SISP 0.7 SISP fasering

Fasering van het project. Het selecteren en implementeren van SaaS of een ander standaard software pakket gebeurt in een aantal stappen. Dit worden ook wel fases genoemd. Iedere fase levert een resultaat op dat beoordeelt kan worden en bepalend is voor de uitvoering van de volgende fase. Omdat deze fases na elkaar worden uitgevoerd wordt dit ook wel een watervalmethode genoemd. In deze methode is het is niet noodzakelijk om alle fases volgtijdelijk te doen.

Hybride agile aanpak

Er is een mengvorm met Agile mogelijk na SISP3. Dan is de software  geselecteerd is kan men met iteratieve stappen gaan werken. De fasering kan dan enigszins worden losgelaten en de fases SISP4,5,6 en 7 worden in meerdere kleine stappen versneld doorlopen. Zo komen de eerste functie in een vroeg stadium al voor de gebruikers beschikbaar. Deze werkwijze leent zich het beste als de software voor een nieuw bedrijfsproces wordt toegepast. Bij bestaande bedrijfsprocessen wordt een bestaand pakket vervangen. Het is voor de gebruikersorganisatie dan veel te belastend om een tijdlang nog geheel met het oude pakket te werken en telkens slechts gedeeltelijk met het nieuwe. In die gevallen wordt een Big-Bang implementatie aangeraden. Laat je echter niet weerhouden om de voorbereidende stappen naar de Big Bang toe agile uit te voeren.

Fase SISP1. Inrichten Projectmanagement

Doelstelling:
– Project zo inrichten dat de implementatie een succes wordt.
Activiteiten:
– Inschatten beoogde kosten en baten.
– Benoemen van de Fasering.
– Planning van het project.
– Selecteren van de deelnemers en rolverdeling maken.
– Opstellen Plan van Aanpak.
– Reviews op de deliverables.
Benodigde deelnemers:
– Opdrachtgever / (beoogd) systeemeigenaar.
– Projectleider.
– Projectgroep leden.
Resultaten:
– Sluitende Business case.
– Goedgekeurd projectplan.
– Projectteam samengesteld.
– Zeer grove begroting van tijd en kosten.
– Project zo inrichten dat de implementatie een succes wordt.
Activiteiten:
– Inschatten beoogde kosten en baten.
– Vastellen van de Fasering.
– Planning van het project.
– Selecteren van de deelnemers en rolverdeling maken.
– Opstellen Plan van Aanpak.
– Reviews op de deliverables.
Benodigde deelnemers:
– Opdrachtgever / (beoogd) systeemeigenaar.
– Projectleider.
– Projectgroep leden.
Resultaten:
– Sluitende Business case.
– Goedgekeurd projectplan.
– Projectteam samengesteld.
– Zeer grove begroting van tijd en kosten.

Fase SISP2. Vaststellen Requirements

Doelstelling:
– Verzamelen van informatie die nodig is om een goede selectie te kunnen maken.
Activiteiten:
– Systeemplatform behoeften vaststellen (aansluitvoorwaarden).
– Omvang gebruikersorganisatie/functiescheiding vaststellen.
– Informatiebehoefte vaststellen.
– Acceptatie criteria opstellen.
– Kaders vaststellen rondom beheer, pakket en leveranciervereisten, support.
Benodigde deelnemers:
– Projectleider.
– Informatie-analist.
– Beoogd Systeembeheerder.
– Functioneel applicatiebeheerder.
– Materiedeskundige.
Resultaten:
– Juiste platform vastgesteld (aansluitvoorwaarden).
– Juiste informatiebehoefte vastgesteld.
– Acceptatie criteria opgesteld.

