kan worden beslist een stuurgroep te vormen die taken van zowel de afdelingsleiding als het projectteam overneemt. De stuurgroep rapporteert aan de afdelingsleiding en delegeert aan het projectteam.

De (voornaamste) taken en daarbij behorende verantwoordelijkheden van het Projectteam invoering zijn:

  • aannemen van de invoeringsopdracht
  • zorg dragen voor een goede projectbemensing
  • het in beeld brengen en beheersen van de kosten
  • het opstellen en bewaken van de planning
  • voorbereiden van de invoering applicatie X
  • opstellen van het invoeringplan applicatie X
  • uitvoeren invoeringsplan d.m.v. aansturing van werkgroepen
  • begeleiden van de invoeringswerkzaamheden
  • coördineren van de invoeringswerkzaamheden
  • zorgdragen voor de voortgang van het invoeringsproject
  • rapporteren van de voortgang van het project aan de afdelingsleiding
  • opstellen van een evaluatierapport invoering applicatie X

De (voornaamste) taken en daarbij behorende verantwoordelijkheden van de Werkgroepen zijn:

  • aannemen van een specifieke deelopdracht
  • het eventueel opstellen van een werkgroepplan
  • uitvoeren van de werkzaamheden
  • rapporteren van de voortgang van de werkzaamheden aan het projectteam

Deelopdrachten werkgroepen invoerings activiteiten:

Koppelingsteam                                             Koppeling tussen applicatie X en applicatie Y.

Opleidings- en voorlichtingsteam          Maken opleidingsplan en definiëren voorlichtingstraject.

AO-team                                                            Beschrijven administratieve organisatie rondom  de applicatie.

Invoerteam                                                      Invoer gegevens/conversie

De materiedeskundigen zijn te onderscheiden naar twee aspecten. Ten eerste naar kennis van de wijze waarop de gegevens binnen afdeling…. worden gebruikt. Ten tweede naar kennis van de wijze waarop de gegevens in de applicaties zijn ondergebracht. Genoemde kennis kan in één of twee personen aanwezig zijn. Afhankelijk van de stap binnen het invoeringsproject zijn beide vormen van kennis vereist. De materiedeskundigen worden door de afdelingscontactpersonen of applicatiebeheerders geselecteerd en benaderd.

Opleiding/Voorlichting nieuwe applicatie

Het doel van de opleiding is het overbrengen van kennis en aanleren van vaardigheden op een zodanige wijze, dat op het moment van overgang betrokkenen in staat zijn met applicatie X te werken.

Het doel van de voorlichting is het informeren van betrokkenen op een zodanige wijze dat zij op de hoogte zijn van de geplande als de voortgang van de invoeringsstappen.

Er dient te worden geïnventariseerd welke gebruikers opleiding in applicatie X zullen volgen. Voor het toepassen van applicatie X is kennis nodig over:

  • De opvraag taal (techniek applicatie X)
  • De gebruikersinterface (aanloggen)
  • Het beheer de vastgelegde gegevens
  • Het beheren van de database

Of alle opleidingen ook daadwerkelijk nodig zijn hangt af van afdeling….. De meeste van deze kennis is alleen van toepassing op een kleine groep waar al veel kennis aanwezig is. De eindgebruikers zullen met workshops en de gebruikersdocumentatie aan de slag kunnen. Mogelijk is dat de gebruiker reeds met applicatie X werkt evenwel zonder gegevens.

Met behulp van de inventarisatie applicatie X-gebruikers en gewenste werkplekinrichting kan het opleidingsteam het opleidingsplan opstellen.

Activiteiten voorlichting:

opstellen plan van aanpak voorlichting (voor wie, wat, op welke wijze informatieverstrekking)

Mijlpaalproduct: Opleidingsplan
Mijlpaalproduct: Voorlichtingsplan

Personele bezetting applicatie X

De kwaliteit van de gegevens dient van een goed niveau te zijn. Om dit te bereiken is het van groot belang te bezien wie welke bevoegd- en verantwoordelijkheden heeft bij het beheer.

De invoering van gegevens heeft gevolgen voor de functie gegevens-beheerder. Binnen het project zal duidelijk moeten worden wie verantwoordelijk is voor de gegevens en deze beheert.

Er is sprake van de volgende functies :

  • Eindgebruiker, medewerkers op de afdeling;
  • DBA, database administrator, verantwoordelijk voor het beheer van de database.
  • Gegevensbeheerder, medewerker die de relaties opvoert en onderhoud (afhankelijk van de situatie kan dit een medewerker van afdeling…. of van een andere afdeling zijn);
  • Systeembeheerder, technisch beheer;
  • Functioneel applicatiebeheerder.

Mijlpaalproduct: Aangepast overzicht personele bezetting applicatie X

Invoeringskosten applicatie X

Vooruitlopend op de invoering van gegevens moet voor de afdelingsleiding duidelijk zijn wat de kosten zullen zijn. Er vallen kosten te verwachten inzake de koppeling met applicatie Y. Na definiëring zal hiervoor bij organisatie-o een offerte worden aangevraagd.

