Voorbereiden van een vergadering, 17 tips

Er is becijferd dat een medewerker gemiddeld een kwart van zijn of haar tijd bezig is met vergaderen. Als je van ieder uur dat je werkt, er 15 minuten van vergadert, dan is het zaak om deze tijd ook zo effectief mogelijk te besteden.
17 vergadertipsVergaderen staat ook meestal niet bovenaan de lijst van het leukste deel van je werk. Je bent een uur – of langer – van je werk gehaald, tijdens de vergadering heb je nieuwve mail ontvangen en wellicht 1 of meerdere gemiste oproepen. Daarom is het ook geen gekke gedachte om vergaderen tot een minimum te beperken.
Petear zet 35 vergadertips voor je op een rij. Met deze tips kan je direct aan de slag. Of je nou de voorzitter van de vergadering bent, degene die de vergadering moet voorbereiden, notuleert of deelnemer.
Vergader je veel, kost het je veel tijd en erger nog, heb je van tijd tot tijd een “vergaderbaal”, dan gaan deze tips je zeker helpen.

Een reeks van 3 ITpedia artikelen is ingebracht door Petear. Het eerste artikel over het voorbereiden van de vergadering.

Tip 1: Maak het doel van de vergadering helder

Het is wellicht een open deur van jewelste maar vraag eens in een vergadering of iedereen op de hoogte is van het doel van de vergadering. Je zal verstelt staan van de antwoorden (gewoon een keer doen voor de lol!). Een vergadering moet een specifiek doel hebben. Het is goed om dit zelf helder te hebben voordat je iedereen uitnodigt. Stel jezelf de vraag: wat wil ik precies bereiken met deze meeting? Ben je op zoek naar input van anderen? Is er besluitvorming nodig? Ga je mensen vertellen over een grote verandering? Vergaderingen met onderwerpen als “bijpraten”, “wekelijkse update” zijn zelden een goede tijdsinvestering als dit werkelijk het onderwerp is. Bijpraten kan ook tijdens de lunch bijvoorbeeld.

Tip 2: Nodig niet zomaar iedereen uit

Wanneer je je vergadering voorbereidt en je zover bent dat je deelnemers gaat uitnodigen, sta er dan eens bij stil wie je er echt bij wil hebben. Wie heb je nodig in de besluitvorming? Als je verandering aankondigt, heb je dan iedereen uitgenodigd op wie die verandering effect zal hebben? Wanneer je vergadering gaat over het oplossen van een probleem, nodig dan alleen die mensen uit die daadwerkelijk met goede oplossingen kunnen komen. Probeer altijd zo min mogelijk ‘politiek correcte ‘ uitnodigingen voor vergaderingen te sturen. Dat maakt je vergadering veel effectiever.

Tip 3: Zorg dat iedereen dezelfde stukken heeft

En alweer een open deur. Het is belangrijk dat je bij een vergadering waarin veel documenten gebruikt worden als naslag, iedereen over de laatste versie beschikt. Als je degene bent die de vergadering voorbereidt, is het vaak een hele klus om alle documenten bij iedereen in de mailbox te krijgen. Een overweging is om dit papierloos op te lossen. Er is software die papierloos vergaderen ondersteunt en waarmee je documenten aan bepaalde agendapunten kunt koppelen. Komt er dan iemand last minute met zijn of haar laatste update van het betreffende document, dan koppel je die versie aan het agendapunt. Scheelt veel gedoe bij het kopieerapparaat!

Tip 4: Maak de agenda ruim van te voren bekend

Als het maar even kan, nodig mensen ruim van te voren uit, en maak meteen de agenda bekend. Niks is zo vervelend als een uitnodiging voor een vergadering waaruit niet duidelijk is waar het over gaat en wat de agenda is. Je kan in een uitnodiging of mail de agenda meesturen. In speciale software die Petear levert, kan je bij de agendapunten meteen een beschrijving meegeven van de bedoeling, documenten meesturen en mensen motiveren zich vooraf voor te bereiden.

Tip 5: Moedig mensen aan zich voor te bereiden op de vergadering

Is dat niet wat te sturend, mensen vragen zich voor te bereiden op de vergadering? Dat hangt er vanaf wat je ervaringen zijn. Hopelijk zijn de deelnemers aan jouw vergaderingen mensen die zich altijd goed hebben ingelezen, op de hoogte zijn van de bedoeling en kunnen jullie zo in een goed tempo alle agendapunten afhandelen. Mocht jouw praktijk toch wat weerbarstiger blijken, moedig mensen dan aan. Dat kan in een mailtje. Of tijdens persoonlijk contact bij bv de koffiemachine.

