Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with you
IT Alignment Matrix
IT Alignment, het op één lijn krijgen van alle IT-ers en andere betrokkenen: Over welke scope praten we eigenlijk als we een opdracht of een probleem hebben?
Iedereen kent het gevoel dom te zijn als een specialist van een andere afdeling over zijn taak begint te praten. Soms vragen we door en soms houden we onze mond. Helemaal lekker voelt dat niet want krijgen we straks wel wat we verwachten?
In de IT is men gewend om voor ieder vraagstuk een andere bril op te zetten. Denk daarbij b.v. aan cybersecurity, een technisch ontwerp of een requirements analyse. Door hier speciale beroepsgroepen, normen en standaards voor te creëren ontstaan echter eigen jargons. Techneuten zijn toch heel ander volk dan de businessconsultants, een recept voor miscommunicatie.
Met de IT Alignment Matrix wil ik echter een poging wagen om daar mee af te rekenen. In één overzicht kunnen we aangegeven waar een bepaald vraagstuk betrekking op heeft en welke raakvlakken er zijn. De scope van een opdracht kan met behulp van de matrix in kaart worden gebracht.
| Jewel –> Management process | Jewel:
Business process | Jewel:
End User | Jewel:
Business software | Jewel:
IT platform | Jewel:
IT infrastructure |
| Business outlook | |||||
| Architecture and Design | |||||
| Development | |||||
| Acceptance/Compliance | |||||
| Maintenance/Lifecycle | |||||
| (Out)sourcing | |||||
| Business Continuity | |||||
| Security | |||||
| Operations / KPI’s | |||||
| Maturity Levels | |||||
| Jobs / Skills | |||||
| Documentation | |||||
| Contracts | |||||
| Finance and investing |
De matrix is voor meerdere governance en compliance vraagstukken toepasbaar. Vooraf spreken we af in welke context we de matrix gaan invullen. Betrokkenen gaan om tafel en bespreken de scope van een opdracht. Ze schenken vooral aandacht op die plekken waar eventueel knelpunten zitten en begripsverwarring kan ontstaan.
Voorbeelden van de context zijn:
De vlakken kleuren we per Jewel in als de context het betrokken management proces raakt. Deze informatie kunnen we gebruiken bij het bepalen van de deliverables van projecten of de due dilligence bij overname van een bedrijfsonderdeel.
Door samen met de opdrachtgever de matrix in te vullen kan snel de scope van een audit worden afgesproken. De audit zelf kan gaan over de procedures (AO), de technische invulling of het volgen van een audittrail. Dit alles binnen de context van de audit.
Een van de eerste onderdelen van een project is het vaststellen van de requirements. Met andere woorden, welke eisen stellen we aan het eindresultaat. Met hulp van de matrix kunnen we bepalen waar de Jewels en management activiteiten elkaar raken. Daaruit kunnen we aanvullende requirements afleiden. Deze requirements worden op de overgangslijnen overgedragen naar andere verantwoordelijke teams. Deze overdracht kan zowel over de verticale als de horizontale as plaatsvinden.
Organisaties moeten vaak aan vele normen, protocollen en standaarden voldoen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan Cobit, ISO/NEN normeringen, ITIL, ASL, BiSL, GDPR enz.
Om vast te stellen wat de reikwijdte van een IT implementatie is en in hoeverre er rapportage volgens de eisen moet plaatsvinden kunnen we de IT alignment matrix toepassen.
Tussen de Jewels en Management processen vindt overdracht van informatie en communicatie plaats. Dit zijn de punten waarop het fout kan gaan omdat de interface niet goed gedefinieerd is. De matrix maakt echter duidelijk welke interfaces er zijn en onderzocht moeten worden binnen een bepaalde context.
Door het gebruik van de matrix wordt ons duidelijk waar de hiaten en zwakke plekken zitten. Ook een afbakening van verantwoordelijkheden wordt inzichtelijk.
De kroonjuwelen zijn het kostbaarste bezit van ons bedrijf. Deze moeten we beschermen tegen diefstal, verlies of teloorgang. Voor deze matrix onderscheid ik de volgende kostbaarheden:
De IT Jewels zijn de IT assets van een organisatie. Deze moeten we managen en beveiligen. Deze elementen worden op de horizontale as genoemd.
De volgorde is zo gekozen omdat er tussen de de jewels een bepaalde afhankelijkheid is.
Deze volgorde is omkeerbaar zodat veranderingen in de IT alleen van de linker of van de rechter kant kunnen komen. Als er bijvoorbeeld een verandering in de Business software moet plaatsvinden is de aanleiding altijd een verandering in een Business process of in de IT infrastructuur. Dient zich een wijziging in de het IT platform aan, bijvoorbeeld een update van het DBMS, moet er altijd gecontroleerd worden of er consequenties zijn voor de IT infrastructure of voor de Business software. Als blijkt dat er bijvoorbeeld inderdaad consequenties zijn voor de Business software moeten gelijk de naastliggende elementen gecontroleerd worden.
Dit geldt niet alleen voor de horizontale as maar ook voor de verticale as. Bij één aanpassing kunnen meerdere management processen betrokken zijn. Er kan een domino effect optreden als blijkt dat meerdere management processen betrokken zijn. De matrix helpt om de afhankelijkheden in kaart te brengen. Dit noem ik de scope van een opdracht en op die manier zijn multidisciplinaire teams samen te stellen. De scope kan een dwarsdoorsnede van de organisatie zijn en houd geen rekening met enige beheerstandaard of het Negenvlaksmodel.
Door de context in het vlak te plaatsen dat we direct raken is de scope van een opdracht, project of aanpassing aan te geven. Alle aangrenzende vlakken moet worden gecheckt of ze ook worden geraakt. In het pdf zijn de volgende voorbeelden van uit een bepaalde context gegeven:
Context A: Update DBMS.
B: New EU regulations.
C: Virus on Workstation.
D: ISO 27000 Audit.
Download hier de voorbeelden: The IT Alignment Matrix Examples
Een bredere context zal een grotere scope opleveren terwijl een smalle context een kleine scope heeft. Kleine contexten zijn bijvoorbeeld “Wachtwoord kwijt” of “Aanschaf nieuwe printer”. Een grote context zoals invoering van een nieuwe ERP-oplossing heeft een scope die de gehele matrix vult. De omvang van de scope zal meestal evenredig zijn aan de omvang van de opdracht en de kosten. De matrix kan dus ook als schattingsinstrument worden gebruikt.
De IT Alignment Matrix is nog een kladje, in feite heb ik hem net bedacht. Voor het gemak noem ik het even ITAM. Ik kwam er op omdat ik heb ervaringen dat communicatie en overdracht de grootste uitdagingen binnen de IT vormen. Het is niet voor niets dat er zoveel methodes en modellen zijn die IT-ers gebruiken om de boodschap over te brengen. Misschien is het een idee om deze modellen eens te mappen op de matrix. Dan kan je zien welk model je in welke context moet inzetten.
Ik zou graag feedback op dit idee krijgen zodat we het met elkaar kunnen verbeteren. Ik ben benieuwd naar jullie mening.
Discussieer mee op LinkedIn.
Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.