Effectief vergaderen, 12 tips

In het vorige artikel hebben we met name gekeken naar wat je in de voorbereiding kunt doen om beter te vergaderen. Hieronder volgen tips die je tijdens de vergadering kunnen helpen om zo effectief mogelijk te vergaderen.
Onderwerpen die slechts een deel van de deelnemers aangaan, bespreek je op een andere manier en op een ander tijdstip. Doe je dat niet, dan bestaat de kans dat sommige deelnemers afhaken. En zie hen er maar weer eens bij te krijgen als ze eenmaal afgeleid zijn. Door op deze manier te vergaderen ben je maximaal effectief en bespaar je enorm op de totale vergadertijd van de organisatie.

12 tips van Petear, met een inbedding in SharePoint (download de whitepaper).

Tip 1: Gebruik storytelling

Start de vergadering met een verhaal over een klantervaring. Zeker in het begin van een project(vergadering). Waar en voor wie doen we het ook alweer? De klant is vaak een ondergeschoven kindje in vergaderingen. Een voorbeeld uit de praktijk beklijft bovendien beter bij de deelnemers en zo zorg je er ook nog voor dat iedereen beseft dat elke vergadering iets moet bijdragen aan het aantrekken, binnenhalen en behouden van klanten – en de vergadering dus een duidelijk doel dient.

Tip 2: Als voorzitter iedereen erbij houden

Zorg voor focus. Als je mensen toestaat om hun tablets, smartphones of laptops te gebruiken tijdens een vergadering, dan zullen ze niet gefocust zijn op het bijdragen aan de meeting. In plaats daarvan zullen mensen mogelijk mailen, surfen of hun social media status bijwerken. Wees streng, als je niet bijdraagt ga je weg!

Tip 3: Staand vergaderen

Overweeg eens om staand te vergaderen. Er is steeds meer onderzoek dat wijst op een grotere efficiëntie van staand vergaderen. Er blijkt onder andere dat vergaderingen gemiddeld 30% korter duren, en minstens net zo effectief zijn. Natuurlijk is het niet altijd praktisch of mogelijk om staand te vergaderen, maar als het kan, probeer het eens. En maak bewust het vergelijk met de versie waarin je aan een tafel zit. Hebben de onderzoekers gelijk?

Tip 4: Maak vergaderspelregels

Stel aan het begin van een project vergaderregels op en bewaak deze tijdens de vergaderingen. Nuttige regels zijn onder andere:
• Houd je aan het onderwerp,
• Luister aandachtig naar elkaar,
• Gebruik geen elektronische apparaten tijdens de vergadering,
• Geef zorgvuldig feedback.
Vergaderingen zijn duur en je kunt het je met je team niet veroorloven om onnodig veel tijd aan vergaderingen te besteden.

Tip 5: Hou je aan de agenda

Stel je agenda op en reserveer voor elk item een zeker aantal minuten. Verspreid deze agenda onder de aanwezigen en hang hem op, of projecteer hem, tijdens de vergadering zodat iedereen gefocust blijft. En wees streng voor jezelf, hou je aan de agenda. Je deelnemers zullen het waarderen.

Tip 6: Manage de spreektijd per persoon

Niets laat een vergadering sneller uit de bocht vliegen dan een persoon die teveel tijd in beslag neemt. Merk je dat dit gebeurt onderbreek de persoon in kwestie dan door bijvoorbeeld te zeggen: “dank je voor je input, en nu is het belangrijk dat we ook de input van de anderen horen, zodat we tot een beslissing kunnen komen”. Een vergadering is een conversatie, geen monoloog. Wees hier streng in. Als je vanaf het begin duidelijke leiding geeft aan de vergadering weet iedereen waar hij of zij aan toe is, wat het groepsproces enorm zal helpen.

Tip 7: Begin en eindig altijd op tijd

Als je de tijd goed bewaakt zullen mensen voelen dat je respectvol met hun tijd omgaat, en eerder geneigd zijn om bij jouw vergadering aanwezig te zijn. Mensen stellen het zeer op prijs als je laat zien dat je begrijpt dat hun tijd waardevol is, ook voor jou. Nog een extra tip: laat vergaderingen nooit langer dan een uur duren. Veel langer dan 60 minuten kunnen mensen er over het algemeen niet hun aandacht bij houden, en belangrijker, nuttig bijdragen.

