Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with you
De 5 Whys-techniek is een van de meest effectieve tools voor oorzaakanalyse.
Hardnekkige of terugkerende problemen zijn vaak symptomen van diepere problemen. “Snelle oplossingen” lijken misschien handig, maar ze lossen vaak alleen de oppervlakkige problemen op. Ze verspillen middelen die we anders zouden kunnen gebruiken om de echte oorzaak aan te pakken.
Sakichi Toyoda, de Japanse industrieel, uitvinder en oprichter van Toyota Industries, ontwikkelde in de jaren dertig de 5 Whys-techniek. De besluitvorming in deze technieke is gebaseerd op een diepgaand begrip van wat er feitelijk gebeurt, in plaats van wat het management denkt dat er gebeurt.
De methode is opmerkelijk eenvoudig. Als er zich een probleem voordoet, gaan we opzoek naar de hoofdoorzaak door de vraag “Waarom?” vijf keer te stellen. Als er zich een duidelijke tegenmaatregel aftekent, implementeren we die om te voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet.
We kunnen 5 Whys gebruiken voor kwaliteitsverbetering, maar het is het meest effectief als we het gebruiken om eenvoudige of betrekkelijk moeilijke problemen op te lossen.
Het is echter minder geschikt als we een complex of accuut probleem moeten aanpakken. Dit komt doordat 5 Whys er naar neigt om een enkel spoor of een beperkt aantal sporen van onderzoek te volgen. Er kunnen echter meerdere oorzaken zijn. In dergelijke gevallen is een bredere methode effectiever.
De eenvoudige 5 Whys techniek kan ons echter vaak snel naar de hoofdoorzaak van een probleem leiden. Dus als een systeem of proces niet goed werkt, probeer dan 5 Whys voordat je aan een meer diepgaande aanpak begint – en zeker voordat we proberen om een oplossing te ontwikkelen.
In elk bedrijfsproces kunnen zich onverwachte problemen voordoen. Problemen zijn echter slechts symptomen van diepere problemen. Het snel oplossen van een probleem kan handig zijn, maar het beschermt ons werkproces niet tegen terugkerende fouten. Daarom moet ons team zich concentreren op het vinden van de oorzaak en deze op de juiste manier aanpakken.
Een van de belangrijkste factoren voor een succesvolle implementatie van de techniek is het nemen van een weloverwogen beslissing. Dit betekent dat het besluitvormingsproces gebaseerd moet zijn op een inzichtelijk begrip van wat er feitelijk gebeurt.
Met andere woorden, bij het analyseproces van de hoofdoorzaak moeten mensen met praktische ervaring betrokken zijn. Zij kunnen ons de meest waardevolle informatie geven over elk probleem dat zich voordoet in hun vakgebied.
Wanneer we de 5 Whys-techniek toepassen, willen we tot de essentie van het probleem komen en het vervolgens oplossen. De 5 Whys analyse zal ons vaak laten zien dat de oorzaak van het probleem anders dan verwacht is. Vaak blijkt dat kwesties die we als een technisch probleem beschouwen, in feite menselijke en procesproblemen te zijn.
Dit is de reden waarom het vinden van de hoofdoorzaak cruciaal is om herhaling van storingen te voorkomen.
Hier is een voorbeeld van het toepassen van de 5 Whys.
Probleem – We hebben de facturen van deze maand niet op tijd verzonden.
We zien dat de hoofdoorzaak van het oorspronkelijke probleem iets totaal anders bleek te zijn dan we zouden verwachtingen.
Bovendien is het duidelijk dat het geen technologisch, maar een organisatorisch probleem is. Dit is typerend omdat we ons vaak concentreren op het IT gedeelte van het probleem terwijl we de menselijke factor verwaarlozen.
Daarom heeft de 5 Whys-analyse tot doel om een bepaald probleem diepgaand te onderzoeken totdat het ons de echte oorzaak laat zien.
Houd er rekening mee dat “5” slechts een getal is. We stellen de ‘waarom’ vraag zo vaak als we nodig hebben om het proces te voltooien en passende maatregelen te nemen.
5 Whys gebruikt ’tegenmaatregelen’ in plaats van ‘oplossingen’. Een tegenmaatregel is een actie of een reeks acties die erop gericht is te voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet, terwijl een oplossing probeert om het symptoom aan te pakken.
De 5 Whys-techniek kan ons helpen om continue verbetering te bereiken op elk niveau van onze organisatie en past daarom in methodes als LEAN, Six Sigma en DevOps. Hier zijn enkele basisstappen die we moeten volgen.
Stel een multidisciplinair team samen. Elk teamlid moet bekend zijn met het proces dat we gaan onderzoeken.
Door een multidisciplinair team te vormen, bezien we het probleem vanuit meerdere perspectieven.
Het team bespreekt het probleem en stelt een duidelijke probleemstelling vast. Het helpt ons bij het bepalen van de omvang van het probleem dat we gaan onderzoeken.
Dit is belangrijk omdat het onderzoeken van een grootschalig probleem een tijdrovende bezigheid kan zijn met vervaagde grenzen. We stellen tevens een teamleider aan.
De teamleider moet zo vaak als nodig is ‘waarom’ vragen stellen, totdat we de hoofdoorzaak van het oorspronkelijke probleem achterhalen.
Soms kan er meer dan één hoofdoorzaak zijn. In deze gevallen ziet de 5 Whys-analyse er meer uit als een matrix met verschillende vertakkingen. Dit helpt ons bij het opsporen van organisatorische problemen die effecten hebben op meerdere bedrijfsprocessen.
We proberen snel van de ene vraag naar de andere te gaan, zodat we een volledig beeld hebben voordat we overhaast conclusies trekken.
We weten dat we de hoofdoorzaak van het probleem hebben gevonden als de ”waarom” vraag geen bruikbare antwoorden meer oplevert. Dan moet een passende tegenmaatregel dan duidelijk zijn.
Als we meer dan één reden hebben gevonden, moeten we dit proces herhalen voor elk van de verschillende takken van onze analyse. Dat doen we totdat we voor elke oorzaak een hoofdoorzaak hebben gevonden.
Als we de hoofdoorzaak hebben gevonden, is het tijd om corrigerende maatregelen te nemen. We moeten alle teamleden betrekken om de beste oplossing te vinden en toe te passen.
Wanneer de beslissing is genomen, moeten we een van de teamleden verantwoordelijk maken voor het toepassen van de juiste acties en het managen van het proces.
Uiteindelijk moeten we de oplossing met de organisatie delen.
Controleer tenslotte hoe effectief onze tegenmaatregelen het oorspronkelijke probleem oplossen. Na een bepaalde tijd moet het team vaststellen of hun acties daadwerkelijk een positieve impact hebben gehad. Mogelijk moeten we de acties nog aanpassen of vervangen. Als dit gebeurt, is het een goed idee om het 5 Whys-proces te herhalen om er zeker van te zijn dat we de juiste hoofdoorzaak hebben gevonden.
De 5 Whys-techniek is een eenvoudig en effectief hulpmiddel om problemen te achterhalen. We kunnen deze techniek gebruiken bij het oplossen van problemen of het verbeteren van de kwaliteit. Het primaire doel is om de exacte reden te vinden die een bepaald probleem veroorzaakt door een reeks “waarom” -vragen te stellen.
Discussieer mee op LinkedIn. 
Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.