Tip 6: Geen rondvraag of wvttk

Wanneer je je vergadering aan het voorbereiden bent en de agenda opstelt, zorg er dan voor dat je je niet laat verleiden om een rondvraag of wvttk (wat verder ter tafel komt) te agenderen. De rondvraag nodigt uit voor nieuwe onderwerpen en een wvttk is al helemaal een moment voor sommige actieve vergaderdeelnemers om de aandacht te vragen. Onderwerpen die niet op de agenda stonden, worden geagendeerd voor een volgende vergadering. Wanneer het vergeten punt erg belangrijk is wordt hiervoor een nieuwe vergadering bijeen geroepen.

Tip 7: Zorg voor een goede vergaderruimte

Als het even kan, zorg dan voor een vergaderruimte die voor mensen prettig is. Waarin er voor iedereen ruimte aan tafel is – wanneer je kiest voor vergadering waarbij iedereen zit. Het is ook prettig wanneer de vergaderplek zelf ruim is. Daarnaast is het veel prettiger wanneer er buitenlicht is, en bij ontbreken daaraan helder kunstlicht. De temperatuur moet goed zijn – niet te koud of warm en voldoende frisse luncht. Dit klinkt misschien als een open deur maar bedenk maar eens in welke ‘hokjes’ te weleens met teveel mensen hebt gezeten en hoe dat het vergaderproces heeft beïnvloed.

Tip 8: Geen items, geen vergadering

Het kan zijn dat je wekelijks of maandelijks een vast moment voor een vergadering gepland hebt staan. Wat vaak fantastisch werkt omdat er veel mensen zijn wiens agenda snel volloopt. Als je als organisator ziet dat er eigenlijk niks is om over te vergaderen, sla de vergadering dan over. In het geval er geen onderwerpen zijn wordt er niet vergaderd. Alle deelnemers zullen het waarderen dat je respectvol omgaat met hun veelal schaarse tijd. En het draagt bij aan effectiviteit, in dit geval die van de werkbare uren 😉

Tip 9: Bestaansrecht

In het geval een vergadering meerdere keren niet is doorgegaan moet het bestaansrecht serieus overwogen worden. Als de werkzaamheden blijkbaar gedaan konden worden zonder het houden van de vergadering, dan lijkt deze overbodig te zijn. In elk geval kan waarschijnlijk de frequentie van de vergadering omlaag. Let op dat je mogelijk het afblazen van (periodieke) vergaderingen wel even aan jouw leidinggevende moet uitleggen.

Tip 10: Besteed twee maal zoveel aandacht aan de agenda

Een vaak voorkomend probleem met vergaderingen is dat het doel niet geheel duidelijk is. Een goede agenda ondersteunt het behalen van het doel. Als organisator van de vergadering is het jouw verantwoordelijkheid om te zorgen voor duidelijkheid over het te behalen doel, en een agenda die bijdraagt aan het behalen van dat doel. Maak desnoods even een praatje met een van de deelnemers als je niet zeker weet waarvoor je de vergadering organiseert. Meer tijd besteden aan de voorbereiding bespaart veel tijd in de vergadering.

Tip 11: Halveer de vergadertijd

Wil je minder tijd besteden aan vergaderen, halveer dan gewoon de tijd die er voor ingeruimd is. Vergaderingen zijn net als accordeons, ze rekken gemakkelijk op en vullen alle tijd die ze krijgen. En hoewel het best heel gezellig kan zijn om met de collega’s bij te kletsen, doet het sterk af aan de efficiëntie. Reserveer voor meetings die eerst 2 uur duurden een uur, voor meetings van een uur 30 minuten, voor meetings van 30 minuten 15 minuten. De ervaring leert dat ze dan nog steeds effectief zijn, en in elk geval een stuk efficiënter.

Tip 12: De juiste mensen

Als we nog een stap terug zetten, en we kijken naar projecten waarvoor vergaderd wordt, zorg er bij het samenstellen van je projectteam dan voor dat dit de juiste mensen bevat. Een goed projectteam zal ook efficiënt en effectief vergaderen.
De praktijk leert dat dit niet altijd mogelijk is, maar als je de ruimte hebt om een eigen team samen te stellen, let er dan op dat projectleden in elk geval de volgende eigenschappen hebben:
1. Kies projectleden die aantoonbaar goed zijn in het op tijd leveren van de aan hen toebedeelde taken.
2. Kies mensen die goed kunnen communiceren, zowel mondeling als schriftelijk. Zorgvuldigheid in communicatie is belangrijk. Luister naar de vraag van de ander, koppel terug in je eigen woorden, verifieer dat je begrip van de situatie klopt, en beantwoord dan de vraag. Dit lijkt omslachtig, maar scheelt onderaan de streep veel tijd.
3. Zorg voor een team met verschillende persoonlijkheden. Er moeten zowel detaillisten als generalisten inzitten. Mensen die de laatste puntjes op de i kunnen zetten, en mensen die het grotere geheel in het vizier hebben.
4. Misschien wel de belangrijkste eigenschap die elk teamlid moet hebben is “coachability”. De bereidheid om feedback op hun werk te accepteren van de projectleider en van collega’s, om daar vervolgens hun eigen werk mee te verbeteren. De communicatie skills zoals in punt 2 beschreven zijn ook hier weer van groot belang. Vooral bij het geven van feedback.