Er wordt geadviseerd de offerte per fase uit te splitsen.

Op basis van de mijlpaalproducten Systeemontwerp applicatie Y en het Opleidingsplan worden de definitieve kosten inzichtelijk gemaakt.

Mijlpaalproduct: Kostenoverzicht

Inrichten beheersorganisatie applicatie X

Doelstelling van deze projectstap:

Het treffen van organisatorische en procedurele maatregelen zodat de gegevens na invoering in applicatie X probleemloos beheerd kunnen worden.

Aanpassen AO rond het beheer van gegevens.

Activiteiten o.m.:

  • inventariseren c.q. beschrijven van taken en verantwoordelijkheden van rollen bij gegevens.
  • invullen (aanpassen) van rollen binnen applicatie X (DBA, functioneel applicatiebeheerder, enz.).

Mijlpaalproduct : Geautoriseerde medewerkers
Mijlpaalproduct : Geautoriseerde beheerders
Mijlpaalproduct : (Aangepaste) AO-beschrijvingen inclusief tijdelijke procedures

Invoering/Converteren data naar nieuwe applicatie

Het overwegen of gegevens uit handmatige of geautomatiseerde gegevensbestanden overgezet moeten worden naar de gegevensbestanden van applicatie X en op welke wijze. De mogelijkheden voor een automatische conversie hangen sterk af van de kwaliteit van de gegevens en de structuur van het ‘voedende’ informatiesysteem in relatie tot applicatie X.

Tevens is van belang of (delen van) gegevens al in applicatie X bekend is.

Welke oplossing er voor de conversie ook wordt gekozen, er zal altijd sprake zijn van conversie kosten; extra capaciteit voor handmatige invoer en/of het schrijven van conversie programma’s. Voor applicatie X geldt: …..

Indien van conversie sprake is dan zijn de volgende activiteiten van belang.

Invoerings activiteiten:

  • onderzoek van de kwaliteit van de huidige gegevens
  • structureren van de gegevens
  • beslissen of er handmatige dan wel geautomatiseerde conversie dient plaats te vinden
  • schonen (tussen)bestanden gegevens
  • uitvoeren en controleren conversie (invoeren van gegevens)
  • het koppelen van aangepast applicatie Y aan applicatie X na de conversie
  • controleren koppeling

Resultaat van de conversiefase:

  • geschoonde (tussen)bestanden gegevens
  • gestructureerde gegevens
  • ingevoerde gegevens in database
  • koppeling van applicatie Y aan applicatie X

Mijlpaalproduct: Conversieplan
Mijlpaalproduct: Conversieverslag gegevens.
Mijlplaalproduct: Verslag van de koppeling van applicatie Y en de controle daarop (kan separaat).

Gegevens in productie omgeving

De bedoeling van deze stap is het opleveren en vervolgens formeel overdragen van verantwoordelijkheid van applicatie X, inclusief de nieuwe administratieve procedures en andere organisatorische aanpassingen rond de database. Tevens wordt de koppeling tussen applicatie X en applicatie Y daadwerkelijk tot stand gebracht.

Activiteiten:

  • regelen formele overdracht
  • decharge invoeringsteam
  • overdracht voorlichtingstaak
  • nazorg regelen/plannen
  • uitfaseren oude applicaties en beëindiging contracten

Resultaten van deze fase:

  • overgedragen applicatie aan gebruikersorganisatie
  • afspraken voor nazorg

Mijlpaalproduct: Applicatie in werking

Nazorg aansluitend op invoering van een nieuwe applicatie

Doel van de nazorg is het nakomen van verplichtingen, zoals is aangegeven bij overdracht van de applicatie, het herstellen van eventuele bij het operationeel worden de applicatie geconstateerde onvolkomenheden en het terugkoppelen van de projectresultaten.

Activiteiten:

  • evaluatie opstellen
  • afsluiten project

Resultaten van deze fase:

  • in de organisatie geïntegreerd werkend applicatie
  • evaluatie
  • afgesloten invoeringsproject c.q. opheffen projectorganisatie invoering

Mijlpaalproduct: eindrapport invoering gegevens.

Tijdpad en knelpunten van een pas ingevoerde applicatie

Voor de invoering van de applicatie geldt onderstaand tijdpad.

ActieWeek 1Week 2Week 3Week 4
Actie 1
Actie 2
Actie 3
Actie 4

Aangezien de invoering van applicatie X naast de reguliere werkzaamheden plaatsvindt kan er een knelpunt voor de voortgang ontstaan. Als dat gebeurt zal de afdelingsleiding van afdeling…. hiervan op de hoogte te worden gesteld zodat maatregelen kunnen worden genomen.


-- Printbare PDF-versie --


No votes yet.
Please wait...

Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten:
Werkwijze implementatie 19 vragen.
Organisatie Invoerings-team 15 vragen.
Planning Invoering 29 vragen.
Kader bepaling Invoering 22 vragen.
Sidebar