Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with you
Project communicatie
Van Project-Communicatie heb ik altijd geroepen dat het de sleutel is tot een succesvol project. Als mensen elkaar goed begrijpen ontstaan er geen misverstanden over de Scope, de te besteden tijd en de prijs. Om de Project-communicatie zo goed mogelijk te laten verlopen heeft men in de loop der tijd verschillende methodes bedacht. Deze methodes ondersteunen vast omschreven deliverables en werkwijzen. Daarnaast kent een methode altijd trainingen om mensen te leren hoe ze er mee om moeten gaan. Uiteindelijk moet iedereen elkaar begrijpen. Twee bekende methodes zijn de Waterval en de Agile/Scrum methoden.
Maar wees eens eerlijk, is het allemaal niet een beetje te veel. Elke dag een standup-scrum meeting, kick-offs, projectgroep vergaderingen, review meetings, interviews, retrospectives, evaluaties, enzovoort, enzovoort. Allemaal kostbare tijd die ten koste gaat van effectieve ontwikkelcapaciteit. Is daar niets aan te doen?
Samenwerking blijkt onmogelijk zonder communicatie binnen het projectteam.
Van duidelijke taakbeschrijvingen tot het stellen van vragen, brainstormsessies en probleemoplossing, communicatie is nodig om het projectteam op koers te houden.
Samenwerking is sterk afhankelijk van actief luisteren, omdat teamleden bereid moeten zijn om compromissen te sluiten en open te staan voor nieuwe ideeën en tegelijkertijd nieuwe uitdagingen te presenteren.
Slechte communicatie kan teamleden snel isoleren, die voelen zich dan losgekoppeld van het doel van het project. Bovendien wordt hun rol en de waarde van hun bijdrage steeds kleiner.
We werken veel in silo’s en er ontstaan snel conflicten wanneer individuen de voltooide en komende taken uit het oog verliezen.
Ineffectieve communicatie levert een derde van de tijd de grootste bijdrage aan het mislukken van projecten en had meer dan de helft van de tijd een negatieve invloed op het succes van het project. Het is daarom duidelijk dat slechte communicatie ons project op verschillende gebieden kan ondermijnen. De volgende 10 punten kun je gebruiken om de project-communicatie te verbeteren.
Project-Communicatie mislukt vaak omdat we iets als vanzelfsprekend aannemen. Projectmanagers gaan ervan uit dat communicatie plaatsvindt terwijl projectteams persoonlijke en virtuele vergaderingen bijwonen, e-mails en IM gebruiken, documenten bijwerken, enzovoort.
In werkelijkheid vindt de communicatie echter gefragmenteerd plaats op verschillende plaatsen en momenten. Bij gebrek aan daadwerkelijk zichtbaarheid en richting, proberen teamleden het grote geheel te begrijpen. Probeer daarom je te verplaatsen in de andere teamleden en bedenk wat zij moeten weten om goed werk af te leveren.
Een communicatieplan zal het gemakkelijker maken om het juiste ding op de juiste manier te zeggen tegen de juiste mensen met behulp van de beste tools. Ons plan moet ook duidelijk maken wat we moeten communiceren, hoe vaak, kanalen (e-mail, vergaderingen, enz.).
Het plan zou bijvoorbeeld kunnen bepalen dat we voortgangsrapporten op maandag via e-mail met alle belanghebbenden delen. Dit rapport wordt bovendien automatisch per e-mail vanaf de projectsite verzonden. Het is dus essentieel dat teamleden hun taken hebben bijgewerkt voordat ze vrijdag vertrekken.
Overweeg om de volgende projectactiviteiten in het Project-Communicatie plan toe te voegen:
Denk hier eens over na: Er zijn vijftien communicatiekanalen voor zes teamleden. Hoeveel kanalen zijn er voor tien teamleden? Vijfenveertig – dat klopt, dertig extra kanalen.
# communicatiekanalen = n (n-1) / 2
Creëer daarom projectteams voor de dagelijkse planning en uitvoering van de projecten. We zullen het dan veel gemakkelijker vinden om dingen voor elkaar te krijgen. Waarom? Betere communicatie.
