Kennismanagement 2.0

Inhoudsopgave

1. Open kennisdeling
2. Het netwerk van de kenniswerker
3. Profiel van de kenniswerker
4. Profilering van de kenniswerker
5. Hoe kenniswerkers in te passen binnen een open kennisomgeving van de klassieke organisatie?
6. Wat is er nodig voor zo’n digitale kennisomgeving?
7. Waar te beginnen?

1. Open kennisdeling

Een geïntegreerde productiekolom (een ‘gesloten’ systeem) heeft vandaag de dag een negatief effect op de bedrijfsvoering. Zeker wanneer het om kennis en informatie gaat.
Een kennisintensieve professional bestaat van kennis, het gaat er alleen steeds minder om welke kennis hij bezit maar des te meer hoe hij deze gebruikt en hoe hij omgaat met de kennis om hem heen.
De kennisintensieve organisatie raakt via de kenniswerker meer en meer verbonden met wereldwijde kennisplatformen; zowel intern als extern. Hoe gebruikt u een extern kennisplatform zo goed mogelijk en hoe zorgt u voor een samenwerkingsplatform voor uw kennisintensieve organisatie?
Wat is het profiel van de nieuwe kenniswerker? Aan welke eisen voldoet de kenniswerker zelf en wat zijn de randvoorwaarden voor hem om goed te functioneren?
Open kennisdeling vraagt ook niet om kennismanagement maar om het managen van kennisstromen die de kenniswerker (professional) gebruikt. Zowel binnen als buiten de muren van de organisatie. Een kenniswerker moet voortdurend bijleren (lees: weten waar kennis te vinden is) om niet achterop te raken. Adviseurs die veel met innovaties te maken hebben moeten zelfs voortdurend gevoed worden door informatiestromen anders kunnen ze hun werk niet doen. De professional remixt de informatie en maakt mashups van kennis. Het resultaat is een advies van een adviseur of een pleidooi van een jurist.

De benaming voor dergelijke, wereldwijde open marktplaatsen waarin kenniswerkers verbonden worden is een ideagora.
Voorbeelden van dergelijke ideagora’s zijn RedesignMe en Innocentive. Bij de laatste zijn ongeveer honderdduizend wetenschappers aangesloten. Want wat doe je als je een geniale wetenschapper bent die leeft voor zijn werk en je moet met pensioen? Juist, dan zet je thuis een laboratorium op en maak je van je werk je hobby. Het Innocentive-platform maakt gebruikt van het collectieve genie van deze en duizenden andere mensen.
‘Oplossing zoekt probleem’ is de kortst mogelijke omschrijving van de dienstverlening van dit bedrijf. Het biedt een platform waarop slimme mensen oplossingen voor Research en Development vraagstukken aanbieden op verschillende vakgebieden.
Klanten zijn bedrijven als Procter & Gamble, DuPont, Dow, Boeing en vele anderen. Interne R&D is tijdrovend en kostenintensief.
Via Innocentive beschikken de bedrijven over een wereldwijde gemeenschap van experts op no-cure-no-pay basis. Pas wanneer een bedrijf besluit aan de slag te gaan met een oplossing worden de wetenschappers betaald. Innocentive werkt als eBay voor wetenschappers. Bedrijven (de ‘seekers’) plaatsen anoniem R&D problemen op de site van InnoCentive. De wetenschappers (‘solvers’) dienen vervolgens hun oplossingen in om de gestelde beloning op te strijken.
De bedrijven die van Innocentive gebruik maken lijken op de goede weg te zijn om de ideagora als verbonden en open kennisbron in de organisatie in te bedden. Toch bekennen de managers dat slechts 10 procent van het R&D werk op deze manier wordt uitbesteed. Productiebedrijven houden vast aan de bestaande interne innovatiemodellen omdat een omslag vaak traag te realiseren is. Voor dienstverlenende bedrijven is deze omslag makkelijker te maken. Sterker nog, het is noodzakelijk om deze omslag te maken om mee te draaien in de verbonden wereld. Een kennisintensieve organisatie met kenniswerkers moet functioneren als een ideagora die naadloos in de wereldwijde lappendeken van kennis opgaat.

2. Het netwerk van de kenniswerker

De kenniswerker beschikt over zijn eigen online netwerken. Wanneer hij over voldoende contacten in zijn LinkedIn beschikt kan hij vragen rechtstreeks aan zijn netwerk stellen.
Daarnaast zijn er nog veel meer digitale netwerken waaruit hij zijn informatie kan betrekken. Naast de externe ideagoras is er in veel kennisintensieve organisaties ook steeds vaker behoefte aan een interne ideagora of digitale kennisomgeving. Dit gaat verder dan het Intranet of de gedeelde netwerkschijf met documenten. Hoe een digitale kennisomgeving eruit ziet hangt volledig af van de organisatie maar zij moet op een flexibele manier kennisdeling in alle richtingen stimuleren. Dit klinkt complex, maar in wezen is het voldoende om heel eenvoudig een digitaal prikbord aan het bestaande Intranet toe te voegen. Voordat er allerlei geavanceerde softwaretoepassingen uit de kast worden getrokken is het goed om eerst te inventariseren wat de organisatie zelf al in huis heeft.
Dat een online prikbord of een weblog kan zorgen voor digitale kennisdeling binnen een organisatie lijkt wat kort door de bocht.
Toch ligt de eerste behoefte niet in geavanceerde en uitgebreide digitale systemen. Een kennisintensieve organisatie maakt een natuurlijke groei door in digitale kennisdeling. Het begint met de eenvoudiger bureauzaken: “Wie heeft het licht laten branden?” of “Straks taart, want ik ben weer een jaartje wijzer”. Wanneer een kenniswerker hierop kan reageren zoals hij gewend is om te doen op zijn online netwerken, is de eerste stap richting digitale kennisdeling binnen de organisatie gezet.
Zoals eerder al gezegd is de vorm waarin digitale kennisdeling wordt gegoten sterk afhankelijk van de organisatie. Om de dynamiek in de organisatie de ruimte te geven, is een incrementele aanpak is meestal de beste. Begin met een aantal eenvoudige stappen met de middelen die beschikbaar zijn. Deze ‘quick-wins’ zijn laagdrempelig en geven een goed zicht op het adaptatievermogen van de medewerkers.

3. Profiel van de kenniswerker

Het profiel van een kenniswerker kan het best worden beschreven aan de hand van de normen van de netgeneratie.

In Wikinomics wordt het profiel als volgt beschreven:

Snelheid – De kenniswerker heeft geen tijd meer om lang te zoeken naar informatie. Hij moet razendsnel kunnen vinden en verbinden. Digitale hulpmiddelen zijn hiervoor onontbeerlijk.

Vrijheid – De kenniswerker heeft volledige vrijheid in zijn manier van werken, denken, communiceren en organiseren. Het succes van de ideagora’s komt grotendeels voort uit oplossingen die buiten het vaste denkpatroon van de opdrachtgevers ligt. Bedrijven die MSN blokkeren zijn verkeerd bezig, ze moeten faciliteren dat hun professionals dergelijke online omgevingen juist op een productieve manier gebruiken.

Openheid – Zonder openheid geen mashups of remixes. De kenniswerker moet overal zijn informatie van kunnen betrekken zonder gehinderd te worden door blokkades of regels. De kenniswerker blijft zichzelf ook voortdurend op de online netwerken profileren.

Innovatie – Een veranderende omgeving vraagt om nieuwe inzichten. Innovatie is niet zozeer een verworvenheid maar een must. De kenniswerker blijft zichzelf voortdurend opnieuw (uit)vinden.

Mobiliteit – De kenniswerker vindt overal ter wereld aansluiting met zijn netwerken. Niet alleen via internet, maar ook met het bedrijfsnetwerk, met collega’s en via online communities.

Authenticiteit – De kenniswerker drukt zijn eigen stempel op de zijn output. De informatie die hij verzamelt en gebruikt voor zijn mashup mag dan afkomstig zijn uit bestaande bronnen, de authentieke toegevoegde waarde komt door zijn persoonlijke touch.

Speelsheid – Experimenteren, loslaten en nieuwe combinaties uitproberen zorgt ervoor dat de kenniswerker geïnspireerd blijft.

