Het nut van formulieren

Het gebruik van formulieren is per organisatie verschillend. Organisaties die een hoge mate van vrijheid kennen maken minder gebruik van formulieren dan strak geleide organisaties die werken met controleerbare procedures. Hieruit kunnen direct de voor- en nadelen van formulieren worden afgeleid.

Een formulier formaliseert namelijk de communicatie waardoor de procedure die door het formulier wordt ondersteund een officieel karakter krijgt. Formulieren zien we dan ook het meeste bij de primaire bedrijfsprocessen van een organisatie. Het aanmelden als lid, op openen van een rekening, het maken van een bekeuring, het afsluiten van een verzekering, het doen van de belastingaangifte, alles met een formulier.

Voordelen van formulieren

Veel mensen vinden een formulier vervelend en formulieren zouden nooit worden ingezet als er geen grote voordelen aan verbonden zouden zitten. Deze zijn:

• Een uniforme aanlevering van gegevens zodat opname in een informatiesysteem mo­ge­lijk is.
• De relevante gegevens worden niet vergeten door de aanwezigheid van invulvakken.
• Door de gelijkvormigheid van aanlevering is het mogelijk de formulieren eenduidig te archiveren.
• Procedures zijn door het gebruik van formulieren snel en eenvoudig op te zetten.

Nadelen van formulieren

Er kleven ook nadelen aan het gebruik van formulieren:
• Ze worden door veel mensen gehaat, niet iedereen is even handig met pen en papier. Vooral als je een taalachterstand hebt is dat een probleem. Niet veel bedenkers van processen houden daar rekening mee.
• Er is vaak geen ruimte voor losse opmerkingen of toelichtingen.
• Creativiteit (=vooruitgang) wordt onderdrukt door het statische karakter van formulieren en procedures.
• Bijhorende procedures kunnen vertragend werken op de voortgang (je moet eerst nog even dit formulier invullen).

Buiten de vakjes

Het is natuurlijk mogelijk om buiten de vakjes te schrijven en allerlei toelichtingen te geven. Deze informatie gaat meestal verloren omdat de medewerkers daarvoor geen ruimte hebben in het systeem waarin het formulier moet worden opgenomen. Dit geldt ook voor het geven van verkeerde antwoorden. Hoe leuk is het op iets in te vullen wat helemaal niet kan? Tegenstrijdigheden en onmogelijkheden kunnen zomaar op het papier komen te staan terwijl de medewerker er niets mee kan. Er zijn dan twee opties: het formulier gaat terug naar de aanvrager of het verdwijnt in de prullenbak.

De oplossing zit in het elektronisch (via het web) aanbieden van het formulier. Daar kan je de aanvrager direct op de vingers tikken als hij een fout maakt. Het aantal fouten vermindert gelijk zienderogen. Daarnaast wordt gelijk flink bespaard op het aantal medewerkers dat nodig was om de formulieren te beoordelen en in te voeren. Voorwaarde is dat er achter het formulier een controle module zit die online de ingevulde waarden controleert en terugkoppeld. Als de aanvrager niet direct een ok krijgt op zijn formulier heeft het web weinig toegevoegde waarde.

Door verschillende omstandigheden zal niet iedere procedure zal zich echter lenen voor het gebruik van een elektronische oplossing.

Ondanks de nadelen is er geen organisatie die zonder formulieren kan, we zitten er aanvast.
Per bedrijfsproces zal aan de hand van de voor- en nadelen een afweging gemaakt moeten worden of een formulier nodig is. De noodzaak is per situatie verschillend.

ITpedia

De checklisten van ITpedia kunnen ook gebruikt worden als een soort formulier. Hoewel de checklisten wel worden ingevuld is er geen sprake van een procedu­re, het is meer een controle op de volledigheid van de IT voor je zelf. Laat je dat echter niet weerhouden om de ITpedia checklisten vast op te nemen in het ontwikkelproces.

Boeken over dit onderwerp

User Stories Applied: For Agile Software Development

Auteur: Mike Cohn
The best way to build software that meets users’ needs is to begin with ‘user stories’: simple, clear, brief descriptions of functionality that will be valuable to real users. In User Stories Applied, Mike Cohn provides you with a front-to-back blueprint for writing these user stories and weaving them into your development lifecycle.
Europrijs: 47,95
Bestellen

Ant in Action 2nd edition of Java Development with Ant

Auteur: Steve Loughran
Ant in Action is een complete gids voor het bouwen testen, hergebruiken en inzetten van Java applicaties met gebruik van Ant. Zowel kleine persoonlijke projecten als grote bedrijfsprojecten waaraan meerder teams samenwerken worden in het boek beschreven.
Europrijs: 38,95
Bestellen

Meer boeken over formulieren vinden.


-- Printbare PDF-versie --


No votes yet.
Please wait...

Aanvullingen

Geef zelf een aanvulling.

Geef een aanvulling

Licentie: Creative Commons (Naamsvermelding/Gelijkdelen)

Checklisten:
Ontwikkel schermafhandeling 29 vragen.
Ontwerp formulieren 71 vragen.
Audit geautomatiseerde controles 41 vragen.
Sidebar