Mislukken door falende opdrachtgever

Een goede invulling van de rol van opdrachtgever blijkt in toenemende mate bepalend te zijn voor het succesvol uitvoeren van een IT-project. Maar wat wordt verstaan onder opdrachtgeverschap? Welke onderwerpen zijn van belang om het opdrachtgeverschap op een goede manier uit te voeren?

Falend opdrachtgeverschap is een veelvoorkomende oorzaak van het mislukken van IT-projecten. De opdrachtgever formuleert zijn vraag ongelukkig, de IT-leverancier denkt de vraag echter te begrijpen maar blijft in gebreke en de IT-opdrachtgever doorziet dat niet. Binnen de kortste keren hebben beide partijen een compromitterende hoeveelheid boter op hun hoofd. Juridische maatregelen zijn bij voorbaat heilloos en zullen het verlies van beide partijen slechts bezegelen.

Een andere belangrijke reden voor het falen van projecten is het verkeerd schatten van kosten. Ook het schatten van doorlooptijd en risico’s van IT-projecten nog steeds erg moeilijk is. De opdrachtnemer kan (of wil) geen goede inschattingen afgeven, of inschattingen dekken echter slechts een deel van de werkelijke kosten. De opdrachtgever kan deze inschattingen bovendien niet op waarde beoordelen. Daarnaast blijkt vaak dat de opdrachtgever ambitieuzere plannen heeft dan hij oorspronkelijk heeft gecommuniceerd en verzuimt de opdrachtnemer om de verwachtingen te managen.

De rol van de opdrachtgever bij de implementatie van software

Wanneer een klant een softwarebedrijf op contractbasis inhuurt om (SaaS) software te implementeren, maakt het bedrijf een sterke strategische keuze om de IT experts het zware werk over te laten nemen. Dit betekent echter niet dat de klant helemaal niets meer hoeft te doen. Zijn inbreng en participatie zijn namelijk een cruciaal onderdeel van het proces. Zonder aanwijzingen van de opdrachtgever weten de consultants immers niet wat ze moeten doen. Elk uur dat de consultants aan de implementatie besteden, moet ten dienste staan ​​van de wensen van de opdrachtgever. Dus een team van de opdrachtgever moet in staat en bereid zijn om requirements zo duidelijk, uitgebreid, consistent, geprioriteerd, aanpasbaar en correct mogelijk aan te bieden.

De deelname en inbreng van de klant verminderen de kans op verwarring en de noodzaak om werk dat niet overeenkomt met de visie opnieuw uit te voeren, waardoor we uiteindelijk de ontwikkelingskosten van de app optimaliseren en de implementatietijd versnellen.

De voornaamste kritiek op de opdrachtgever is dat deze bij het formuleren van zijn eisen onvoldoende concreet is. Daarnaast is de voornaamste kritiek op de opdrachtnemer is dat deze onvoldoende communiceert met de opdrachtgever. De opdrachtnemer lijkt te snel tevreden met de opdracht, ook al is deze niet goed geformuleerd. Maar het probleem begint en eindigt bij de opdrachtgever. Die is onvoldoende geëquipeerd is om doelen, prioriteiten en vragen te stellen. Vervolgens kan hij de aanbiedingen, oplossingen en antwoorden onvoldoende op waarde schatten.

Verantwoordelijk voor de requirements

Omdat de meeste opdrachtgevers zijn gebonden aan de kosten en de snelheid waarmee ze de het product in gebruik willen nemen, worden de requirements doorgaans geprioriteerd in een aantal categorieën:

• “Must-have”-requirements zijn die waar de software niet zonder kan.
• “Should haves” zijn kenmerken die een voorkeur hebben maar het onderwerp zijn van discussie onder het management van de opdrachtgever.
• “Could haves” zijn minder belangrijke, good-to-have toevoegingen.
• “Verlanglijst”-vereisten zijn leuke of innovatieve toevoegingen. Ze zijn echter niet gerelateerd aan de kerndoelstelling van de software.

Het is belangrijk dat de opdrachtgever scherp toeziet op een juiste indeling van de requirements. Zo kan hij de kosten binnen de perken houden.

Wat maakt een it opdrachtgever tot een goede IT opdrachtgever?

De kern van IT-opdrachtgeverschap is als volgt te definiëren:

Het richting geven, aansturen en bewaken van de it-activiteiten van een organisatie. Het onderhouden van de relatie met leveranciers. Het uitvoeren van deze drie taken maakt van een IT-opdrachtgever een goede opdrachtgever:

• De strategiebepaling voor het uitbesteden van activiteiten.
• Het regisseren en bewaken van de uitvoering van deze activiteiten.
• Het managen van de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

IT-sourcing strategie

Een onderdeel van goed opdrachtgeverschap is het bepalen van een sourcingstrategie. Die heeft tot doel om te bepalen:

• Wat de rol van de opdrachtgever is.
• Welke taken hij eventueel uitbesteedt.
• Op welke manier hij opdrachtnemers aanstuurt.
• Hoe hij overlevering van de organisatie aan techniek of leverancier voorkomt.

In de sourcingstrategie bepalen we de kernactiviteiten van de organisatie. We stellen vast welke activiteiten we kunnen uitbesteden en hoe regie op deze uitbestede activiteiten plaatsvindt. Aan de hand van het Negenvlaksmodel voor informatiemanagement kunnen we namelijk de organisatie in kaart brengen. Tevens is te bepalen hoe we de bedrijfsvoering door IT-activiteiten kunnen ondersteunen en hoe aansturing op die activiteiten plaatsvindt. Naarmate organisaties groter zijn neemt vaak de afstand tussen bedrijfsvoering en IT, en tussen strategie en uitvoering toe. Het Negenvlaksmodel helpt om te bepalen welke activiteiten tot de kerntaken van de organisatie behoren en welke activiteiten we kunnen uitbesteden.