Het verschil tussen uitgangspunten en projectscope

De kans is groot dat de uitgangspunten en projectscope in ons projectplan zijn verward. Ze worden willekeurig gebruikt waardoor we niet weten waar de werkelijke grenzen liggen. Zonder dat we het door hebben leiden deze vaagheden tot een vaag project, waarmee het in gevaar komt.

Wat zijn uitgangspunten?

Uitgangspunten zijn niet meer dan een eenvoudig overzicht van onze projectideeën. Ze zijn input voor de projectscope maar hebben minder kracht. Uitgangspunten associëren we bovendien vaak met projectvoorstellen, samenvattingen, uitsplitsingen of de randvoorwaarden van het project.

Voordat we de uitgangspunten vastleggen moeten we beseffen waar het feitelijk om gaat. Project uitgangspunten zijn de aannames die de betrokkenen vooraf in hun hoofd hebben, maar nog niet hebben ge-uit. Ze zijn echter van strategisch belang zijn voor het project. Aan het eind van het project gaan deze betrokkenen namelijk de uitkomst vergelijken met hun verwachtingen en dat kan tot teleurstellingen leiden.

SaaS projecten vergen een lager budget dan traditionele projecten. De kosten zitten immers vooral in het maandelijkse abonnementsgeld. Dat maakt het eenvoudiger om even snel een SaaS project te starten waarbij het afstemmen van de aannames er vaak bij in schiet. Het is echter verstandig om ze vooraf met elkaar te bespreken en om overeenstemming te krijgen.

14 vragen om uitgangspunten boven tafel te krijgen

Door een aantal vragen te beantwoorden, kunnen we de uitgangspunten helder in beeld brengen:

1. Waarom starten we dit project op?
2. Wat is het werkelijke probleem dat ons ertoe aanzet om het project door te zetten?
3. Wat is ons einddoel?
4. Welke andere resultaten kunnen we verwachten?
5. Zijn er voldoende budgetmogelijkheden?
6. Wie zijn al de sponsoren van het project?
7. Wat zijn onze verantwoordelijkheden als projectteam?
8. Welke ontwikkelomgevingen en methodologieën zijn beschikbaar?
9. Heeft de uitvoering van het werk gedetailleerd toezicht nodig?
10. Wanneer moet het project beginnen en wanneer eindigen?
11. Waar en hoe gaan we het project uitvoeren?
12. Welke methoden zijn nodig om de informatie te analyseren?
13. Welke prestatie-indicatoren kunnen behulpzaam zijn bij het evalueren van het resultaat?
14. Wie is de opdrachtgever?

Als de opdrachtgever en de projectleider overeenstemming over deze vragen hebben bereikt voordat het project begint, zullen ze waarschijnlijk veel onnodige herzieningen of “daar hebben we niet om gevraagd” momenten tijdens en na het project vermijden.

Belangrijkst elementen van de project uitgangspunten

Het uitwerken van de uitgangspunten levert een aantal inzichten op:

1. Het profiel van het project

Dit gedeelte moet een overzicht bevatten van de project info. Het helpt het projectteam bovendien om de klant en het project te begrijpen. De randvoorwaarden, de bedrijfsmissie en een lijst met concurrenten kunnen we hier ook opnemen.

We moeten duidelijk maken of we iets nieuws bouwen of iets herontwerpen dat al bestaat.

2. Doelstellingen / doelen

Een projectdoel moet een duidelijke en meetbare verklaring zijn van de bedrijfsresultaten die het project moet bereiken. Het moet bovendien de verwachtingen benadrukken van wat we hopen te bereiken.

3. Doelgroep

In veel gevallen is het uitermate belangrijk om een ​​goed begrip te ontwikkelen van de gebruikers die met het product zullen communiceren. We moeten daarom onderzoek doen naar de doelgroep van de klant.

4. Begroting

Aan alle uitgangspunten die we verzamelen koppelen we een begroting. Zodoende krijgen we een budget indicatie voor het project.

Wat is een projectscope?

