9 Showstoppers die te voorkomen zijn

Showstoppers zijn onvoorziene problemen waardoor we een software product niet kunnen opleveren. Stel je de wanhoop voor wanneer het project dat we met veel elan en hard werken zijn begonnen, jammerlijk mislukt. Hoe triest het ook is, het is waar dat veel projecten hun doel volledig missen en leiden tot verspilling van tijd en moeite. Het is een grote klap voor de projectmanager en schaadt tevens het vertrouwen van alle teamleden die bij het project betrokken zijn. Zo’n gebeurtenis noemen we een “showstopper”.

In veel gevallen opperen we wilde ideeën en laten we de gedachten de vrije loop over het starten van een project. Meestal komen we al snel tot de conclusie dat het toch niet zo’n goed idee is. In de hier genoemde showstoppers was men echter al met het project gestart. En nu moeten we het vroegtijdig afbreken, au!

Signalen voor showstoppers

Vaak voelen teamleden al eerder signalen die aangeven dat er iets niet klopt, dat het project niet die veranderingen brengt die worden beoogd. Soms zijn de tekens duidelijk maar soms zijn ze verborgen. Ongeacht aan welk project we ook werken, er zijn maar weinig signalen die er keihard op wijzen dat het beter is voor het team en het bedrijf om het project te beëindigen. De meeste mensen verzwijgen deze signalen bovendien liever omdat ze niet negatief over willen komen. Binnen het project heerst namelijk nog een positieve Can-do sfeer en die is belangrijk voor succes.

9 veel voorkomende oorzaken van showstoppers

Hier zijn de rode vlaggen waar we op moeten letten:

1. Gebrek aan commitment van belanghebbenden leidt tot showstoppers

Om een project te laten slagen is het nodig dat de opdrachtgever, de klanten of de business units er volledig achter gaan staan. De volgende problemen zijn een recept voor mislukking:

• Onvoldoende steun van het senior management.
• Gebrek aan zichtbaarheid van het project.
• Het project is gestart om een heel ander probleem of geschil op te lossen.
• Bedrijfspolitiek en geschillen tussen belanghebbenden die een grote impact hebben op de stabiliteit van het project.
• De moederorganisatie bestaat niet meer, er waait een andere wind door het bedrijf.

2. Gebrek aan betrokkenheid van de teamleden

Gebrek aan commitment is een oorzaak die buiten het projectteam ligt. Maar ook binnen het projectteam kunnen zich vergelijkbare problemen voordoen. Hoe goed ons team ook is, de resultaten worden al snel minder door de volgende oorzaken:

• Gebrek aan motivatie en toewijding om iets te bereiken van teamleden vanwege onrealistische tijdschema’s, projectdoelstellingen en verwachtingen.
• Het nemen van slechte beslissingen op een hoger niveau die reflecteren op de motivatie van de projectleiding.

3. Gebrek aan vaardigheden binnen het team

Er zijn gevallen bekend van projecten die men niet meer durfde te stoppen omdat er al tientallen miljoenen geïnvesteerd waren. Stoppen is dan een enorme kapitaalvernietiging. De werkzaamheden waren te positief ingeschat zoals bijvoorbeeld de data conversie, het testen en de on boarding van de gebruikers. Wanneer het project niet meer onder controle is of wanneer schade niet meer te repareren is, weet je dat het tijd is om het project te beëindigen. De oorzaken van dit soort problemen zijn vaak:

• Slechte managementvaardigheden van de projectleiding.
• Tekorten aan adequate personele middelen en kennis.
• Gebrek aan projectplanning.
• Gebrek aan communicatie, samenwerking, tijdregistratie, training enzovoort.
• Requirements verkeerd uitgelegd.

4. Andere prioriteiten krijgen voorrang

Bedrijven starten vaak meerdere projecten tegelijkertijd op. Er zijn echter altijd projecten die meer tijd, energie en middelen vergen dan verwacht. Als een klein project ons ervan weerhoudt de benodigde middelen toe te wijzen aan een groter, belangrijk project, is het verstandig om het kleinere project los te laten. Bekende oorzaken zijn:

• Invoering van een nieuwe wet of regelgeving krijgt voorrang.
• Medewerkers, tools of andere resources komen niet beschikbaar voor het project door dat ze op andere projecten zijn ingezet.

