RFP, of wel de offerte-aanvraag volgens vaste indeling en procedure volgt na de RFI. De RFP leidt uiteindelijk tot een shortlist van geschikte kandidaten.
Gebruik van de request for proposal (RFP)
Uit de antwoorden van de RFI selecteren we de best scorende leveranciers, deze krijgen daarna een uitgebreidere lijst met vragen toegezonden. Dit noemen we ook wel “Request For Proposal (RFP)”. Om een helder beeld te krijgen van de software en de leverancier gaan we in deze vragenlijst in op al de wensen en eisen die gedefinieerd zijn. De documenten met requirements uit de vorige fase kunnen we als bijlage toevoegen aan het RFP. We vragen tevens een indicatie van de kosten van de software dan wel SaaS oplossing.
Belangrijke vragen in de RFP zijn:
Hoe gebruiksvriendelijk is de software?
Is er keuze voor taalinstellingen?
Is de interface aanpasbaar?
Kunnen we tevens gemakkelijk data uitwisselen met andere softwarepakketten of SaaS oplossingen?
Is er een rapportage tool?
Hoe worden zowel de gebruikers als beheerders getraind?
Is er een helpdeks?
Hoe wordt de implementatie begeleid?
Is er goede documentatie aanwezig?
Zijn er zowel gebruikers- als beheerdershandleidingen?
Is deze informatie alleen op papier, of ook digitaal of online beschikbaar?
Wat kost het jaarlijks onderhoud en eventueel applicatie/versie beheer?
Van de software en de verschillende benodigde modules?
Moeten er ook extra kosten voor maatwerk worden gemaakt?
Wat kosten de basisconfiguratie en het instellen van de werkplekken?
Is er tevens speciale hardware nodig en welke kosten zijn hiermee gemoeid?
Wat gaat de conversie kosten?
En hoe hoog zijn de trainingskosten?
De uitnodiging om offerte uit te brengen
In de uitnodiging om een offerte volgens het RFP te maken geven we het volgende aan:
Om welke SaaS toepassing of software pakket het gaat.
Een beschrijving van functionaliteit, waaronder welke modules geïmplementeerd moeten worden.
De omvang van het software systeem waaronder het aantal gebruikers en locaties.
De samenstelling van het sourcingteam / inkooporganisatie en hoe ze te bereiken zijn.
Doel van het RFP, b.v. verkrijgen gebruikslicenties of afsluiten beheerovereenkomst.
De contractduur van de af te sluiten licentie/overeenkomst.
Welke procedure gevolgd wordt tijdens het RFP traject inclusief de gelegenheid om vragen te stellen.
Aanvaardingsvoorwaarden voor de offerte. Zoals volledig en op tijd ingeleverd op het juiste adres. Het benodigde aantal exemplaren, ondertekening door een bevoegd persoon, nummering van de bijlagen en een elektronische versie kunnen tevens randvoorwaarden zijn. De uit te brengen offerte dient zowel geheel kosteloos als vrijblijvend te zijn.
Welke contractvoorwaarden van toepassing zijn bij gunning.
Hoe de RFP moet worden opgezet waaronder de hoofdstukindeling.
Welke inhoudelijke documenten aanvullend opgenomen moeten worden in de bijlagen.
De gunningscriteria zoals bijvoorbeeld de economisch voordeligste aanbieding, de prijs en de contractvoorwaarden.
Tijdsplanning en sluitingsdatum van het offertetraject. Geldigheid van de offerte b.v. 90 dagen.
Een begrippenlijst waarbij wordt uitgelegd wat met bepaalde begrippen wordt bedoeld.
RFP begrippen
Inschrijver: de gegadigde die een offerte indient.
Kandidaat inschrijver: de geselecteerde partij die van de aanbesteder de offerteaanvraag heeft ontvangen.
Offerte: een door de inschrijver ingediende offerte op de door de aanbesteder toegezonden offerteaanvraag.
Offerteaanvraag: de beschrijving van de op te leveren software en activiteiten, de daarbij behorende gegevens, technische specificaties en de door de aanbesteder te hanteren voorwaarden waar de inschrijver bij het uitvoeren van de opdracht aan moet voldoen, alsmede de beschrijving van de wijze waarop en de criteria waarmee de aanbesteder de leverancier zal selecteren.
Pre-bid meeting: bijeenkomst waarin aan alle kandidaat inschrijvers een mondelinge toelichting op de offerteaanvraag wordt gegeven.
Preferred supplier: best scorende inschrijver.
Aanvullingen op de RFP
Geef aan welke informatie we aanvullend willen ontvangen en hoe, bijvoorbeeld:
Commerciële aspecten zoals:
Prijsspecificaties.
De hoeveelheden.
Prijstabel.
Prijsaanpassingen.
Verklaringen.
Inhoudelijke aspecten zoals:
Service Level Agreement.
Certificeringen van medewerkers.
Vertragingen.
Rapportages.
Implementatie aspecten.
Onderhoud aan de software.
Opleidingen en documentatie.
Investeringen.
De Shortlist van geselecteerde leveranciers
De offerte die aan alle gestelde eisen voldoet en het de beste invulling geeft aan de hierboven genoemde gunningscriteria, zien we als de economisch voordeligste aanbieding. Na een grondige vergelijking van de antwoorden die al de leveranciers hebben ingestuurd kunnen we een shortlist opstellen. Deze bestaat echter uit maximaal 3 leveranciers. Met deze leveranciers gaan we de volgende stap van het selectieproces in: Bedrijfscase & Product demo.
Sharing IT Best Practices with you
Discussieer mee op LinkedIn.