Tip 8: Vermijd saaiheid

Vergaderingen kunnen soms ongelofelijk saai zijn. Soms zelfs een verspilling van tijd, geld, geduld of andere eindige resources. Maar dat hoeft niet. Respectvolle en gefocuste conversatie is de sleutel tot effectieve vergaderingen. Een effectieve conversatie heeft vier ingrediënten:
1. Duidelijkheid
2. Openheid
3. Inzet
4. Volledigheid
Elk ingrediënt draagt op zijn eigen manier bij aan een goede conversatie. Als ze alle vier aanwezig zijn zorgt het voor een goede en interactieve conversatie. De kwaliteit van de conversatie zorgt er op zijn beurt weer voor dat iedereen met dezelfde inzichten de vergadering kan verlaten.
Laten we op elk van de vier iets dieper ingaan:
1. Duidelijkheid betekent dat iedereen hetzelfde begrip heeft van wat er besproken wordt.
2. Openheid zorgt ervoor dat iedereen kan zeggen wat hem of haar op het hart ligt.
3. Inzet betekent dat iedereen het er over eens is wie welke acties op zich neemt en wanneer deze zullen zijn afgerond.
4. Volledigheid betekent dat het onderwerp in zijn geheel is behandeld voordat er doorgegaan wordt naar een volgend onderwerp.
Als je bovenstaande 4 elementen weet te bewerkstelligen zullen je vergaderingen niet saai worden, en zal je versteld staan van wat je in korte tijd voor elkaar weet te krijgen.

Tip 9: Geef iedereen het woord

Vrijwel iedere groep heeft leden die meer aanwezig zijn dan anderen. Dat geldt ook voor vergaderingen. Vraag íedereen kort naar zijn mening over een besluit. Zo creëer je betrokkenheid en commitment. Ook levert dit veel tijdwinst op omdat je hiermee de kans vergroot dat eenmaal genomen besluiten niet voor een tweede of derde ronde in aanmerking komen.

Tip 10: Verhoog het vergadertempo

Voor efficiëntieverhoging in je vergaderingen kun je niet alleen de vergadertijd inkorten zoals bij Tip 11, je kunt ook zorgen voor een hoger tempo tijdens je vergadering. Hou ieders bijdrage kort en relevant, en zorg dat mensen niet afdwalen. Door de gang er in te houden zullen je meetings ook nooit saai worden, en houden mensen hun aandacht erbij.

Tip 11: Maak de agendapunten resultaatgericht

Kijk eens naar de vergaderonderwerpen uit je laatste agenda. Waren die resultaatgericht of meer algemeen gesteld? Maak je agendapunten resultaatgericht. Dus “kies een nieuwe projectleider” in plaats van “bespreken wie de nieuwe projectleider wordt”. Hierdoor is de kans groter dat je de vergadertijd gebruikt om dingen te DOEN in plaats van erover te PRATEN.

Tip 12: Maak een S.M.A.R.T.actielijst

Zoals je misschien wel weet werkt het goed om acties via de S.M.A.R.T. methode te structureren. Dus alles moet:
• Specifiek
• Meetbaar
• Aanwijsbaar
• Realistisch
• en Tijd georiënteerd zijn.
Zo weet iedereen wat er van hem wordt verwacht voor de volgende vergadering.
Iedere actie heeft maar 1 eigenaar. Gedeeld eigenaarschap leidt tot onduidelijkheid. De actielijst wordt tijdens of direct na de vergaderdag per mail rondgezonden.

Boeken over dit onderwerp

Het Rijnland veranderboekje

Auteur: Jaap Peters
Het thema werd al eerder aangestipt, maar is inmiddels zo centraal komen te staan in onze organisaties dat het een uitwerking verdient in een apart boekje.
Europrijs: 9,99
Bestellen

Decisions by Design

Auteur: Marjolijn de Graaf
Het handboek voor veranderaars en game changers om tot gedragen besluiten en betere resultaten te komen.
Europrijs: 29,9
Bestellen




Summary
Effectief vergaderen, 12 tips
Article Name
Effectief vergaderen, 12 tips
Description
12 tips die je tijdens de vergadering kunnen helpen om zo effectief mogelijk te vergaderen.
Author
Publisher Name
ITpedia
Publisher Logo

-- Printbare PDF-versie --


No votes yet.
Please wait...

Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten: Geen
Sidebar