De 8 grootste SaaS fouten ever

Veel MKB bedrijven maken grote SaaS fouten. Dat komt omdat ze wel veel verstand van hun business hebben maar weinig ervaring met IT projecten. Grote corporates hebben vaak IT project organisaties met veel IT kennis, daar speelt dit probleem een stuk minder.

SaaS fout 1. Onrealistisch projectplan

Bij veel MKB bedrijven gebruikt men software tot dat het niet meer kan. Het uiterste is er jaren lang uitgehaald maar de rek is er nu uit. De hardware moet worden vervangen of de systeemsoftware wordt niet meer ondersteund. Vaak vraagt ook de markt om een andere benadering. Daarom besluit de directie dat er per 1 januari een nieuw systeem moet draaien. Daarbij worden de eerste cruciale SaaS fouten gemaakt.

1. Het oude contract wordt per 1 januari opgezegd zonder dat over de risico’s is nagedacht. Er is geen fallback scenario.
2. De opdracht is vaag gedefinieerd. Daardoor is de afbakening vaag, welke onderdelen horen eigenlijk wel of niet tot het project?
3. De projectleider weet niets van IT maar is een materiedeskundige. Hij overziet het project niet helemaal.

Dit soort fouten zien we bij veel bedrijven gebeuren. Als er al een projectplan is voor SaaS, is het onvolledig en onrealistisch.

SaaS fout 2. Gebruik van een verkeerde projectstructuur

Er is geen enkele projectstructuur die geschikt is voor alle soorten projecten. De projectstructuur is afhankelijk van een aantal variabelen, inclusief projectomvang en teamgrootte. Een projectmanager die bijvoorbeeld een team van meer dan tien mensen managet, zal het moeilijk vinden om communicatie en follow-ups bij te houden.

Zo kan ook de communicatie eronder lijden als de teamleden verspreid zijn over verschillende landen / regio’s.

SaaS fout 3. De Big Bang invoering

Veel SaaS projecten zijn Big Bang projecten. Dit wil zeggen dat men het systeem eerst helemaal afmaakt en dan als geheel in één keer invoert. Het projectteam, de gebruikers en systeembeheer werken zich een slag in de rondte om de deadline te halen. Als het dan eenmaal is opgeleverd. Komen de fouten, het gebrek aan kennis en andere frustraties naar boven. We zijn nog weken bezig om alles op de rit te krijgen.

Kleine en beheersbare stukken zijn gemakkelijk te volgen en zorgen ervoor dat projectmanagers en teamleden meer vertrouwen hebben in het project. Grote projecten lijken misschien onmogelijk te voltooien en kunnen ervoor zorgen dat iedereen zich overweldigd voelt. Door een project in kleinere stukken of taken op te splitsen en elke taak aan de juiste persoon toe te wijzen, wordt alles een stuk eenvoudiger en beter beheersbaar.

SaaS fout 4. Geen prioriteit geven aan belangrijke taken

Net zoals alle projecten niet hetzelfde zijn, zijn ook alle taken niet even belangrijk. Sommige taken moeten we binnen een strakke deadline afronden en moeten dus prioriteit krijgen boven andere taken. Het overwegen van zowel taken als projecten op een gedetailleerd niveau kan helpen. Met behulp van een planningstool voor taakbeheer kunnen we in dit opzicht veel leed voorkomen. Het stelt projectmanagers tevens in staat om effectiever prioriteiten te stellen.

SaaS fout 5. Te veel wijzigingen in het project aanbrengen

Soms kunnen nieuwe requirements en veranderingen uit de hand lopen. Deze extra requirements kunnen de focus van teamleden beïnvloeden en de schaarse middelen opslorpen. Wijzigingen zijn bijna altijd het geval is bij softwareprojecten. Hoewel het in bijna ieder project normaal is om een paar wijzigingen op te nemen, moeten deze wijzigingen niet te veel of te frequent zijn, anders kunnen ze het projectresultaat ernstig beïnvloeden. Vergeet niet het projectplan aan te passen als je toch nieuwe requirements accepteert.

SaaS fout 6. Veranderingen niet rapporteren

Ondanks alle planning en inspanningen kunnen er dingen misgaan. Nieuwe requirements of groter veranderingen eisen hun tol. Dit kan ertoe leiden dat projectmanagers hun schaarse middelen verspillen aan het redden van een gedoemd project. Waarheidsgetrouwe en transparante rapportage biedt de opdrachtgever echter de informatie die nodig is om tijdig een beslissing te nemen over voortzetting of stopzetting van een project. Hierdoor kan hij ook van koers veranderen of extra middelen toewijzen voordat het te laat is.

SaaS fout 7. Onderschatting Conversie

Op een gegeven moment loopt het SaaS project ten einde. Alles is ingesteld, de gebruikers zijn opgeleid en alle functies zijn getest. Het is tijd om de applicatie in te voeren. Dat is het moment om de meest actuele data van het oude systeem over te zetten naar het nieuwe systeem. Deze conversies worden vaak onderschat. Er kan namelijk van alles fout gaan:

• Oude velden ontbreken in het nieuwe systeem.
• Nieuwe velden ontbreken in het oude systeem.
• Totaal andere indeling van bestanden.
• Oude velden bevatten verkeerde waarden.
• Oude dossiers zijn nog niet afgesloten etc.

In veel gevallen is de conversie een project op zich, onderschat het niet.

SaaS fout 8. Niet alle risico’s zijn in kaart gebracht

Projecten kunnen ontsporen als gevolg van onverwachte gebeurtenissen. Hoewel veel projectmanagers snel hun teamleden kunnen mobiliseren, kan het toch te laat zijn vanwege andere prioriteiten. Daarom moeten projectmanagers de risico’s van het project vooraf goed in kaart brengen. Tevens moeten ze vooraf bedenken welke maatregelen ze moeten nemen voor het geval zich een calamiteit voor doet.

Risico-management omvat identificatie, analyse en reactie op risicofactoren gedurende de gehele levenscyclus van het project. Een robuust risicomanagementsysteem biedt bedrijven de controle die ze nodig hebben om met onzekere toekomstige gebeurtenissen om te gaan. Hoewel het praktisch niet mogelijk is om alle mogelijke calamiteiten te voorspellen, minimaliseert een risicomanagementsysteem de waarschijnlijkheid en impact van een calamiteit.

SaaS fouten voorkomen

De genoemde 8 SaaS fouten zijn nog maar een kleine greep uit alle problemen en uitdagingen die we tijdens een SaaS project kunnen tegenkomen. De kleinste details kunnen leiden tot de grootste problemen. Een van de grootste SaaS fouten is overschatting van de eigen kennis en mogelijkheden. Bedrijfsprocessen zijn echter kwetsbaar en het kan veel geld kosten als ons bedrijf stil komt te liggen. Ons bedrijf zal niet het eerste zijn dat failliet gaat als gevolg van de invoering van nieuwe software. Daarom is het aan te raden om een ervaren consultant in te huren die kan optreden als projectmanager. Hij kan vooraf signaleren waar het fout gaat zodat we tijdig kunnen bijsturen.

Discussieer mee op LinkedIn.