7 tips voor remote meetings: Omgaan met een Vergader Verstoorder

Hoewel Corona is verdwenen zullen remote meetings en de hoge frequentie daarvan waarschijnlijk blijven bestaan. Zeker nu het aantal kantoorwerkplekken verminderd en de mogelijkheden voor het remote werken steeds beter worden. Dit zorgt er ook voor dat het virtuele samenwerken noodzakelijk Blijft. Bovendien zorgen technologische ontwikkelingen ervoor dat remote meetings platforms blijven verbeteren, dit maakt ze efficiënter en gebruiksvriendelijker.

Ondanks de technische vooruitgang kunnen we moeilijk wennen aan online vergaderen. Het voelt anders dan fysiek vergaderen en de techniek laat ons soms in de steek. Welke opties zijn er om dat te verbeteren?

Wat is een Vergader Verstoorder tijdens remote meetings?

Een ‘vergader verstoorder’ is een persoon die vergaderingen domineert door te veel te praten, anderen te onderbreken en anderen ervan te weerhouden hun bijdrage te leveren.  

Dit zijn enkele kenmerken van een vergader verstoorder:

• Ze hebben de neiging om meer te praten dan anderen, en raken vaak afgeleid of herhalen zichzelf.  
• Ze onderbreken vaak anderen als ze aan het praten zijn, waardoor het voor hen moeilijk is om hun gedachten te delen.  
• Ze proberen het gesprek te sturen in de richting van hun eigen interesses of meningen, zelfs als dit niet relevant is voor de agenda van de vergadering.  
• Ze zijn zich er mogelijk niet van bewust welke impact hun gedrag op anderen heeft.

Een Vergader Verstoorder kan remote meetings onproductief en frustrerend maken voor andere deelnemers. Als we ons in een online remote meeting met een Vergader Verstoorder bevinden, kunnen we bijvoorbeeld geen non-verbale signalen, zoals oogcontact met andere deelnemers die proberen te praten, geven. Er zijn echter een paar dingen die we  kunnen doen om de situatie onder controle te krijgen.

• Onderbreek de vergader verstoorder op een beleefde maar assertieve manier en vraag of anderen hun gedachten willen delen.
• Spreek na de vergadering onder vier ogen met de voorzitter en daarna met de verstoorder en leg uit hoe zijn/haar gedrag de meeting beïnvloedt.

De verschillen tussen fysiek en remote meetings

Onlinevergaderingen verschillen op een aantal belangrijke punten van fysieke vergaderingen:

Fysieke aanwezigheid

Echte bijeenkomsten: Deelnemers zijn fysiek aanwezig in dezelfde ruimte, waardoor er sprake is van persoonlijke interactie, non-verbale signalen en een gedeelde fysieke ruimte.

Online remote meetings: Deelnemers maken op afstand verbinding, vaak via videoconferentieplatforms. Hierdoor verdwijnt het fysieke element, wat mogelijk van invloed is op de dynamiek van de interactie.  

Communiceren

Fysieke vergaderingen: Communicatie is veelzijdig en omvat verbaal, non-verbaal (lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen, toon van de stem) en zelfs subtiele signalen zoals nabijheid en lichaamshouding.  

Online remote meetings: Communicatie is sterk afhankelijk van verbale signalen en visuele signalen uit video. Hierdoor is het lastiger om nuances te interpreteren en een band op te bouwen.

Betrokkenheid

Fysieke vergaderingen: kunnen een directere en boeiendere sfeer creëren, met de mogelijkheid voor spontane discussies en brainstormsessies.  

Online remote meetings: kunnen soms leiden tot een verminderde betrokkenheid vanwege afleidingen, technische problemen of het gebrek aan fysieke aanwezigheid.  

Toegankelijkheid

Fysieke vergaderingen: kunnen beperkt zijn door geografische beperkingen, waardoor deelnemers naar een centrale locatie moeten reizen.

Online remote meetings: bieden een betere toegankelijkheid, waardoor deelnemers overal waar ze een internetverbinding hebben, kunnen deelnemen, ongeacht hun locatie.  

Logistiek

Fysieke vergaderingen: Denk aan logistieke overwegingen zoals het boeken van vergaderruimtes, reisarrangementen en catering.

Online remote meetings:hebben over het algemeen minder logistieke obstakels, waardoor ze gemakkelijker te plannen en organiseren zijn.  

Kosten

Fysieke vergaderingen: kunnen duurder uitvallen vanwege reiskosten, zaalhuur en cateringkosten.  

Online remote meetings: zijn over het algemeen kosteneffectiever, omdat we niet hoeven te reizen en geen fysieke vergaderruimte nodig hebben.

Samengevat

Fysieke  vergaderingen bieden een meeslepende en persoonlijke ervaring, maar kunnen beperkt worden door logistieke beperkingen en kosten.

Online remote meetings bieden meer flexibiliteit en toegankelijkheid, maar kunnen ook uitdagingen opleveren als het gaat om betrokkenheid en de interpretatie van non-verbale signalen. Hou rekening met interne inflluencers.

De keuze tussen echte en online vergaderingen hangt af van verschillende factoren, waaronder de aard van de vergadering, de deelnemers en de specifieke doelen en doelstellingen.

Het managen van remote meetings

Door na te denken over de nadelen van online vergaderen en deze aan te pakken kunnen we heel wat leed vooraf wegnemen.

1. Verbeter de betrokkenheid

• Integreer interactieve elementen zoals peilingen, quizzen en breakout rooms om deelnemers actief betrokken te houden.  
• Maak gebruik van schermdeling, whiteboards en presentaties om de visuele aandacht vast te houden en het gesprek gaande te houden.
• Vraag expliciet om input van alle deelnemers. Gebruik chatfuncties om vragen en opmerkingen aan te moedigen.

2. Verbeter de communicatie

• Stel vooraf duidelijke communicatienormen vast, zoals het gebruik van de functie ‘hand opsteken’, het dempen van microfoons wanneer we niet spreken en het respecteren van de spreektijd.  
• Moedig deelnemers aan om waar mogelijk video aan te zetten om non-verbale signalen, zoals gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal, over te brengen.
• Houd tijdens de vergadering korte check-ins om te controleren of iedereen nog steeds betrokken is en om eventuele technische of communicatieproblemen te bespreken.  

3. Optimaliseer technologie

• Zorg voor een stabiele internetverbinding en gebruik hoogwaardige audio- en videoapparatuur.
• Voer een Zoom test meeting uit vóór de vergadering om mogelijke technische problemen te identificeren en op te lossen.
• Moedig deelnemers aan om een ​​rustige werkplek te vinden zonder afleidingen en om achtergrondgeluiden te minimaliseren.  

4. Bevorder verbinding

• Plan ook informele virtuele sociale evenementen, zoals koffiepauzes of teamlunches, om sociale verbindingen te bevorderen en een band op te bouwen.
• Moedig deelnemers aan om persoonlijke updates of anekdotes te delen om zo een menselijk tintje aan de virtuele interactie toe te voegen.
• Spreek, indien mogelijk, af en toe fysiek af om de band en de relatie te versterken.

5. Structuur en doel van de remote meeting

• Definieer duidelijke doelstellingen en een agenda voor elke vergadering om focus en efficiëntie te garanderen.
• Reserveer specifieke tijdvakken voor elk agendapunt om te voorkomen dat één persoon de discussie domineert.
• Houd vergaderingen zo beknopt mogelijk om de focus te behouden en vermoeidheid te voorkomen.

Door deze elementen te managen, kunnen we de nadelen van onlinevergaderingen beperken en een meer boeiende, productieve en plezierige virtuele ervaring voor de deelnemers creëren.

Omgaan met een Vergader Verstoorder, de 7 tips

1. Agenda en timeboxing vóór de vergadering

• Verspreid vóór de vergadering een beknopte agenda met de belangrijkste discussiepunten en verwachte uitkomsten. Dit helpt om het gesprek gefocust te houden.
• Wijs specifieke tijdslots toe voor elk agendapunt. Dit moedigt bondige bijdragen aan en voorkomt dat één persoon de hele vergadering domineert.

2. Actief luisteren en zachte onderbrekingen

• Herinner deelnemers eraan dat ze actief naar elkaar moeten luisteren en elkaar niet onnodig moeten onderbreken.
• Wanneer iemand het gesprek domineert, onderbreek hem of haar dan beleefd en assertief met zinnen als:
  “Bedankt, [Naam], voor je input. Ik wil ook graag van anderen horen.”
  “Misschien kunnen we later nog op je punt terugkomen, [Naam]. Laten we eerst naar [Naam] luisteren.”

3. Directe en privégesprekken

• Directe gesprekken: Indien mogelijk, bespreek het probleem direct met de Vergader Verstoorder na de vergadering. Leg uit wat de impact van hun gedrag is op de meeting en stel manieren voor om het te verbeteren.
• Privégesprekken: Bij gevoelige situaties kunnen we overwegen om een ​​privégesprek met de persoon te voeren, waarin we zijn of haar zorgen kunnen bespreken en gezamenlijk tot een oplossing kunnen komen.

4. Technologie als bondgenoot

• Moedig deelnemers aan om de mute-knop te gebruiken wanneer ze niet aan het woord zijn. Dit minimaliseert achtergrondgeluid en afleidingen.
• Gebruik de chatfunctie voor snelle vragen, verduidelijkingen of om relevante links te delen. Dit helpt het gesprek te stroomlijnen en onderbrekingen te voorkomen.

5. Rollen en verantwoordelijkheden

• Wijs specifieke rollen toe aan deelnemers, zoals notulist, tijdwaarnemer en facilitator. Dit kan helpen om verantwoordelijkheid te verdelen en actieve deelname van iedereen aan te moedigen.
• Wijs een gespreksleider aan die de discussie in goede banen leidt, ervoor zorgt dat iedereen aan het woord komt en de vergadering op koers houdt.

6. Vergadernormen en -verwachtingen

• Spreek vergadernormen af, zoals het respecteren van de spreektijd, actief luisteren en gefocust blijven op de agenda.
• Voer regelmatig controles uit met het deelnemers om de effectiviteit van de vergadering te beoordelen en terugkerende problemen aan te pakken.

7. Stimuleer alternatieve communicatie

• Moedig het gebruik van alternatieve communicatiekanalen aan, zoals e-mail, instant messaging of projectmanagementtools, voor discussies die geen volledige vergadering vereisen.

Door deze tips toe te passen, kunnen we een inclusievere en productievere vergaderomgeving voor iedereen creëren.

Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn.