Wat is het verschil tussen een sociaal intranet en een traditioneel intranet

Wanneer een organisatie een sociaal intranet implementeert zullen de veranderingen en de voordelen groter zijn dan alleen minder kosten voor het centrale internet team. Het intranet maakt een belangrijke stap voorwaarts wanneer we de focus verleggen van communicatie naar beter werk door medewerkers. Het sociale intranet geeft extra waarde aan de organisatie door de volgende veranderingen die bij traditionele intranets niet mogelijk zijn:

1. Maak informatie delen een bijproduct van het werkproces
2. Faciliteer inzage en verspreiding van niet gestructureerde data
3. Push omzetten in pull
4. De mens voorop
5. Creëer pragmatische koppelingen naar specifieke applicaties

1. Maak informatie delen een bijproduct van het werkproces

De meeste ondernemingen en instellingen hebben systemen die de bedrijfsprocessen verwerken voor het beheren van klantinformatie, het opslaan van documenten etc. En natuurlijk hebben we e-mail.
Ondanks deze bestaande investeringen in het beheer en de communicatie is er een sterke businesscase voor sociale aanpak van de business.
Een sociaal intranet levert een platvorm voor talloze activiteiten die niet of onvolledig worden ondersteund door de traditionele systemen. Notities, ideeën en koppelingen naar nuttige informatie zijn vaak niet in documenten te vatten en kunnen e-mails niet verwerken. Deze informatie dient als input voor een werkproces en niet als output. Het sociale intranet kan in deze leemte voorzien indien het voldoet aan een tweetal criteria:

a. Gebruikersgemak en sociaal intranet

Eenvoud in gebruik is heel belangrijk voor een goed functionerend sociaal intranet. We vragen van medewerkers om vaste, ingebakken gewoontes te veranderen. Denk hierbij aan:

• Het opschrijven van ideeën, van jezelf of wat je online tegenkomt.
• Afdrukken van die informatie en in een map opbergen
• Informatie uit de binder opduiken als je het nodig hebt.

Het is een nuchtere vaststelling dat bij implementatie van nieuwe tools men zal moeten concurreren met de laserprinter en de gatenponser. Beide zijn eenvoudig in gebruik en vereisen geen specifieke opleiding.

b. Logisch voor de gebruiker

Het is van belang dat de gekozen tools, afgezien van het feit dat het een sociaal tool is, waarde toevoegen aan de werkzaamheden van de medewerker. De opbouw van de informatie en de afspraken over de aan te brengen labels (tags) dienen ondersteunend te zijn aan de manier waarop een medewerker zijn informatie organiseert. Ook als de informatie voor eigen doel is vergaard dan is de vindbaarheid door anderen in de organisatie een groot voordeel. Wat is gestart als een individuele actie kan uitgroeien tot een groepsaangelegenheid door de interesse van gelijkgestemde personen.

Het delen van informatie kan plaatsvinden door medewerkers die, onbaatzuchtig, de moeite nemen deze informatie te verspreiden, maar in het geval van een sociaal intranet gebeurt het delen van informatie automatisch omdat het een bijproduct is van het dagelijkse werk. Dit maakt het sociaal intranet zeer krachtig.

2. Faciliteer inzage en verspreiding van niet gestructureerde data via sociaal intranet

Elke activiteit in het sociale intranet, elk gecreëerd document, elke gepubliceerde blog post, elke opmerking en elke status update vormen data (signalen). De gezamenlijke stroom data kunnen we dusdanig organiseren dat het een beter zicht biedt op wat er in de organisatie als geheel gaande is, wat meer relevant is in relatie tot een specifieke afdeling, belangengroep, topic of een bepaalde groep medewerkers.

Integreer het sociale intranet met andere systemen ( CRM, HRM en transactiesysten) in een webportal. De gegenereerde data kunnen we in een bredere context plaatsen waardoor nieuwe activiteiten kunnen ontstaan.

