De Enterprise Content Manager heeft een business case

Een content manager is er niet alleen om content te “managen”. Toegang krijgen tot de juiste versie van een document of record is eveneens belangrijk. Content moeten we zodanig beheren dat we deze kunnen gebruiken om de bedrijfsdoelen te bereiken.

Enterprise Content Management (ECM) is het systematisch verzamelen en organiseren van informatie. Deze informatie is bestemd voor gebruikt door een gedefinieerde groep gebruikers van managers, specialisten, klanten, enzovoort. ECM is niet een bepaalde technologie, het is niet een methodologie en het is niet een proces. ECM is een dynamische combinatie van strategieën, methoden en hulpmiddelen voor het vastleggen, beheren, opslaan, bewaren en leveren van content. Met name ter ondersteuning van belangrijke organisatorische processen gedurende de gehele levenscyclus van deze processen. Een complexe taak waar de Content Manager verantwoordelijk voor is.

De Content Manager is verantwoordelijk voor:

• Het vastleggen van content, de wijze waarop we content in het content management systeem (CMS) invoeren.
• Het beheren van content, is wat content manager allemaal doet om er voor te zorgen dat we de content kunnen vinden en gebruiken. Met name door degene voor wie het bedoeld is.
• De opslaan van content, het vinden plaats in een geschikte omgeving binnen de IT infrastructuur. Of het nu een formeel content management systeem of een andere informatieoplossing gaat, het vinden van de juiste opslag is belangrijk.
• Het bewaren van content verwijst naar de lange termijn zorg of wel het archiveren van content. Het is de praktijk van het veilig stellen van content, zodat we deze tot in de verre toekomst kunnen gebruiken. Zolang als de organisatie de content nodig heeft moet deze beschikbaar zijn.
• Het leveren van content heeft alles te maken met het overhandigen van de juiste content bij de juiste mensen. Natuurlijk op het moment dat zij de content nodig hebben.

Content management en het vinden van metagegevens

Ondanks de verwachtingen is document management nooit opgeslokt door content management. Dat komt omdat er tegenwoordig meer content beschikbaar is dan ooit tevoren. Het grootste deel van die content is niet door ons zelf gemaakt maar moeten we wel in een systeem opslaan. De content manager is verantwoordelijk voor een de structuur en het plan waarop deze opslag moet plaatsvinden.
Door de beschikbaarheid van een hele reeks hulpmiddelen, zoals het internet, storage, smartphones, cloud, is de behoefte aan content toegenomen. Niet alleen in de vorm van mediatypen als tekst, afbeeldingen, spraakbestanden en video maar ook in de vorm van hoe gestructureerd de data is.
Het gaat hier om gegevens over de content, dus niet de content zelf, dit noemen we metagegevens.

Gestructureerde informatie

Gestructureerde informatie is data die in hoge mate is gedefinieerd. Deze informatie is niet alleen een applicatie te verwerken, maar kan ook worden doorzocht. Deze gestructureerde informatie kunnen we gemakkelijk doorzoeken. Net zoals de meeste informatie die we in relationele databases bewaren en waarop bedrijfsapplicaties zijn gebaseerd.

Ongestructureerde informatie

Ongestructureerde informatie is informatie die geen volledig gedefinieerde structuur heeft en hoogstwaarschijnlijk zal worden gelezen en gebruikt door mensen. Denk bijvoorbeeld aan de informatie die wordt geproduceerd door algemene kantoortoepassingen (tekstverwerkers, presentatieprogramma’s). Maar ook aan video bestanden die niet door search engines te doorzoeken zijn.

Semi-gestructureerde informatie

Semi-gestructureerde informatie is informatie die ergens tussenin ligt. Denk aan facturen, bestellingen en ontvangsten. Die bevatten gegevens die door de computer moeten worden verwerkt, maar de indelingen en lay-outs moeten eerst geïdentificeerd en geclassificeerd worden. Deze taak is vaak belegd is bij de content manager, maar wordt in toenemende mate ge-automatiseerd naarmate de hulpmiddelen verbeteren.
Dit wordt belangrijk als de content manager het effect dat van niet het beheren van metagegevens op de organisatie heeft inziet! Omzetverlies, tijdverlies, verlies van productiviteit, het mogelijke niet-naleven van regelgeving of bedrijfsbeleid en het risico van serieuze bedrijfsonderbrekingen als belangrijke repositories uitvallen.

De Content Manager en de ECM Business case

Effectiviteit, efficiëntie, compliance en continuïteit betreffende de content komen in verschillende verhoudingen tot elkaar voor. Het is voor een goede content manager in de meeste gevallen niet moeilijk om een business case rond te krijgen. Daar bovenop komt het gebruik van Big Data technologieën. Die kunnen uitstekend omgaan met data die al of niet gestructureerd is.

Het beheer van transactionele content is nodig om processen die gericht zijn op transacties en beslissingen in stand te houden. Deze processen zijn niet gericht op het creëren van content, maar om tot acties of beslissingen te komen.

Voorbeelden van dit soort transactiesystemen zijn onder andere:

• Factuurverwerking.
• Verwerking van aanvragen.
• Het in dienst nemen van medewerkers.
• Crediteuren- en debiteurenbeheer.
• Verzekeringsclaims.
• Patiëntendossiers.
• De verwerking van vergunningen en leningen.

Voor ECM oplossingen komen deze technologieën niet in beeld. We hebben het hier eerder over het managen van transactie-inhoud dan over content management. Mede omdat het meestal veel workflow-configuratie en integratie met andere systemen vereist.

ECM is een voortdurend evoluerende strategie voor het maximaliseren van opties om content te gebruiken. Deze strategie vereist een eigen business case met bijhorend budget waarvoor de content manager mede verantwoordelijk is.

Discussieer mee op LinkedIn.