De snelste methode om te profiteren van een Enterprise Social Network

Als de organisatie het idee heeft opgevat om een sociaal netwerk in de zetten voor alle interne en externe communicatie, hoe ga je dat aanpakken?

In een eerder artikel hebben we aangegeven dat we een roadmap hebben opgesteld als een plan van aanpak, welke elementen van belang zijn voor een succesvolle implementatie van een Enterprise Social Netwerk..

Zoals onze roadmap aangeeft zijn wij een sterke pleitbezorger van een gedegen en methodische aanpak. Dat wil niet zeggen dat we geen voorstander zijn van snelle acceptatie door de medewerkers  waardoor heel snel geprofiteerd kan worden van het nieuwe communiceren via het Enterprise Sociale Netwerk. (Quick Win).

De beste manier om snel resultaat te behalen is het veranderen van het huidige e-mail gebruik.

Pak als eerste het huidige e-mailgebruik aan:

  1. Breng in kaart het percentage waarvoor het huidige e-mail wordt gebruikt:
    • Interne bedrijfsinformatie. (mededelingen).
    • Algemene mededelingen (FYI  = for your info).
    • Vraagstellingen of zoeken naar informatie.
    • Vertrouwelijke informatie uitwisselen tussen kleine groepen.
    • Uitwisselen van documenten ( nieuwe revisies).
    • Afspraken regelen.
    • Gebruik van interne mailinglijsten ( ook de niet-project gerelateerde lijsten).
  2. Analyseer de postbussen inkomende berichten van een 25-tal medewerkers wat nauwkeuriger en kijk of de resultaten overeenkomen met het onderzoek van punt 1. Stel ook vast op welke manier deze mensen hun e-mail verwerken.
  3. Verplaats alle distributielijsten die niet vertrouwelijk zijn naar een blog. ( verander het e-mailadres van de distributielijst naar die van een blog). Mensen kunnen zichzelf voor de blog aan- of afmelden, waardoor de IT afdeling wordt ontlast omdat die dat niet meer hoeven te doen en de medewerkers worden ontlast omdat zij niet al die mails hoeven te openen, bekijken, verwerken enz. Dit gaat per medewerker vele uren per week schelen: ROI is eenvoudig:  Het aantal medewerkers x de gemiddelde tijd om een e-mail af te handelen x gemiddelde uurloon) plus de uren van de IT afdeling om de lijsten te beheren x gemiddeld uurloon.
  4. Organiseer alle projectteams in gesloten groepen (communities) en stimuleer een open manier van werken. Schaf de voortgangsbesprekingen af. Plan alleen meetings als een onderwerp niet  kan worden opgelost middels communicatie via het netwerk.  ROI : Het aantal medewerkers x het aantal uren dat in projectmeetings wordt besteed x gemiddeld uurloon.
  5. Stop of ontmoedig de medewerkers om de “cc” of “bcc”  adressering te gebruiken op hun e-mails. Moedig de medewerker aan om elk bericht dat een “cc” nodig heeft om deze in een blog of forum van het sociale netwerk te plaatsen. Alle “bcc” zouden verboden moeten worden.
  6. Stop of ontmoedig het e-mailen van documenten. Documenten dienen geplaatst te worden in een gedeelde map in het sociale netwerk.
  7. Stimuleer het beantwoorden van vragen te plaatsen in een blog post. Dit zorgt ervoor dat de vraagstelling maar een keer beantwoord dient te worden terwijl hij door velen is in te zien.
  8. Organiseer een herhalingscursus e-mail gebruik, met name voorlichting voor het communiceren van vertrouwelijke informatie, persoonlijke berichten en voor communicatie met externe contacten. Vele berichten kunnen automatisch worden doorgezet naar een gedeelde map op het sociale netwerk.

Alle bovengenoemde stappen gaan over het slimmer delen van bestaande informatie. De kosten die gepaard gaan met het beheren van deze informatie is nagenoeg verborgen. Het gaat hierbij om de vele uren die elke medewerker besteed aan het lezen van e-mails, het organiseren en verwijderen van e-mails en de uren die worden besteed aan herhalende beantwoording van dezelfde vragen. Deze verspilling van tijd komt niet direct aan de oppervlakte en wordt door medewerkers beschouwd als een onvermijdbaar onderdeel van het werk.

De accountants, en middels hen ook het management, zien geen harde cijfers van deze verspilling en wordt er dus ook niet ingegrepen. Maar het irriteert de medewerkers mateloos en als er een eind gemaakt kan worden aan deze misstanden zullen de medewerkers dit met open armen ontvangen.

Indien bovenstaande punten kunnen worden gerealiseerd bereikt men tevens een snellere acceptatie van een eigen Enterprise Social Netwerk en kan er worden gewerkt aan de echte business values:

  • Connecteren van mensen die aan gezamenlijke problemen werken en elkaar niet kennen.
  • Korte en directe interne en externe communicatielijnen.
  • Eenduidig en uniek beheer van informatie ( geen individuele in-box archivering, organisatie breed beheer).
  • Cocreatie, crowdsourcing, samenwerkingsverbanden met ecosysteem enz..
  • Fundering voor invoer van Het Nieuwe Werken.

Van belang is dat de bestaande irritaties en misstanden rondom e-mail worden opgelost voordat men van medewerkers kan verwachten dat zij een bijdrage gaan leveren aan een nieuwe manier van communiceren in – en buiten de organisatie. E-mail postbussen zijn demotiverende, kostbare en bodemloze putten.

Ga vervolgens te werk aan de hand van de roadmap, al dan niet aangepast aan de situatie en wensen van de organisatie.

De roadmap is op aanvraag beschikbaar en informatie hierover op ons blog:

Met vriendelijke groet,

Aad van den Kieboom, Pointer Networks

079 3319487

PS: Er is ook een ROI calculator beschikbaar die de financiële gevolgen zichtbaar maakt van een overgang van e-mail communicatie naar een Enterprise Social Netwerk.

Boeken over dit onderwerp

Kennismakingsspel

Auteur: Peter Gerrickens
Met behulp van het ‘Kennismakingsspel’ leert u anderen op een verrassende manier (nog beter) kennen. Het spel is niet alleen heel geschikt voor uiteenlopende werksituaties, maar ook voor de familie- of vriendenkring. Wanneer u elkaar al kent, ontdekt u met dit spel nieuwe dingen bij anderen.
Europrijs: 24,95
Bestellen

TRUE Brands

Auteur: Mark van de Grift
Hoe pas ik TRUE Branding toe om mijn bedrijf tot een succes te maken? De nieuwe generatie consumenten doorziet marketeers.

Europrijs: 18,99
Bestellen

Meer boeken over Het Nieuwe Werken vinden.


-- Printbare PDF-versie --


No votes yet.
Please wait...

Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten: Geen
Sidebar