Fase SISP3. Selecteren van een pakket

Doelstelling:
– Komen tot een eenduidige gefundeerde keuze voor een software pakket.
Activiteiten:
– Regels aanbesteding matchen.
– Opstellen van de Longlist (RFI).
– Opstellen van de Shortlist.
– Selectie criteria vaststellen.
– Bezoeken referenties die de leveranciers hebben opgegeven.
– Proof of Concept POC uitvoeren.
Benodigde deelnemers:
– Projectleider.
– Informatie-analist.
– Systeemeigenaar / opdrachtgever.
– Materiedeskundige.
– Functioneel applicatiebeheerder.
– Aanbestedingsdeskundigen / juristen / inkopers.
Resultaten:
– Selectiecriteria vastgesteld.
– Leverancier- en pakketselectie uitgevoerd.
– De POC heeft de werking van de functionaliteit aangetoond.
– Bijgestelde schatting van of afgesproken doorlooptijd en kosten.
– Contract voor proeftuin.

Fase SISP4. Testen in Proeftuin

Doelstelling:
– In een geïsoleerde omgeving vaststellen of het pakket daadwerkelijk kan wat we willen.
Activiteiten:
– Ontwerpen SISP inzet.
– Parametriseren SISP.
– Inrichten Proeftuin.
– Acceptatietest SISP en testen gebruikersgedrag.
– Opstellen contract.
Benodigde deelnemers:
– Projectleider.
– Testcoördinator.
– Functioneel applicatiebeheerder.
– Eindgebruiker/tester.
– Materiedeskundige.
– Applicatie specialist.
– Technisch beheerder.
– Inkoper/jurist.
Resultaten:
– Gereviewd ontwerp en instellingen.
– Beheertest uitgevoerd en akkoord bevonden.
– Akkoord op testverslag.
– Contract voor implementatie, licenties en onderhoud.

Fase SISP5. Voorbereiden Implementatie

Doestelling:
– Alles gereed hebben voor een succesvolle implementatie.
Activiteiten:
– Conversie voorbereiden.
– Implementatieplan schrijven.
– Gebruikershandleiding schrijven.
– Gebruikersprocedures beschrijven.
– Beheerprocedures beschrijven.
– Training van beheerders.
Benodigde deelnemers:
– Projectleider.
– Systeembeheerder.
– Materiedeskundige.
– Functioneel applicatiebeheerder.
– Organisatiedeskundige.
Resultaten:
– Goedgekeurde opgeleverde documenten.
– Aan de acceptatiecriteria is voldaan.
– Go-nogo.

Fase SISP6. Implementatie van het pakket

Doelstelling:
– De daadwerkelijke ingebruikname van het software pakket.
Activiteiten:
– Uitvoering Implementatie.
– Uitvoeren conversie.
– Trainen van gebruikers.
– Ingebruikname.
– Project evalueren.
– Overdracht aan beheerorganisatie.
Benodigde deelnemers:
– Systeembeheerder.
– Functioneel applicatiebeheerder.
– Trainer.
– Eindgebruiker.
Resultaten:
– Geslaagde conversie.
– Software in gebruik genomen.
– Pakket in beheer genomen.

Fase SISP7. Gebruik en beheer

Doelstelling:
– Inbedding van het systeem als geheel in de organisatie.
Activiteiten:
– Inrichten beheerorganisatie.
– Inrichten incident/problem/changemanagent.
– Audit SISP uitvoeren.
– SISP gebruikers jaarplan maken.
Benodigde deelnemers:
– Systeembeheerder.
– Functioneel applicatiebeheerder.
– Organisatiedeskundige.
– Auditor.
Resultaten:
– Juistheid beheerorganisatie.
– Inrichting procedures is akkoord.
– SISP activiteiten in jaarplan opgenomen.

Blokken in de fasering

De fasering is in 4 blokken op te delen.
A. Inrichten van het project  (fase 1.).
B. Selectie van het pakket (fase 2, 3 en 4.).
C. Implementatie van het pakket (fase 5 en 6.).
D. Gebruik en Beheer van het pakket (fase 7).

(Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Suzette de Raadt)

Figuur 1.

Discussieer mee op LinkedIn.