4. Profilering van de kenniswerker

Drie zaken zijn belangrijk voor marketing op digitale netwerken: schep vertrouwen, hou het leuk, stem berichten af. De nieuwe kenniswerker die zichzelf wil profileren op online omgevingen, zowel binnen als buiten de eigen organisatie, doet er goed aan om zichzelf aan deze regels te toetsen.

Schep vertrouwen

Het komt niet als een verrassing dat niet alles op internet even betrouwbaar is. Net als in de ‘echte wereld’ is er sprake van criminaliteit, fraude en andere zaken die het daglicht niet kunnen verdragen. Reacties op een blogpost kunnen soms vernietigend zijn en reken er maar niet op dat deze altijd verwijderd of gemodereerd (kunnen) worden. De relaties die online worden opgebouwd zijn vaak anoniem. Dit geldt ook voor de informatie die u zelf online plaatst. Er moet dus een vorm van vertrouwen ontstaan.
Het bouwen van vertrouwen kan uiteraard door persoonlijk contact te leggen met uw online relaties, maar dat is niet altijd mogelijk en ook ontneemt het u de slagkracht van de moderne digitale kenniswerker.
Vertrouwen op digitale kennisomgevingen krijgt u door de mogelijkheid van verificatie te bieden. Met andere woorden: gebruik de wet van de grote getallen. Door op verschillende online omgevingen actief te zijn worden uw publicaties minder gevoelig voor ongenuanceerde kritiek uit één hoek; doe dus uw voordeel met zo veel mogelijk kritieken. De houdbaarheid van informatie op het internet beweegt zich als een grote golf: de impact is groot maar duurt maar kort. Wanneer er geen vervolg wordt gegeven aan negatieve kritieken en u blijft de digitale kanalen vullen met nieuwe onderbouwde en nuttige informatie, profileert u zich als een autoriteit op het vakgebied. Mocht u onverhoopt dus nog eens onderwerp van gesprek worden op geenstijl.‍nl, is het beter om de golf te laten passeren – met een kortdurende impact – en daarna in het nieuws te blijven met meer positieve onderwerpen.

Hou het leuk

De grote hoeveelheden informatie die gebruikers van online netwerken genereren zorgen ervoor dat het tussen de bomen van het bos moeilijk is om zichtbaar te zijn.
Breng nieuwe informatie op een luchtige manier, gelardeerd met humoristische video’s, foto’s of commentaren en bovendien veel mogelijkheden om door te klikken. Geen gortdroog verhaal, maar luchtig kort en met veel media en hyperlinks.

Stem berichten af

Een bericht dat u op een digitale kennisomgeving plaatst is vaak binnen afzienbare tijd op vele andere omgevingen terug te vinden. Syndicatie van nieuwsberichten is de gewoonste zaak van de wereld. U bent waarschijnlijk gewend om de tone of voice van een verhaal af te stemmen op het medium. Om het nog lastiger te maken moet een blogpost worden afgestemd op vele media. Ook als uw bericht over een jaar via Google wordt gevonden moet het nog steeds duidelijk zijn waar het over gaat en dat u achter het bericht schuilgaat. Stem uw publicaties hier dus goed op af!

Nieuwe kenniswerkers in een nieuwe organisatie.

Een kennisintensieve organisatie of bedrijf draait op kenniswerkers. Deze hoeven niet altijd op kantoor te zijn om deel uit te maken van de organisatie, sterker nog: met de ontwikkeling van open kennisnetwerken hoeven zij niet eens meer op de loonlijst te staan.

De open kennisomgeving.

Hoe uw organisatie succesvol inspeelt op de digitale ontwikkelingen in de open en verbonden wereld van kenniswerkers.
De kenniswerker maakt deel uit van de kennisintensieve organisatie, of beter gezegd van de ‘open kennisomgeving’. De kenniswerker beschikt over alle technologie om verbonden te zijn met zijn omgeving, niet alleen met klanten of collega’s maar met alle professionals ter wereld. De kenniswerker is in staat om te gaan met die technologie en is zich bewust van zijn relatie met (en afhankelijkheid van) zijn omgeving.
Deze verbondenheid geeft nieuwe impulsen aan de cultuur waarin hij werkt. Enerzijds communiceert hij vanaf de andere kant van de aarde met een klant alsof deze naast hem in de kamer zit.
Anderzijds geeft hij via de email een boodschap door aan zijn collega die pal naast hem zit – het zijn de tegenstrijdigheden van een sociaal digitaal kennisnetwerk.
Een kennisintensieve organisatie wil de capaciteiten van al haar kenniswerkers zo goed mogelijk benutten. Cultuur, competenties, systemen en de organisatie moeten allemaal in balans zijn. Maar om zo veel mogelijk rendement te halen uit de kenniswerkers is ook verbondenheid met de omgeving belangrijker dan ooit. Gesloten omgevingen zijn achterhaald. De kennisomgeving moet openheid uitstralen.

