IT Onderhoud en IT Beheer, zijn niet hetzelfde

Is IT Onderhoud hetzelfde als IT Beheer? Voor sommigen is het misschien een semantische discussie terwijl anderen deze woorden zelfs als synoniemen beschouwen. Niets is minder waar, er zijn echter wel duidelijk grote verschillen. Na het lezen van dit artikel mag je beslissen of er wel of geen verschil is.

Beheer en onderhoud

Als we software in gebruik nemen gaat dat helaas meestal niet zonder problemen. Gebruikers lopen namelijk tegen bugs en verkeerde instellingen en de opdrachtgever vraagt om aanpassingen en verbeteringen. Om te garanderen dat software goed blijft werken is daarom een mix van services noodzakelijk: IT onderhoud en IT beheer.

Definities IT Onderhoud en IT Beheer

Laten we eerst eens kijken hoe de verschillende worden uitgelegd en in de IT gemeenschap worden gebruikt:

IT Onderhoud

• Handelingen die nodig zijn om systemen te handhaven.
• Het in onderhoud hebben van machines of systemen.
• De werkzaamheden die nodig zijn om een systeem, applicatie, netwerk, database, etc. in goede conditie te houden.

IT Beheer

• De organisatie en coördinatie van de activiteiten met als doel om bepaalde IT doelstellingen te bereiken.
• Het voeren van management, controle over hard- en software.
• Maar ook het beheer voeren over databases, koppelingen, netwerken, methodes en technieken.

Verschillen

Als we deze definities bekijken, zien we een paar opvallende zaken die wijzen op verschillen:

1. IT Onderhoud gaat over de werkwijzen en taken die nodig zijn om de status quo te handhaven.
2. Het IT Onderhoud is reactief handelen dat gericht is op de zorg en het werkend houden van systemen.
3. IT Beheer gaat over proactief managen van iets dat onder onze verantwoordelijkheid valt.
4. Het IT Beheer vereist eveneens vaardigheden om activiteiten van een organisatie of team te managen en onder controle te hebben.

Om het onderscheid tussen IT Beheer en IT Onderhoud duidelijker te maken zetten we verschillende woorden die in dezelfde context vallen onder en naast elkaar. Hier zijn enkele mogelijke woordassociaties:

IT Beheer	IT Onderhoud
Proactief	Reactief
Preventief	Correctief
Leidend	Reagerend
Projectmatig	Planmatig
Change management	Problem management
CAPEX	OPEX
Methodisch	Technisch
Kostenbesparend	Kostenpost
Verbeteren	In stand houden
Verlenging levensduur	Tot het uiterste benutten

Als het gaat over IT en de IT organisatie zit het verschil tussen beheer en onderhoud in deze woorden. IT Beheer is meer dat alleen onderhoud. Beheer kan en moet namelijk proactief zijn in het zoeken naar manieren om het systeem te handhaven, om het voor de toekomst te behouden en om het te onderhouden.

Gepland IT onderhoud

Soms is een systeem buitengebruik wegens gepland onderhoud. Kan dat eigenlijk wel? Moet dat niet gepland beheer zijn? Hier voor moeten we dus de vergelijking met onze auto maken. Die staat ook wel eens een dag in de garage voor onderhoud. De olie en de filters worden vervangen, het motor management wordt gecheckt en de errors worden nagelopen. Tevens worden alle beveiligingsopties ge-update. Je krijgt er geen nieuwe auto van maar hij kan weer een jaartje langer mee.

Je kan je voorstellen wat er gebeurt als een systeem niet buitengebruik zou zijn tijdens een systeem update. Een gebruiker opent data om die te wijzigen terwijl het database schema wordt aangepast. Als hij de data dan weer wil terugschrijven naar de database is de indeling veranderd. De verwerking kan op die manier helemaal fout lopen. In zo’n geval zou ik toch liever spreken van gepland beheer!

Moderne IT systemen worden zo min mogelijk buitengebruik genomen voor gepland onderhoud. In de huidige 24 uurseconomie kan men zich dat namelijk niet meer veroorloven. Niet te min kunnen we tijdens een WordPress update wel eens een melding krijgen: “Gepland onderhoud, probeer het later nog eens.” Al is het maar voor 5 minuten, bij drukbezochte websites moet hier wel opgelet worden. Plan het IT Onderhoud (beheer in mijn ogen) op het meest gunstige moment anders lopen we te veel business mis.

De essentie van Beheer

Beheer zorgt er voor dat het systeem goed blijft aansluiten op de behoeften van de business. Daarom moeten beheerders hun kennis op peil houden en bijblijven met de nieuwste technische ideeën. IT Beheer heeft betrekking op beveiliging, budgettering, Life Cycle Planning, duurzaam gebruik en meer. IT beheerders hebben bovendien de opdracht om te zoeken naar manieren om hun systeem beter in te stellen, te ontwerpen en te gebruiken. Dit is wat anders dan het uitvoeren van opdrachten of het plichtmatig uitvoeren van werkinstructies.

Implementatie van IT Beheer

Bij de grotere bedrijven is het IT Beheer goed ingeregeld en maakt men tevens onderscheid tussen Systeembeheer (technisch), Applicatiebeheer (ontwikkelaars) en Functioneel beheer (Business). In de kleinere bedrijven wordt dat onderscheid ook vaak onderkend maar worden Systeembeheer en/of Applicatiebeheer uitbesteed.

IT beheerders hebben vaak kennis van de business processen en de workflow van het bedrijf. Als het IT Beheer goed geregeld is worden alle elementen van een systeem goed doordacht en zullen er weinig storingen zijn. Zeker als een systeem enige jaren in gebruik is moet het als een geoliede machine lopen.

Van onderhoud naar beheer

Een simpele manier om over het verschil te denken is dat IT onderhoud er voor zorgt dat alles soepel en efficiënt blijft lopen, maar dat IT Beheer meer met vooruit plannen, continu verbeteren, risico’s managen, beschikbaar stellen en proactief zijn te maken heeft.

Het plannen van onderhoud is dus een onderdeel van beheer. Als je je eigen IT in ogenschouw neemt, biedt je dan IT Beheer of alleen IT Onderhoud? Beide zijn belangrijk … maar er is een verschil.
Maak daarom de keuze om je systemen te gaan beheren. Frameworks zoals ITIL, ASL en BiSL helpen je daarbij. Het verzekert niet alleen dat je IT het morgen nog doet maar ook voor volgend jaar heb je er nog iets aan.

Discussieer mee op LinkedIn.