Het uitfaseren van software betekent het geleidelijk beëindigen van het gebruik, onderhoud en ondersteuning van een specifieke softwaretoepassing. Dit proces wordt vaak uitgevoerd wanneer software verouderd is, niet langer aan de behoeften van een organisatie voldoet, of wordt vervangen door een nieuwere, effectievere oplossing.
Uitfaseren is een strategisch proces om verouderde systemen te vervangen. Ontdek wat hierbij komt kijken, van API-koppelingen en schaduwdraaien, maar ook tot SLA-afspraken bij uitloop van nieuwe software.
Belangrijke aspecten van het uitfaseren van software
Redenen voor uitfasering
Functionele beperkingen of technische veroudering.
Gebrek aan ondersteuning van de leverancier (end-of-life).
Overstap naar modernere of efficiëntere alternatieven.
Kostenbesparing op licenties of onderhoud.
Fasen van het uitfaseren
Evaluatie: Identificeren welke software moet worden uitgefaseerd en waarom.
Planning: Opstellen van een migratieplan, inclusief tijdlijnen en vervangende systemen.
Migratie: Gegevens en processen overzetten naar nieuwe software.
Afsluiten: Uitschakelen van de oude software en beëindiging van onderhoudscontracten.
Uitdagingen bij het uitfaseren
Behoud van gegevensintegriteit bij migratie.
Minimaliseren van verstoringen in bedrijfsprocessen.
Training van medewerkers in nieuwe software.
Het doel van het uitfaseren is doorgaans om efficiëntie te verhogen, risico’s te beperken en kosten te besparen. Een goed gepland uitfaseringstraject is echter essentieel om problemen te voorkomen en continuïteit te waarborgen.
Hoe lang duurt het uitfaseren van software
De duur van het uitfaseren van software varieert sterk en hangt af van verschillende factoren, zoals de complexiteit van de software, de omvang van de organisatie, en de mate van afhankelijkheid van de software. Over het algemeen kan de uitfasering duren van enkele maanden tot meerdere jaren. Hier zijn de belangrijkste factoren die de tijdsduur beïnvloeden:
Complexiteit van de software
Eenvoudige tools of applicaties: Kunnen we binnen enkele weken tot maanden uitfaseren als ze weinig afhankelijkheden hebben.
Grote systemen of legacy-software: Zoals ERP- of CRM-systemen, kunnen meerdere jaren nodig hebben vanwege integraties met andere systemen en de omvangrijke gegevensmigratie.
Organisatorische afhankelijkheid
Als de software een kernfunctie binnen een organisatie vervult, moeten we de uitfasering zorgvuldig plannen om bedrijfsprocessen niet te verstoren.
Het vinden en implementeren van een geschikt vervangend systeem kan echter extra tijd kosten.
Na het uitfaseren van software zijn er verschillende manieren om met de oude software om te gaan. Wat er precies gebeurt, hangt af van factoren zoals wettelijke vereisten, gegevensbeheer, en bedrijfsprocessen. Hieronder staan de meest voorkomende scenario’s.
1. Uitschakelen en verwijderen
Software de-installeren: De applicatie wordt volledig van de systemen verwijderd, inclusief gekoppelde bestanden en databases.
Hardware vrijmaken: Als de software op specifieke servers draaide, kunnen we deze hardware opnieuw gebruiken of uitfaseren.
Kostenbesparing: Licenties en onderhoudscontracten worden beëindigd, wat dus leidt tot lagere kosten.
2. Archivering
Bewaren van gegevens: In veel gevallen moeten we gegevens uit de oude software archiveren voor naleving van wet- en regelgeving of interne bedrijfsbehoeften. Dit kan in de vorm van: – Databases: Opslaan in leesbare formaten zoals CSV of SQL. – PDF’s of rapporten: Voor eenvoudige toegang en archivering.
Beheerde toegang: De oude software wordt mogelijk in een beperkte omgeving beschikbaar gehouden voor historische gegevensinzage.
3. Migratie naar nieuwe software
Gegevensoverdracht: Alle relevante gegevens worden gemigreerd naar het nieuwe systeem.
Beëindigen na migratie: De oude software schakelen we dus pas uit zodra het nieuwe systeem stabiel functioneert.
4. Beperkte beschikbaarheid
Readonly-modus: Soms blijft de oude software toegankelijk in een alleen-lezen-modus, zodat medewerkers gegevens kunnen raadplegen zonder verdere ondersteuning of updates.