5. Hoe kenniswerkers in te passen binnen een open kennisomgeving van de klassieke organisatie?

Open systemen:

Sommige bedrijven kiezen ervoor om toegang tot internet slechts mondjesmaat toe te staan. Voor een kennisintensieve organisatie is het inmiddels ondenkbaar om de toegangspoort tot kennisstromen af te sluiten. Maar het gaat verder dan dat. Toegang tot online netwerken en de daarin verzamelde profielen is een belangrijke netwerktool in de toolkit van de kenniswerker geworden. Juist daarom moeten, los van de noodzakelijke en kostbare beveiliging van het netwerk, kenniswerkers overal en altijd gemakkelijk toegang hebben tot de informatiebronnen.

Open cultuur:

Overal verbonden zijn klinkt natuurlijk leuk maar er moet ook geld verdiend worden. Of het maatschappelijk gewenst is valt nog te bezien maar de grens tussen werk en privé vervaagt bij open kenniswerkers snel. Privénetwerken worden gebruikt voor zaken en zakennetwerken voor privé. Wanneer alles is verbonden, is het onderscheid lastig te maken. Het is aan de kenniswerker zelf om een balans te vinden. Het kan daarnaast geen kwaad om de organisatiecultuur goed onder de loep te nemen. Sturen op resultaten en afrekenen op output is een goede manier om productiviteit van kenniswerkers op peil te houden, terwijl zij zelf controle houden over de indeling van hun werkzaamheden. Cultuur speelt een belangrijke rol in een organisatie die aansluiting zoekt bij de verbonden wereld. De jongere netgeneratie werkt als vanzelf op deze wijze, terwijl de oudere generatie wellicht meer moeite zal hebben om zich te verplaatsen in de open wereld.

Open competenties:

Inzicht in je eigen vaardigheden is goed, maar om als verbonden kenniswerker optimaal te functioneren heb je ook inzicht nodig in de vaardigheden van anderen. Denk hierbij aan de ideagora’s.
Wanneer we naar de kennisomgeving in enge zin kijken is het goed om je collega’s regelmatig te spreken, over werk maar ook aanverwante zaken. De open kenniswerker schroomt niet om ook zijdelingse expertise in een mashup te verwerken.
Praktisch is het goed om competenties digitaal inzichtelijk te maken. Dit kan bijvoorbeeld op een intranet, maar liever nog op een digitale kennisomgeving. Zo kunnen competentieprofielen regelmatig bijgewerkt worden en bovendien gebruikt worden in het open informatienetwerk. Zo raakt de kenniswerker niet alleen onder zijn collega’s geprofileerd maar stelt hij zijn expertise open voor de wereld.

Open organisatie:

Onder cultuur kwam het al ter sprake: met de instroom van jonge medewerkers van de Net-generatie dreigt er een generatiekloof.
Waar vroeger de juniors leerden van de ervarenen is het nu meer een wisselwerking tussen beide generaties. De juniors leren nog steeds de kneepjes van het vak van de seniors; deze zijn immers een belangrijk ijkpunt voor kwaliteit en ervaring binnen de organisatie. Maar de seniors moeten zich realiseren dat aansluiting bij de netgeneratie net zo noodzakelijk is. Want wanneer hun eigen kennis niet te vinden is in de open kennisomgeving worden ze vroeg of laat gepasseerd – de seniors moet zich profileren volgens de regels van de online kennisomgevingen.
Het maakt dat in de kennisintensieve organisatie een hiërarchische structuur niet langer wenselijk meer is. Medewerkers, oud en nieuw, treffen elkaar voortdurend, zowel virtueel als in ‘real life’. De netgeneratie krijgt, als open kennis evangelist, een net zo belangrijke rol binnen de organisatie toebedeeld als die van de ervaren seniors. Ze verspreiden de kernwaarden van de netgeneratie door het bedrijf en trainen de seniors in het werken met online communities.