De scope van een project beschrijft redelijke grenzen van het project en bepaalt tevens wat in het project is opgenomen en wat niet. De projectscope is daarom een belangrijke voorwaarde om een project te kunnen starten. De projectscope dient daarom als een efficiënt instrument om beslissingen te nemen over de start van het project. Hoe identificeren we de projectscope en waarom zijn de uitgangspunten zo belangrijk?

Het nut van een projectscope

De scope definiëren we als meetbare en controleerbare kenmerken en is nauw verbonden met de projectdoelstellingen. Ze creëert een holistische projectbeleving, bepaalt limieten en uitsluitingen van het project en bepaalt de projectomvang in termen van verwachte resultaten.

Om de scope voor een project te identificeren, is het echter nodig om duidelijk items te definiëren die binnen of buiten het project vallen. Het gaat over het definiëren van de limieten en uitsluitingen voor het project. De opdrachtgever moet de projectscope tevens kennen om te beslissen we of een bepaald product, dienst of vereiste in het project moeten opnemen of niet. De projectmanager gebruikt de projectscope tevens om een ​​verbeterplan op te stellen en het begin en einde van het verbeterproces te definiëren.

Projectscope identificeren

Er zijn verschillende factoren waarmee we rekening moeten houden bij het identificeren van de projectscope. Deze factoren zijn:

• Projectdoelen. Wat wordt er verwacht te bereiken bij voltooiing van het project? De projectdoelen zullen de omvang van het project en de totale duur bepalen, dus de projectscope zullen we bepalen door rekening te houden met de hoge verwachtingen van het project.
• Belangrijkste projectfasen. Projecten kennen vijf fasen. Deze fasen zijn meten, plannen, produceren, introduceren en beheren. De meetfase en de beheerfase zullen de grenzen zijn van project in termen van het implementatieproces.
• Product toepassingsgebied. De belangrijkste functies en kenmerken van het product dat we met het project produceren, leggen we vast in de productomschrijving. De identificatie van projectscope hangt bovendien af van de vereisten aan het product.
• Groepsverantwoordelijkheid. De rollen en verantwoordelijkheden van de teamprojectleden leggen we vast in het Projectplan. De projectscope is afhankelijk van de verantwoordingsplicht van het projectteam. Dat wil zeggen: wie neemt welke rol en welke taak of plicht op zich tijdens het project.

Waarom identificeren we een projectscope?

Dankzij een duidelijk omschreven en geïdentificeerde projectscope, kunnen managers een projectomgeving creëren. Daarin kunnen zij individuen en teams in staat stellen om hun eigen activiteiten en taken te managen en om verwachte resultaten te produceren.

De identificatie van de projectscope maakt het mogelijk het algehele projectmanagementproces te verbeteren. We kunnen zo het verantwoordingsniveau verhogen door de principes van delegatie en teamwerk opnieuw te definiëren. Als we een nauwkeurige scope voor ons project hebben vastgesteld, kunnen teams betere prestaties leveren. Ze kunnen een algehele verantwoordelijkheid tonen, omdat ze duidelijk weten wat ze binnen het project moeten doen en wat buiten hun taken valt.

Een goede projectscope is van cruciaal belang

Een goede projectscope is van cruciaal belang voor het maken van de projectomschrijving. Het maakt het mogelijk om groepsaansprakelijkheid in te stellen, inclusief rollen en verantwoordelijkheden. Als we een variërende of geen projectscope hebben, zal ons team niet in staat zijn om de taken en verantwoordelijkheden uit te voeren. Er is namelijk geen basis om te kunnen delegeren en de teamprestaties te managen.

Uitgangspunten naar projectscope vertalen

Het woord projectscope verwijst naar de randvoorwaarden. Dat wil zeggen dat het gaat om harde grenzen. Als we niet binnen de scope van ons project blijven is dat een recept voor ellende. Het is de truc om in de uitgangspunten voldoende validatie vinden om binnen de projectscope vast te leggen. Het vaststellen van de uitgangspunten heeft al heel veel input opgeleverd voor de projectscope. Als we de uitgangspunten SMART maken, dat wil zeggen Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Realistisch en in een Tijdframe, kunnen we ze vertalen naar de projectscope. Lukt dat echter voor de belangrijkste uitgangspunten niet, moeten we ons serieus afvragen of het project wel haalbaar is.

Discussieer mee op LinkedIn.