Signalen ofwel ongestructureerde data bieden informatie die een zoekmachine niet kan leveren: real-time attenderen voor activiteiten waarvan je voorheen nog nooit hebt gehoord. Zoeken is bedoeld om informatie te vinden over een onderwerp waarover je meer wilt weten. Je verwacht ervan dat die ergens in de systemen voorkomt.

Deze signalen en ongestructureerde data, tezamen met de zoekfaciliteiten zorgen voor grensoverschrijdende inzichten.

3. Push omzetten in pull

De e-mail inbox is een ruimte die onder controle staat van andere mensen die bepalen wat we ontvangen. Op het sociale intranet geeft de homepage aan welke informatie relevant is. Dit kunnen we realiseren door:

• Een combinatie van configuratie (men vertelt het platvorm welke informatie gewenst is).
• Verwantschappen (zichtbaar maken wat er gebeurt in de groepen waaraan men deelneemt).
• Afgeleide informatie (het systeem attendeert op informatie die, statistisch gezien, interessant kan zijn voor de betrokken persoon. Denk aan aanbevelingen in Google en Amazon).

De deelnemers aan een sociaal intranet genieten een hoge mate van controle over de informatie die op hen afkomt. Het komt overeen met een subscriptiemodel waarbij de ontvanger beslist wat hij wil ontvangen. De betere sociale intranet oplossingen bieden een variëteit aan mogelijkheden voor de vorm waarin we de gewenste informatie ontvangen. (Website, e-mail, PDF, feed reader), frequentie ( dagelijks, wekelijks, anders) en op welk apparaat ( mobiele apparaten).

E-mail dienen we te zien als een van de afleverkanalen; dit is wel heel belangrijk omdat het is gebaseerd op oude, bestaande gewoontes van communicatie. E-mail is ook een gevestigde toepassing met een gigantische mobiele gebruikers community binnen organisaties. Dus is het van belang om deelname via e-mail responses toe te staan door aan te haken aan de mobiele netwerken.

4. De mens voorop binnen sociaal intranet

Kennismanagement was vroeger een systeem dat er voor zorgde dat de informatie uit de hoofden van de mensen in databases werd gestopt. Het overzetten van werkprocessen op gedeelde informatiesystemen voorziet voor een deel in genoemde doelstelling. Dit is echter niet de kern waar het bij sociale intranets om gaat. Zelfs bij zeer intensief gebruikte sociale intranets maakt de opgeslagen content slechts een klein deel uit van de meest gebruikte en waardevolle informatie die door de organisatie stroomt.

Het gaat hierbij niet om de informatie zelf maar om wat de mensen weten, de kennis in de hoofden.

Veel moderne sociale systemen zijn goed in het uitlichten van mensen. Elke bijdrage verwijst direct naar de bijdrager. Elke activiteit wordt door intelligente software geanalyseerd ten einde meer te weten te komen van elke deelnemer. De informatie benutten we om expertise te lokaliseren en anderen, met dezelfde interesse, in te lichten en te verbinden. Dit laatste aspect kunnen we weergegeven in de rubriek “ mensen die je zou moeten kennen”. Het systeem brengt mensen bij elkaar, los van welke afdeling of geografie.

5. Creëer pragmatische koppelingen naar specifieke applicaties

De huidige sociale intranet systemen bieden een veelheid aan interactie mogelijkheden. Ruim voldoende om de vele werkprocessen van dienst te kunnen zijn met standaard features. Veel voordeel kunnen we behalen door de werkprocessen “op te poetsen” door ze uit het e-mail circuit te halen. Maak ze zichtbaar in het gehele proces. Dit op zich zal vele barrières in de onderneming slechten.

Sommige processen zijn echter lastig om met standaard functionaliteit te integreren en vragen om een specifieke oplossing. Voor deze situaties zien we veel ontwikkelingen voor koppeling met externe applicaties.

Discussieer mee op LinkedIn.