Open digitale kennisomgeving:

Faciliteer kenniswerkers niet alleen met een geschikte reële werkruimte maar zorg ook voor een virtuele werkruimte. Ze moeten zelf open netwerken kunnen vormen en die laten aansluiten op andere. Denk hierbij aan een digitaal samenwerkingsplatform dat kenniswerkers in staat stelt kennis te verzamelen en te remixen.
Betrek hier ook externe partijen bij: klanten, leveranciers, relaties etc. Deel de kennis en profiteer van nieuwe samenwerkingsverbanden tussen de deelnemers en verwacht onverwachte inzichten.

6. Wat is er nodig voor zo’n digitale kennisomgeving?

Alles wat communityvorming faciliteert. Wikis met sociale netwerkaspecten. Social tagging, Youtube-achtige videomogelijkheden en weblogfunctionaliteiten. Eigenlijk is alle web 2.0 technologie, die kennisdeling mogelijk maakt, geschikt. Het gaat er alleen om welke het best aansluit op de eigen organisatie. De netgeneratie zal weinig moeite hebben om te gaan bloggen op een digitale projectpagina, maar een groot (zo niet het grootste) deel van het bedrijf zal er niet op zitten te wachten of het nut er niet van inzien. Inbedding van nieuwe technologie is daarom van het grootste belang.
De generatiekloof bestrijden in uw bedrijf is lastig maar de aansluiting missen op de verbonden wereld heeft veel grotere gevolgen.
Binnen enkele jaren zal een klant het een vereiste vinden om inzicht te krijgen in projectgegevens. Hij zal mee willen bloggen en zelf meebouwen aan de mashup. De kansen zijn groot, maar benut ze nu; de individuele klant is al verbonden en zoekt de dienstverlening die erbij past. Snel handelen en doorpakken is een must voor kennisintensieve organisaties.

7. Waar te beginnen?

Juist, met wat u al heeft.

Incrementeel ontwerp:

Keulen en Aken zijn ook niet op een dag gebouwd. De inrichting van een digitale kennisomgeving is zeer sterk afhankelijk van de organisatie. Het is lastig om van tevoren volledig te plannen hoe de ideale kennisomgeving eruit moet zien en welke investeringen daarvoor gemaakt moeten worden. Het is daarom goed om te beginnen met de faciliteiten die uw bedrijf heeft met wat kleine aanpassingen. Deze quick-wins zorgen dat uw organisatie een geleidelijke ontwikkeling doormaakt wat de acceptatie bij de meer klassiek geschoolde generatie makkelijker maakt.

Waar vinden we deze quick-wins?

Stel een groep zelfstandige professionals van junior tot senior, ondersteund door een aantal bureau-ondersteunende medewerkers. Er wordt gebruik gemaakt van een standaard ITomgeving, met een gedeelde netwerkschijf voor documenten en een Outlook omgeving voor mail en agenda’s. Het competentieniveau voor werken met digitale omgevingen is gemiddeld. Hoe de kennisomgeving is te optimaliseren kunnen we zien aan de zeven kenmerken waaraan de huidige kenniswerker moet voldoen.

1. Snelheid – De kenniswerker heeft behoefte aan digitale middelen om alle informatiestromen inzichtelijk te maken. Een snelle en stabiele IT-omgeving ligt hieraan ten grondslag maar snelheid zit ook in het snel kunnen vinden van informatie. Na verloop van tijd verandert een gedeelde netwerkschijf in een onoverzichtelijke brei van bestanden wanneer niet consequent wordt omgegaan met opslaglocaties en afspraken over de naamgeving. Een eerste stap richting snelheid in het vinden van de benodigde informatie is een goede zoekfunctie.

2. Vrijheid – De kenniswerker heeft volledige vrijheid nodig in zijn manier van werken, denken, communiceren en organiseren. Dit betekent dat de kenniswerker moeten kunnen werken waar en wanneer hij maar wil. Zorg voor mogelijkheden om flexibel te werken; van huis uit maar ook mobiel bij klanten of… op het strand.