Virtuele omgeving: Legacy-systemen kunnen in een gesandboxte of virtuele omgeving worden behouden om compatibiliteitsproblemen te omzeilen.
5. Recycling van licenties of technologie
Herinzetbare licenties: Als de software op abonnementsbasis werd gebruikt, kunnen ongebruikte licenties mogelijk elders worden ingezet.
Hergebruik van hardware: Servers en infrastructuur kunnen we gebruiken voor andere toepassingen.
6. Definitieve beëindiging
Na archivering en migratie verwijderen we de software permanent, inclusief alle bijbehorende gegevens, tenzij wettelijk anders vereist.
Wettelijke verplichtingen: In sommige sectoren (bijv. gezondheidszorg, financiën) moet data jarenlang toegankelijk blijven.
Beveiliging: Zorg ervoor dat er geen achterdeuren of kwetsbaarheden in oude systemen blijven bestaan.
Kosten-batenanalyse: Soms is het duurder om oude software te behouden dan deze volledig te verwijderen.
Een goed plan voor de opvolging na uitfasering zorgt ervoor dat de overgang soepel verloopt en tevens aan alle eisen wordt voldaan.
Gevolgen voor de oude software als de planning voor nieuwbouw uitloopt
Als we nieuwe vervangende software moeten bouwen voordat we de oude software kunnen uitfaseren, heeft dit aanzienlijke gevolgen voor het managen van de oude software en het gebruik tijdens de overgangsperiode.
Hier zijn de belangrijkste gevolgen en overwegingen:
1. Verlengen van de levensduur van de oude software tijdens het uitfaseren
Onderhoud verlengen: De oude software moet operationeel blijven totdat de nieuwe software volledig is ontwikkeld, getest en geïmplementeerd. Dit kan extra kosten en inspanningen met zich meebrengen, zoals: – Beperkt doorvoeren van noodzakelijke updates. – Oplossen van kritieke fouten en beveiligingsproblemen.
Managen Technische schuld: Bij verouderde software kunnen afhankelijkheden en technische beperkingen steeds moeilijker te beheren zijn.
2. Parallelle ontwikkeling en gebruik gedurende uitfaseren
Risico op conflicten: Het is belangrijk om te voorkomen dat wijzigingen in de oude software problemen veroorzaken bij de ontwikkeling van de nieuwe software.
Parallelle systemen: Soms moeten de oude software en de nieuwe software tijdelijk naast elkaar draaien voor:
Gegevensvalidatie en synchronisatie.
Overgang van bedrijfsprocessen.
3. Vertraging in het uitfaseren
Oplopende kosten: Het uitstellen van de uitfasering leidt vaak tot hogere kosten voor onderhoud en beheer van de oude software.
Risico op uitval: Verouderde systemen lopen een hoger risico op storingen, wat gevolgen kan hebben voor de bedrijfscontinuïteit.
4. Focus op gegevensmigratie
Voorbereiding op gegevensoverdracht: De oude software moet mogelijk worden aangepast om gegevens geschikt te maken voor migratie naar het nieuwe systeem.
Tijdelijke oplossingen: Er kunnen tijdelijke tools of interfaces nodig zijn om gegevens van het oude naar het nieuwe systeem te synchroniseren totdat de overgang compleet is.
5. Gebruikerstraining en betrokkenheid tijdens uitfaseren
Oude software blijven gebruiken: Gebruikers moeten mogelijk langer blijven werken met het oude systeem, wat frustratie kan veroorzaken als de tekortkomingen van de oude software evident worden.
Early adopters betrekken: Gebruikers kunnen we betrekken bij het testen van de nieuwe software terwijl de oude nog draait, om feedback te verzamelen en een soepele overgang te garanderen.
6. Continuïteit en risicobeheer
Noodzakelijke investeringen: Om de oude software betrouwbaar te houden, kunnen minimale verbeteringen of beveiligingspatches nodig zijn.
Back-up en herstelplannen: Extra aandacht voor back-ups en nood-herstelprocessen om onverwachte problemen te voorkomen.
Praktische aanbevelingen
Duidelijke roadmap opstellen: Creëer een tijdlijn voor de ontwikkeling van de nieuwe software en de uitfasering van de oude software.
Iteratieve ontwikkeling: Bouw de nieuwe software in fasen, zodat het team bepaalde functies sneller kan implementeren.