5. Problemen met de funding

De voorbereiding, uitvoering en implementatie van een project kosten geld. En zonder geld geen project. Tijdens een project kunnen zich op dat vlak de volgende problemen voordoen:

• Het budget staat niet meer in verhouding tot de planning, maar men is niet bereid om het te verhogen.
• Onverwacht hogere kosten dankzij verkeerde aannames ten aanzien van investeringen in hardware, public relations of andere zaken.
• Het niveau van het personeel blijkt onvoldoende. Er moet extra ondersteuning of  professioneel advies worden ingehuurd.
• Opdrachtgever komt in financiële problemen.
• Requirements of specificaties veranderen fundamenteel, zodat het onderliggende contract dienovereenkomstig moet worden gewijzigd.

6. De businesscase klopt niet (meer)

We maken in de planningsfase zelf een schatting van de totale kosten van het project. Een paar duizend dollar verschil hier en daar is te overzien, maar als we zien dat de bedragen ver boven onze schattingen liggen, is het beter om tijdens de initiatiefase al een einde te maken aan het project. Het zelfde geldt als we de geschatte opbrengsten naar beneden moeten bijstellen. De volgende signalen mogen geen groen licht krijgen.

• Door te hoge projectkosten of te lage projectopbrengsten wordt de projectwinst beduidend lager dan verwacht.
• Het beoogde resultaat van het project raakt overbodig en is niet meer nodig.
• Onvoldoende terugverdientijd.
• Als het project niet goed past in het strategisch plan van het bedrijf.

7. Ontwerpfouten

Een SaaS bedrijf kan van plan zijn een software update uit te brengen maar vervolgens ontdekken dat een nieuw aspect van het project nadelig kan zijn voor gebruikers. In dat geval moeten ontwikkelaars de update uitstellen of annuleren. Als de realisatie al gevorderd is lopen de kosten nog meer op. Daarom trekken we de stekker a.s.a.p. uit het project.

8. Testproblem en Ontwikkelfouten

Als het ontwerp en de ontwikkelaars goed zijn, maar de software doorstaat de test niet is er iets fundamenteel fout. Het is triest om te zien dat een project tijdens het testen mislukt. Als de teamleden echter alles hebben gegeven wat ze konden en het project nog steeds niet kan slagen, is het een verstandige keuze om het project stop te zetten in plaats van er opnieuw twee keer zoveel energie en middelen aan te besteden. De redenen zijn meestal technisch van aard:

• Het ontwerp kan functioneel onmogelijk op het gekozen platform werken.
• De gekozen database technologie kan de hoeveelheden data niet aan.
• Er is onvoldoende rekening gehouden met de impact van gekoppelde systemen en schaduw IT.

9. De opdracht is niet goed gefundeerd

Eigenlijk zouden we dit overzicht met deze oorzaak moeten beginnen want het is de meest voorkomende oorzaak. Nu staat hij als uitsmijter in dit artikel en heeft geen verdere toelichting nodig. Denk aan:

• De scope en de doelstellingen van het project zijn niet helder.
• De beoogde resultaten zijn niet levensvatbaar.
• De moederorganisatie verandert haar strategie en het project ondersteunt deze nieuwe strategie niet.
• Noodzakelijke raadvoorwaarden verdwijnen.
• De risicofactoren zijn onjuist ingeschat.
• Onvoldoende risicoprocedures en geïmplementeerde beheersmaatregelen.

Het voorkomen van showstoppers

Deze opsomming laat zien dat we niet onbezonnen met een IT project moeten beginnen. We moeten er voor zorgen dat we onze zaakjes al in een vroeg stadium hebben geregeld. De meeste showstoppers zijn namelijk vroegtijdig te herkennen. En als ze niet voorspelbaar zijn moeten we ze in de risico-analyse meenemen. Als uit de analyse blijkt dat de kans groot is dat zich een showstopper voordoet moeten helemaal niet aan het project beginnen. Want als we vaak werken aan projecten die worden afgebroken worden we daar niet gelukkiger van.

Discussieer mee op LinkedIn.