SISp 4.7 Standaard Mijlpaalproducten Proeftuin

De proeftuinfase kent een aantal standaard mijlpaalproducten die minimaal moeten worden opgeleverd. Deze producten zijn nodig om goedkeuring te kunnen geven aan de uiteindelijke keuze en om te kunnen beoordelen of het hele proeftuin proces wel objectief en correct is doorlopen. De standaard mijlpaalproducten zijn tijdens de proeftuin van belang om bij te houden waar men zich in het proces bevindt maar ook achteraf als auditors de gang van zaken gaan beoordelen.

Het kan voorkomen dat ondanks een akkoord het project in de praktijk mislukt. Dan zijn er toch steken komen te vallen tijdens de proeftuinfase. Het is dan prettig als er documentatie is over het verloop zodat is vast te stellen op welk moment de vergissing is gemaakt.

Standaard mijlpaalproducten Proeftuin

1. Het Proeftuin contract

Contract waar in staat onder welke voorwaarden de leverancier de SaaS applicatie of het softwarepakket voor de proeftuin levert en welke activiteiten hij daarbij uitvoert.

2. Stappenplan proeftuin

Het stappenplan geeft stap voor stap aan welke activiteiten tijdens de proeftuin worden uitgevoerd. Vanaf de installatie tot het eindrapport.

3. Inrichting proeftuin omgeving

Het gaat bij de inrichting van de proeftuin omgeving voornamelijk om de technische keuzes die systeembeheer maakt om het pakket draaiende te krijgen. Deze gegevens zijn later nodig voor de productie-omgeving.

4. Parameterrapport

Iedere gebruikersorganistie heeft een specifieke gebruikers wens t.a.v. hun eigen producten en diensten. Deze worden met behulp van parameters aan de software kenbaar gemaakt. Op die manier gaat de software zich gedragen zoals dat binnen de organisatie nodig is. Vastlegging is nodig voor verantwoording en overdracht naar peoductie.

5. Maatwerk uitwerking

Functionaliteit die niet met behulp van parameters kan worden ingesteld moet vaak geprogrammeerd worden. Dit is extra maatwerk dat niet in de SaaS toepassing zit. Zeer belangrijk om te documenteren want bij een volgende release van de software moet het maatwerk opnieuw worden aangebracht.

6. Interface beschrijvingen

Interfaces met andere software en API’s van andere organisaties zijn vaak unieke aanpassingen op het softwarepakket of SaaS oplossing. Deze dienen in een apart rapport te worden opgenomen.

7. Gebruikers testplan

Samen met de Functioneelbeheerders stellen de gebruikers een testplan op. Daarin geven ze aan welke onderdelen ze van de software gaan testen en hoe ze dat gaan doen. Ook specifieke testgevallen kunnen daarin worden opgenomen.

8. Gebruikers testrapport

Het gebruikers testrapport bevat een verslag van de uitgevoerde test en geeft de uitkomsten daarvan weer.

9. Implementatie consequenties

De gehele proeftuinfase kan leiden tot bepaalde inzichten over de implementatie van de software. Een bepaalde implementatie kan leiden tot een GO terwijl andere implementaties tot een NO-GO kunnen leiden.

10. Eindverslag Proeftuin en advies

Het eindverslag is een samenvatting van de belangrijkste bevindingen tijdens de proeftuin. Het wordt afgesloten met een advies voor de stuur/projectgroep over het al of niet implementeren van het pakket / SaaS applicatie in de organisatie.

11. Concept Contract

Bij een positief advies is duidelijk dat de beproefde software geïmplementeerd gaat worden. Daarom kan alvast worden gekeken naar het daadwerkelijk gebruikers contract en/of de licentie overeenkomsten. Concepten van deze overeenkomsten steunen het advies in belangrijke mate.

Hulpdocumenten Proeftuin

Niet alle documenten in de proeftuinfase zijn daadwerkelijk standaard mijlpaalproducten. Standaard mijlpaalproducten zijn producten die daadwerkelijk tijdens de proeftuin tot stand komen. Hulpdocumenten zijn documenten die eerder zijn gemaakt, voorbeelden van eerdere projecten, best practices, standaard contracten etc.

Bij de proeftuin kan worden gedacht aan een voorbeeld pilot contract, voorbeeld testplannen en checklisten.

Discussieer mee op LinkedIn.