Tip 13: Project Visie

Nu we het toch over het project zelf hebben, het hebben van een uniforme visie op het doel van het project zal ook helpen om de vergaderingen te verbeteren. Als iedereen goed weet waar het project heen moet, zorgt dat voor mee focus.
Het hebben van een sterke projectvisie is ook een goede toetssteen voor het doel van de vergadering. Als die twee niet op een lijn liggen, dan gaat er iets mis. Als de vergadering niet bijdraagt aan het doel van het project, is deze overbodig.
Omdat vanwege uiteenlopende redenen vaak niet duidelijk is “waarvoor we het precies doen” willen we wat dieper ingaan op het formuleren van een goede project visie. Zonder focus is de motivatie van mensen om het project, of het bedrijf in het algemeen, vooruit te drijven laag. Een aantal manieren om het team op de rails te houden is:
1. Laat het team de visie gezamenlijk definiëren tijdens de project kick-off. Zorg ervoor dat ieders mening aan bod komt. Nodig de mensen die nog niet bijgedragen hebben uit ook hun input te leveren. Op die manier wordt het een gezamenlijk gedragen visie.
2. Plaats de duidelijke en gedragen visie in je e-mail signature, en motiveer projectleden om dat ook te doen. Draag de visie gezamenlijk uit.
3. Grijp aan het begin van elke meeting even terug op de visie. Al is het maar als kop boven de agenda. Check regelmatig of mensen zich nog kunnen vinden in de visie, of dat deze bijgesteld moet worden.
4. Vraag in 1 op 1 gesprekken met projectleden hoe de projectvisie toepasbaar is op hun eigen, persoonlijke, situatie. Laat ze er over vertellen, daardoor krijgt het een persoonlijke betekenis en gaat het nog meer leven.

Tip 14: Vergader niet op maandag

Dinsdag en woensdag zijn veel betere dagen voor status meetings omdat iedereen dan op maandag de gelegenheid krijgt even bij te komen met hun werk of to-do’s van de vorige vergadering. Maandag is traditioneel vergaderdag in veel organisaties; als jij dat niet meer doet is de kans dat iedereen aanwezig is op je vergadering ook nog eens groter.

Tip 15: Maak een vergaderagenda template

Kort maar krachtig, een keer een goed template maken voor de agenda, de acties en de notulen bespaart je elke keer tijd. Dit template – de basisstructuur – gebruik je dan iedere keer weer opnieuw. Zo leert iedereen de structuur van de vergadering kennen, en dat zorgt ervoor dat je sneller kan werken.

Tip 16: Maak de volgorde van agenda logisch

Zet de agendapunten in volgorde van belangrijkheid. Probeer ook het aantal vergaderpunten zo veel mogelijk te beperken. Zo zorg je ervoor dat je in ieder geval de belangrijkste onderwerpen bespreekt en je het overzicht behoudt. Tegelijkertijd zorg je dat iedereen bij de les blijft doordat het geen h-e-l-e l-a-n-g-e vergadering wordt.

Boeken over dit onderwerp

Zes denkhoeden

Auteur: Edward de Bono
Dr. Edward de Bono wordt beschouwd als een internationale autoriteit op het gebied van conceptueel denken. In deze everseller verheldert hij op een originele manier alle ingewikkelde besluitvormingsprocessen. Door vanuit zes verschillende invalshoeken naar een probleem te kijken, komt u sneller tot een duidelijke oplossing.
Europrijs: 24,95
Bestellen

Ongewoon Goed Vergaderen – Een revolutie in vergaderland

Auteur: Rob de Haas
Trainer en coach Rob de Haas ontwikkelde ‘Ongewoon Goed Vergaderen’, een slimme vergadermethode waarmee de collectieve denkkracht in organisaties optimaal wordt benut.
Europrijs: 29,99
Bestellen

Meer boeken over communicatie vinden.




Summary
Voorbereiden van een vergadering, 17 tips
Article Name
Voorbereiden van een vergadering, 17 tips
Description
Vergaderen staat ook meestal niet bovenaan de lijst van het leukste deel van je werk. Het is geen gekke gedachte om vergaderen tot een minimum te beperken.
Author
Publisher Name
ITpedia
Publisher Logo

-- Printbare PDF-versie --


Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten: Geen
Sidebar