Wat is opdrachtgeverschap?

Definitie opdrachtgever:

De term ‘opdrachtgever’ heeft twee betekenissen:

• de persoon die een projectmanager [1] aanstuurt (Engels: project sponsor)
• de organisatie die een leverancier inhuurt (Engels: customer).

Dit artikel gaat over de opdrachtgever in de eerste betekenis, dus in relatie tot de besturing van een project. Opdrachtgeverschap is de wijze waarop deze rol van opdrachtgever wordt vervuld.

Verschil met andere belanghebbenden

Voor een opdrachtgever is een project een investering. Andere belanghebbenden nemen geen investeringsbeslissing, maar ondervinden wel voor- of nadeel ten gevolge van een project.

Grote organisaties kennen vaak een onderscheid tussen een projectsponsor en een opdrachtgever. De projectsponsor is dan een lid van de directie/raad van bestuur die de middelen beschikbaar stelt, maar zich niet actief met de besturing bezighoudt. De opdrachtgever is dan een lijnmanager die namens de organisatie een mandaat heeft voor het aansturen van de projectmanager. Hij is actief betrokken bij de projectbesturing en vormt het scharnierpunt tussen de permanente (lijn)organisatie en de tijdelijke (project)organisatie.

Verantwoordelijkheid van de opdrachtgever

Vanuit het perspectief van de opdrachtgevende organisatie is een project pas een succes als het een positieve bijdrage levert aan de bedrijfsdoelstellingen. Het opleveren van een projectresultaat conform verwachting is hiervoor niet voldoende. Van belang zijn ook het gebruik van het projectresultaat en de realisatie van positieve effecten, bijvoorbeeld hogere omzet, betere milieukwaliteit of grotere klanttevredenheid. Alles tezamen gaat het erom dat je een positieve businesscase realiseert, dat wil zeggen dat de baten (positieve financiële en/of niet-financiële effecten) opwegen tegen de kosten en de risico’s. Dit is de hoofdverantwoordelijkheid van de opdrachtgever.

Taken van de opdrachtgever

Om een positieve businesscase te realiseren is het noodzakelijk dat hij zich bezighoudt met de volgende zaken:

• Afstemming met hoger management, zekerstellen van financiering.
• Communicatie naar omgeving om draagvlak zeker te stellen.
• Inrichten van de projectbesturing, bijvoorbeeld samenstellen van een stuurgroep, zodanig dat de belangen rondom het project adequaat vertegenwoordigd zijn.
• (Toezien op) het inrichten van batenmanagement, zodat duidelijk is wie verantwoordelijkheid neemt om beoogde baten te realiseren.
• Vaststellen/goedkeuren van het projectplan.
• Formuleren van mandaat projectmanager.
• Beschikbaar stellen van projectmiddelen.
• Klankbord voor de projectmanager.
• Besluitvorming over wijzigingen van het projectplan waaronder het beëindigen van een project.
• (Laten) controleren van de projectmanager.
• (Toezien op) het borgen van kwaliteit, veiligheid, arbo, milieu en andere aspecten waar de staande organisatie uiteindelijk verantwoordelijk voor is.
• Rapporteren aan hoger management.

Literatuur

Michiel van der Molen, Projectmanagement voor opdrachtgevers. De vier principes van succesvol opdrachtgeverschap (Van Haren Publishing, 5^e druk 2013)

[1] Overal waar sprake is van een project c.q. projectmanager, gelieve te lezen: project of programma c.q. project- of programmamanager.

Discussieer mee op LinkedIn.