Risicoanalyse uitvoeren: Identificeer potentiële knelpunten bij het gebruik van de oude software tijdens de ontwikkelingsperiode.
Communicatie: Houd gebruikers goed geïnformeerd over de voortgang en verwachte mijlpalen.
Door zorgvuldig te plannen en beide systemen effectief te managen, kunnen we een soepele overgang waarborgen, zelfs als de vervangende software nog in ontwikkeling is.
Gevolgen voor de API koppelingen bij schaduwdraaien tijdens het uitfaseren
Synchronisatieproblemen door dubbele aanbieding van transacties.
Het managen van tijdelijke tussenlagen of integratieoplossingen.
Schaduwdraaien biedt de mogelijkheid om de nieuwe software grondig te testen echter zonder direct de oude software uit te schakelen. Het vergt echter een doordacht beheer van de API-koppelingen om conflicten, prestatieproblemen en data-inconsistenties te voorkomen.
De SLA voor de oude software bij uitloop van de planning van de nieuwe software
Als de bouw van de nieuwe software naar verwachting gaat uitlopen, is het cruciaal om een aangepaste Service Level Agreement (SLA) voor de oude software af te spreken. Dit zorgt ervoor dat de operationele continuïteit gewaarborgd blijft en tevens dat de oude software wordt ondersteund tijdens de overgangsperiode. Hieronder staan de belangrijkste aspecten die aanvullend in de SLA moeten worden opgenomen:
1. Onderhoudsniveau
Beperk onderhoud tot essentiële wijzigingen (zoals beveiligingspatches of kritieke bugfixes) om de stabiliteit te behouden.
Vermijd grote wijzigingen of uitbreidingen die complexiteit toevoegen.
2. Beveiligingsondersteuning
Vraag om maandelijkse of ad-hoc patches om nieuwe kwetsbaarheden te dichten.
3. Beheersbaarheid van uitloop
Flexibiliteit in contractduur: Pas de looptijd van het onderhoudscontract aan zodat deze synchroon loopt met de implementatie van de nieuwe software.
Schaalbaarheid: Zorg dat de SLA ruimte biedt om ondersteuning tijdelijk op te schalen als de bouw verder uitloopt.
Exitstrategie: Definieer heldere afspraken over de beëindiging van het contract zodra de nieuwe software volledig operationeel is.
4. Change management
Alleen wijzigingen met betrekking tot de vervanging en het minimaliseren van de project risico’s mogen worden doorgevoerd.
5. Kostenbeheersing
Onderhandel over vaste kosten of een flexibel prijsmodel voor verlengde ondersteuning.
6. Data-integriteit en migratieondersteuning
Gegevensbescherming: Zorg dat data veilig blijft tijdens de uitloopperiode.
Migratieondersteuning: Vraag om technische ondersteuning bij het voorbereiden en migreren van gegevens naar de nieuwe software.
Een goed ontworpen SLA helpt om risico’s te beperken en tevens de prestaties van de oude software te garanderen, zelfs tijdens een langdurige overgangsperiode.
Conclusies over het uitfaseren van software
Een goed gedefinieerde roadmap voor het uitfaseren van software minimaliseert risico’s en voorkomt bovendien verstoringen in bedrijfsprocessen.
Bij uitloop van nieuwe softwareontwikkeling is het essentieel om SLA-afspraken te maken die de stabiliteit, beveiliging en beschikbaarheid van de oude software waarborgen.
Het schaduwdraaien van oude en nieuwe systemen brengt uitdagingen met zich mee, zoals extra belasting op API-koppelingen en risico’s voor dataconsistentie, die zorgvuldig moeten worden beheerd.
Migratie en archivering moeten we zorgvuldig uitvoeren om dataverlies of inconsistentie te voorkomen, zowel tijdens als na de overgang.
Of het nu gaat om tijdelijke verlengingen of parallelle werking, focus op een duurzame oplossing die past bij de strategische doelen van de organisatie.
Het uitfaseren van software betekent het geleidelijk beëindigen van het gebruik, onderhoud en ondersteuning van een specifieke softwaretoepassing. Dit proces wordt vaak uitgevoerd wanneer software verouderd is, niet langer aan de behoeften van een organisatie voldoet, of wordt vervangen door een nieuwere, effectievere oplossing.
Sharing IT Best Practices with you
Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn.