Request For Information (RFI)

Het verzoek om informatie (RFI)

In deze fase van het project sturen we de leveranciers op onze longlist een korte vragenlijst. Dit noemen we ook wel “Request For Information (RFI)”. De vragenlijst bevat vragen over alle must-have criteria, algemene bedrijfsinformatie over de leverancier en bovendien de penetratiegraad van de software in de branche.
Als het aantal geselecteerde leveranciers op de longlist erg groot is kan het raadzaam zijn om het verzamelen van informatie op te splitsen.  Is de selectie kleiner (beneden de 10 leveranciers) is het raadzaam om in het verzoek om informatie zowel de vragen van het RFI als het RFP op te nemen.

De Request For Information vragenlijst

De vragenlijst die we sturen aan de leveranciers op de longlist is voor iedereen hetzelfde, zo kunnen we straks dus eenvoudig de verschillende aanbieders met elkaar vergelijken en een gefundeerde selectie maken.
Een RFI moet ons ook minimaal antwoord geven op de volgende vragen:

• Hoe betrouwbaar is de leverancier?
• We willen hier ook vragen stellen over de historie van het bedrijf.
• Haar financiële positie.
• Een tevens de bedrijfsgrootte.
• Hun ervaring in de branche is bovendien van groot belang.
• Maar ook de historie van het software pakket, of SaaS oplossing.
• Hoe is het versie verloop?
• Hoeveel organisaties gebruiken de software?
• Is het tevens mogelijk inspraak te hebben op de ontwikkeling van de software?
• Welke referenties kunnen ze opgeven?
• Welke licentiestructuur hanteren ze?
• Wat voor ondersteuning kunnen ze bieden?
• En tenslotte: Hoe lang ondersteunen ze oudere versies?

De RFI beslissingstabel

De vragenlijst is input voor de beslissingstabel. Ieder criterium moeten we voorzien van een gewicht. Datgene wat we belangrijk vinden moet dus het zwaarste wegen in de afweging. De must-have criteria zijn echter knock-out criteria. Als de software oplossing functioneel niet voldoet die het sowieso af.
De beoordelaars mogen geen rekening houden met het gewicht maar moeten het criterium objectief waarderen. De score is daarom het gewicht maal de waarde. De software met de hoogste totaalscore is dus de grootste kanshebber.

RFI beslissingstabel	gewicht	waarde	score
selectiecriterium
Kwaliteit
Functionaliteit
Integratie­­
Innovatie en technologie
Service
Continue verbetering
Partnerschap
Belang van ons voor de leverancier
Diversiteit van de leverancier
globalisering/lokalisatie
Betrouwbaarheid leverancier
Betrouwbaarheid software c.q. SaaS
Licentie structuur
totalen:

Selectiecriteria met voorbeeldvragen

Selectiecriteria	Vragen
Kwaliteit	Welke certificeringen zijn er? (ISO, QS, …)? Geef de certificaten weer. Hoe is de certificering geborgd? Geef tevens de auditplanning aan. Hoe worden de resultaten aan de klant meegedeeld? Hoe is de kwaliteit van de software geborgd? Geef ook het testtraject en het versiebeheer aan.
Functionaliteit	Zijn de must-have functies in de software toepassing aanwezig? Geef een opsomming van de modules en hun functies.
Integratie	Kent de toepassing ook externe koppelingen met andere software toepassingen? Hoe zijn die gerealiseerd? Is er een SaaS variant van het pakket? Welke ontwikkelsoftware en/of productiesoftware is er in gebruik?
Innovatie en technologie	Liggen er exclusieve rechten/eigendomsrecht op de software? Omschrijf het eigendomsrecht. Is de software modern en up-to-date voor de laatste technologie en regelgeving? Welke investeringen zijn er voorzien op de software? Zijn er voldoende experts voor de ontwikkeling in de markt bekend?
Service	Is er een SLA? Worden de prestaties t.o.v. de SLA gemeten en teruggekoppeld naar de klant? Is er een overzicht van het wijzigingsproces/-procedure? Wat is de gemiddelde hersteltijd op een systeem fout? Is er een ingewerkte servicedesk?
Continue verbeteren	Is er een programma voor continue verbetering? Omschrijf het releasebeleid. Worden de resultaten van metingen op het gebied van productie, kwaliteit, kosten en andere factoren zichtbaar gemaakt en voorgesteld (aan personeel, klanten, …)? Is er al een actieve gebruikersgroep met inspraak op de functionaliteit?
Partnerschap	Geef aan wat een partnerschap met een klant voor u betekent. Ziet u de relatie met ons eerder als een partnership of als een klassieke klant?
Belang van ons voor de leverancier	Top drie van uw klanten? Hoeveel % van uw omzet vertegenwoordigen zij? Hoeveel % van uw omzet vertegenwoordigt onze branche? Wat is het belang voor u van ons als klant?
Diversiteit van de leverancier	Levert u alleen deze software of is er een gevarieerd aanbod? Heeft ook u kennis van onze branche? Wat zijn uw kernactiviteiten? Wat zijn de andere activiteiten?
Globalisatie/ lokalisatie	In welk land wordt de software gemaakt? Wat is het klantenbestand in binnen Europa? Waar in hoofdzaak?
Betrouwbaarheid leverancier	Toon ons de historie van het bedrijf. Geef aan wat de financiële positie van het bedrijf is (omzet/winst/prognose). Geef aan wat de bedrijfsgrootte is.
Betrouwbaarheid van de software	Hoe is het versie verloop van het software? Hoeveel implementaties zijn er in gebruik? Geef tevens aan welke andere organisaties als referentie voor de software worden opgegeven.
Licentie structuur	Wat zijn de implementatie kosten? Wat zijn de kosten per (concurrent) user? Hoe is tenslotte de kostenstructuur opgebouwd?

RFI Procedure

Als aanbestedende partij dienen we dit spel netjes en zorgvuldig te spelen. Zo mogen we leveranciers dus niet tegen elkaar uit te spelen en geldt voor iedereen dezelfde regels. Iedere leverancier krijgt daarom dezelfde informatie op dezelfde tijd. Leveranciers moeten ook de tijd krijgen om hun aanbieding voor te bereiden.

Discussieer mee op LinkedIn.