3. Openheid – Zonder openheid geen mashups of remixes. De kenniswerker moet overal zijn informatie van kunnen betrekken zonder gehinderd te worden door blokkades of regels. In sommige organisaties is het uit den boze om onder werktijd de ‘wie-wat-waar’ op Hyves te updaten, te twitteren of een blog op LinkedIn te plaatsen. In plaats van dit tegengaan kunt u beter de kenniswerkers ondersteunen om hun online werkterrein zo goed mogelijk te benutten; zet eigen bedrijfsgerelateerde communities in die netwerken op.

4. Innovatie – Een veranderende omgeving vraagt om nieuwe inzichten. Innovatie is niet zozeer een verworvenheid alswel een must. De kenniswerker blijft zichzelf voortdurend opnieuw (uit)vinden. Nieuwe vaardigheden en inzichten moeten worden gedeeld. Dit kan op een intern weblog of in real-life tijdens de vrijdagmiddagborrel. Neem collega’s mee en zorg dat u meegaat met collega’s in de ontwikkelingen. Verwerk dit in de werkomgeving van uw virtuele en fysieke organisatie.

5. Mobiliteit – De kenniswerker moet overal ter wereld aansluiting kunnen vinden met zijn netwerken. Internet ontsluit het bedrijfsnetwerk, collega’s, online communities enzovoort. Via de laptop maar ook door middel van mobiele devices. Het komt niet meer voor dat u niet kan werken omdat u niet beschikt over bestanden van het netwerk of door een agenda die niet up-to-date is.

6. Authenticiteit – De kenniswerker drukt zijn eigen stempel op zijn output, maar ook op output van de organisatie. De informatie die wordt verzameld en gebruikt voor een weblog of mashup mag dan afkomstig zijn uit bestaande bronnen, de authentieke toegevoegde waarde komt door de persoonlijke touch van de kenniswerker. Zorg dus dat alle (digitale) uitingen te herleiden zijn naar de kenniswerker en de organisatie waarvoor deze actief is.

7. Speelsheid – Er is geen blauwdruk voor een ideale kennisomgeving. Zorg dat er altijd ruimte is voor experimenten. De kennisomgeving van uw organisatie, zowel digitaal als analoog, moet door een zekere mate van speelsheid uitdagen tot nieuwe inzichten. Wanneer een junior uit de netgeneratie de uitgebreide kennis van een senior in een slimme mashup naar een hoger plan tilt is uw organisatie echt een open kennisomgeving.

De bovenstaande zeven kenmerken zijn slechts het begin van een echte open kennisomgeving. De kennisomgeving ontwikkelt zich tot één grote mashup van de fysieke organisatie, de medewerkers, de bijeenkomsten, borrels, heidagen, klanten, kennis, acquisitie, digitale bestanden, weblogs, netwerksites, intranetten, de website, bibliotheek en ga zo maar door. Het lijkt nu complex maar het is dichterbij dan men denkt.

Boeken over dit onderwerp

Aan de slag met het nieuwe werken

Auteur: Dik Bijl
Het nieuwe werken belooft dat organisaties effectiever en efficiënter worden en ook veel leuker om voor te werken. Het boek ‘Aan de slag met het nieuwe werken’ beschrijft de principes van het nieuwe werken en laat ook de praktijk zien van organisaties die er al mee aan de gang zijn. Tot slot wordt beschreven wat ervoor nodig is om zelf aan de slag te gaan met het nieuwe werken.
Europrijs: 19,95
Bestellen

Kennismakingsspel

Auteur: Peter Gerrickens
Met behulp van het ‘Kennismakingsspel’ leert u anderen op een verrassende manier (nog beter) kennen. Het spel is niet alleen heel geschikt voor uiteenlopende werksituaties, maar ook voor de familie- of vriendenkring. Wanneer u elkaar al kent, ontdekt u met dit spel nieuwe dingen bij anderen.
Europrijs: 24,95
Bestellen

Meer boeken over kennismanagement vinden.


-- Printbare PDF-versie --


No votes yet.
Please wait...

Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten:
Taken gebruikersorganisatie 38 vragen.
Opleiding personeel 15 vragen.
Organisatie gebruikersparticipatie 16 vragen.
Audit gebruikersorganisatie 81 vragen.
Sidebar