Succesfactoren in een Business Case

Succesfactoren zeggen meer over de haalbaarheid van een Business Case. Terwijl een Business Case inzicht moet geven over de haalbaarheid van een project. Dit kan winstgevendheid zijn, realisatie binnen de begroting of een andere doelstelling. Het gaat er dus om dat we de haalbaarheid aantoonbaar kunnen vaststellen. Het opnemen van Kritische Succesfactoren kan daar in belangrijke mate bij helpen. De kritische succesfactoren die ten grondslag liggen van ons project kunnen we in een aparte paragraaf van onze Business Case opnemen.

Geef de lezers van de business case verschillende voorbeelden zodat ze zelf kunnen beoordelen wanneer zij vinden dat het project succesvol is. Met andere woorden voor de belangrijkste projectdoelen moeten we succesfactoren identificeren.

Voorbeeld van een Business Case met kritieke succesfactoren

Laten we zeggen dat we in een callcenter werkt. We besluiten om nieuwe Contact Management Software te kopen om afwikkeling van de telefoontjes van klanten met 200% te versnellen. Dit getal kunnen we later gebruiken om te beoordelen hoe succesvol de nieuwe software is.

Het succes van het project kunnen we aflezen aan hoe effectief dit systeem werkt bij het afhandelen van X gesprekken binnen 24, 48 en 72 uur.

Vastleggen van kritieke succesfactoren in een Business Case

De kritische succesfactoren kunnen we als volgt vastleggen en toevoegen aan het Business Case document:

Voor de nieuwe software van het callcenter om sneller te reageren op vragen van klanten geldt het volgende.

1. Als de software 1.000 e-mails per uur verwerkt, heeft deze de test niet doorstaan.
2. Als de software 2.000 e-mails per uur verwerkt, heeft deze de test op het laagste niveau doorstaan.
3. Wanneer de software 5000 e-mails per uur verwerkt, heeft deze de test op het hoogste niveau doorstaan.

Met andere woorden, de software wordt als een succesvol beoordeeld als het de succesfactor haalt. In dit geval is dat 5000 e-mails per uur.

Wie identificeert de succesfactoren van een Business Case?

Het volgende punt is wie de kritische succesfactoren identificeert. Het is de moeite waard om hier kritisch naar te kijken want vaak zijn teamleden die de business rules bepalen ook betrokken bij het definiëren van de kritische succesfactoren. Dit team – meestal de stakeholders van het project – zal daarom naar de volgende kijken:

1. Waar kan het nieuwe systeem de bestaande processen te verbeteren.
2. Hoe kunnen we dit bereiken met de nieuwe software, dienst of tool.
3. Hoe kunnen we succes afmeten aan specifieke statistieken.

SMART noteren van succesfactoren

Het is belangrijk dat we de succesfactoren op een goede en duidelijke manier noteren. Dit kunnen we doen door de factoren op een SMART wijze te beschrijven. Met behulp van SMART kunnen we duidelijke succesfactoren noteren die haalbaar en meetbaar zijn. De letters van SMART staan voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

Specifiek

Deze eis heeft te maken met de definitie van een succesfactor. De succesfactor moet eenduidig zijn, dus het moet duidelijk zijn waarnaar verwezen wordt. Een succesfactor moeten we dus heel nauwkeurig en concreet omschrijven. In een specifiek omschreven succesfactor krijgen we antwoord op vragen zoals:

Wanneer wil je het bereikt hebben? Wat wil je bereiken? Noem ook succesfactoren in getal bijvoorbeeld een afname van iets met 10%. o Waar wil je het bereiken? De succesfactor zal in veel gevallen gelden voor een bepaald bedrijfsproces.

Meetbaar

Of een succesfactor wel of niet is gehaald is moeten we bepalen aan de hand van meetbare criteria. Een bijbehorende norm wordt daarom vooraf opgesteld.

Acceptabel

De succesfactor die we hebben opgesteld moet acceptabel zijn voor de betrokkenen zoals de medewerkers en klanten. Bovendien moet de succesfactor aansluiten op het businessplan van de organisatie. Met alle betrokkenen wordt bepaald of de succesfactoren acceptabel zijn.

Realistisch

Een realistische succesfactor houdt in dat het haalbaar is. Als we succesfactoren formuleren die niet haalbaar zijn werkt dat demotiverend voor de medewerkers. Een doel moet echter ook weer niet te makkelijk haalbaar zijn. Kortom, een succesfactor moet realistisch zijn.

Tijdgebonden

In de succesfactor moeten we aangegeven op welke termijn we het doel moeten halen. Als we bijvoorbeeld een bepaalde succesfactor hebben waarin we beschrijven om iets over een jaar gerealiseerd te hebben kunnen we ook tussentijds andere succesfactoren opstellen per maand of iets dergelijks. Dit om te kijken of we op schema lopen om het einddoel te bereiken.

Conclusie

Kritische succesfactoren zijn een fundamenteel onderdeel van elke Business Case. Om het document zo praktisch mogelijk te maken identificeren we waar en hoe we het succes van een nieuwe tool, product of dienst kunnen meten. Deze waarde kunnen we uitdrukken in absolute getallen om vast te stellen of de investering gerechtvaardigd is.

Discussieer mee op LinkedIn.