Maakt je je zorgen dat andere mensen zich buitengesloten zullen voelen als je kleine teams maakt? Overweeg dan om een aanvullend team samen te stellen dat bestaat uit personen die slecht op bepaalde punten in het project zijn betrokken. Zodra iedere persoon zijn activiteiten heeft afgerond, kan hij of zij terugkeren naar zijn normale taken.
Stuur de vergadernotulen ook naar het aanvullende team als je ze naar het projectmanagementteam stuurt. Als iemand een vraag heeft of relevante informatie wil delen, kunnen zij contact met je opnemen.
Vergaderingen hebben een slechte reputatie. Waarom? Slechte vergaderingen zijn slecht gepland en gefaciliteerd wat bovendien resulteert in een enorme verspilling van tijd. Ik ben daarom voor het verminderen van het aantal vergaderingen en de tijd die we besteden besteed aan vergaderingen.
Het zijn echter momenten waarop een dialoog in twee richtingen het communicatieproces kan versnellen en het begrip tussen belanghebbenden kan verbeteren. Plan de meetings en laat ze bovendien niet in deze valkuilen vallen:
Wanneer we nadenken over het verbeteren van onze communicatie, denken we vaak na over wat we zeggen – als we de juiste woorden zeggen, zal zeker iedereen het begrijpen, toch? Laten we de kritische vaardigheid van luisteren echter niet vergeten.
Als we niet luisteren, missen we informatie, begrijpen we het verkeerd en leren we niet. Dus, hoe kunnen we actief luisteren oefenen?
Wees eerst opzettelijk. Maak indien mogelijk oogcontact met de spreker. Laat de persoon weten dat je luistert; af en toe een knikje helpt. Ten tweede, laat je niet afleiden, leg je smartphone opzij. En probeer de woorden mentaal (en soms verbaal) te herhalen.
Als je de gewoonte hebt om projectinformatie te pushen (bijvoorbeeld E-mails verzenden), zul je waarschijnlijk communicatieproblemen tegenkomen. Waarom? Omdat je niet weet of de persoon de informatie heeft gelezen en begrepen. Interactieve, tweerichtingscommunicatie stelt individuen in staat de ontvangst van de informatie te bevestigen en met vragen meer duidelijkheid te krijgen.
Je hebt dit waarschijnlijk eerder gehoord, maar communicatie verloopt als volgt:
Over de juistheid van deze cijfers wordt echter nog steeds gedebatteerd.
Of deze cijfers kloppen of niet, we kunnen allemaal profiteren van de aandacht voor onze non-verbale vaardigheden. Hoe kunnen we profiteren van non-verbale vaardigheden?
Een telefoongesprek leidt tot betere communicatie dan een e-mail. Een persoonlijk gesprek leidt tot betere communicatie dan een telefoongesprek. Kies de juiste methode gezien de behoeften en beschikbaarheid van het publiek.
Hier is een eenvoudige regel voor: Als mensen iets verkeerd begrijpen, is het tijd om de interactieve communicatie te vergroten en de non-verbale aspecten van communicatie te benutten.
Neem ook de tijd om het communicatieplan af te stemmen met de opdrachtgever van het project.
Hoe vaak moet de opdrachtgever updates ontvangen? Verkiest hij e-mail of heeft hij liever een telefoontje? Houdt de opdrachtgever van detail of heeft hij liever een samenvatting? Wil de opdrachtgever al informatie voorafgaand aan vergadering, zodat hij zich kan voorbereiden?
De implementatie van een ‘enkele bron van waarheid’, zoals een SharePoint-projectsite voor het team en belanghebbenden, ondersteunt de project-communicatie.
Een projectmanagementsoftware maakt het tevens voor het team gemakkelijk om:
47% van de mislukte projecten is te wijten aan verkeerd requirements management. Binnen deze mislukte projecten meldde 75% dat slechte communicatie leidde tot verkeerd aangenomen requirements.
Dit is logisch omdat veel van de hulpmiddelen voor het verzamelen van requirements zoals focusgroepen, vergaderingen en interviews afhankelijk zijn van duidelijke communicatie van zowel de projectmanager als verschillende bijdragers.
Als iedereen een ander begrip heeft van de requirements, moeten we het volgende snel managen:
Discussieer mee op LinkedIn.
Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.