Beheerplan voor informatiesystemen (in de cloud)

Om te komen tot een beheersbare omgeving waarin informatiesystemen draaien dienen we alle aspecten rond het beheer in beeld te brengen. Deze aspecten zullen we bovendien in aparte plannen per informatiesysteem nader moeten uitwerken. Hierbij dienen we tevens een werkbare situatie te creëren zonder uit te wijden in details. Met name als een applicatie in de cloud draait is de gebruikersorganisatie meer op afstand en weegt de verantwoordelijkheid voor de continuïteit zwaarder bij de functioneelbeheerder. Het is dus tijd voor een Beheerplan.

In het beheerplan komen ook aspecten aan de orde die niet tot de verantwoordelijkheden van ICT of applicatiebeheer behoren. De genoemde aspecten vallen daarom in eerste instantie onder de verantwoordelijkheid van de Applicatie-eigenaar. ICT en applicatiebeheer zijn echter verantwoordelijk voor een ongestoorde gegevensverwerking en zullen dan ook moeten vast stellen of aan alle voorwaarden daarvoor is voldaan. Knelpunten moeten we namelijk aan het management melden. In het plan worden daarom per informatiesysteem de onderdelen onderkend die we in beeld dienen te brengen. Voorbeeld van hoe we een beheerplan kunnen opbouwen:

Beheerplan informatiesystemen

Gebruiks- en beheerplan informatiesystemen

Het gebruiks- en beheerplan bevat veel onderdelen zodat we gedurende de gehele levensloop van een informatiesysteem kunnen volgen. Het doel van dit plan is namelijk om het systeem zo goed mogelijk in vorm te houden, de beheerlast zo laag mogelijk te houden en aan te blijven sluiten bij de laatste technieken. Als de cloudleverancier afrekent naar verbruik moeten we dit doorlopend in de gaten houden.

Lange termijnplan informatiesystemen

• Gewenste levensduur van de bedrijfsprocessen.
• Verwachte wijzigingspercentage van de functionele eigenschappen per jaar.

Gebruiksplan informatiesystemen

• Geplande invoeringsdatums voor de releases.
• Omvang gebruik (bijvoorbeeld aantal gebruikers, aantal schermen, frequentie).
• Groeiprognose per jaar van data en gebruik.

Gegevensinfrastructuurplan informatiesystemen

• Op welk platform draait het systeem en wat zijn tevens de perspectieven voor dat platform.
• Zijn er bijvoorbeeld plannen om over te stappen naar een andere cloud-provider en wat betekend dat voor de applicatie?

Lange termijnplan gegevensinfrastructuur (aansluiting op informatiebeleid)

• Doelstellingen.
• Identificatie alle vitale bedrijfsgegevens (systeemclassificatie).

Gebruiksplannen gegevens informatiesystemen

• Aansluiting op bedrijfsgegevensstructuur en eveneens de cloud structuur.
• Geplande aansluitingen van andere systemen met bijvoorbeeld actieve koppelingen of API’s.
• Ontsluitingen van informatie aan derden via internet.

Beheerplan Gegevensmodel informatiesystemen

• Opzet voor gegevens-definitiebeheer.
• Opzet voor inhoudelijk gegevensbeheer.

Opleidingsplan beheerpersoneel

• Blijft up-to-date personeel beschikbaar, ook als de technologie verouderd?

Plan voor periodiek systeemevaluaties en audits op informatiesystemen

• Systeemaudits (eventueel bij de cloud provider).
• Audit beveiliging.
• Audit inrichting en navolging Administratieve Organisatie (AO) en procedures.
• Projectevaluaties.
• Gebruikers tevredenheidsonderzoeken.

Kwaliteitsplan van het technisch beheer

• Acceptatie criteria programmatuur.
• Acceptatie criteria apparatuur en ook cloud omgeving.
• Kwaliteit operating medewerkers.
• Fysiek gegevensbeheer.
• Performance beheer.
• Probleem behandeling.
• Beschikbaarheid systeem.

Beheerplan voor informatiemanagement

Voor governance en compliance doeleinden is goede documentatie bovendien een must. Maar heeft ook een heel praktisch nut voor de beheerders. De levensduur van systemen kunnen we namelijk met een gedegen documentatie verlengen.

Documentatieplan

Functionele beheerdocumentatie

• Overzicht.
• Status en kwaliteit.
• Eventueel geplande inspanning ter verbetering.

Gebruikersdocumentatie

• Overzicht.
• Status en kwaliteit.
• Eventueel geplande inspanning ter verbetering.
• Distributielijsten.

Systeemdocumentatie

• Overzicht.
• Status en kwaliteit.
• Eventueel geplande inspanning ter verbetering.

Query documentatie

• Overzicht.
• Status en kwaliteit.
• Eventueel geplande inspanning ter verbetering.
• Distributielijsten.

Documentatie Administratieve Organisatie / procedures

• Overzicht.
• Status en kwaliteit.
• Eventueel geplande inspanning ter verbetering.
• Distributielijsten.

Informeren van gebruikersorganisatie

• Directe gebruikers informeren over functionele wijzigingen.
• Ook indirecte gebruikers informeren over functionele wijzigingen.
• Gebruikers op de hoogte stellen van al de oplevermomenten van modules.
• Uitgifte van een nieuwsbrief met daarin systeem-wetenswaardigheden zodat iedereen betrokken blijft.

Structuur van de organisatie voor functioneel beheer

Organogram

• Organogram van de gebruikersorganisatie, met tevens de positionering van de groep verantwoordelijk voor het functioneel beheer.

Managementfuncties

• Bevoegdheden.
• Verantwoordelijkheden.

Organieke beheereenheden

• Taken.
• Medewerkers.

Overlegstructuur

Periodiek overleg met onderhoudsgroep

• Bespreking functionele aanpak van al de opdrachten.
• Afstemming met cloud provider.
• Afstemming voortgang en oplevermomenten.
• Terugkoppeling testresultaten zodat we fouten kunnen rechttrekken.

Wijzigingsoverleg

• Vaststellen informatiebehoeften.
• Vaststellen wijzigingsbehoeften.
• Inventarisatie functionele problemen.
• Samenstellen releases.
• Vaststellen planning.

Applicatiebeheerdersoverleg

• Bespreking dagelijkse systeemproblematiek.
• Bespreking functionele wijzigingsvoorstellen.
• Inzetten van medewerkers op specifieke opdrachten zodat we het beste resultaat kunne halen.

Opleidingsplan voor gebruikers

Opleiding 1

• Opleidingsbehoefte.
• Rooster.

Opleiding 2

• Opleidingsbehoefte.
• Rooster .

Discussieer mee op LinkedIn.