Mijlpaalproducten inrichten projectmanagement

Mijlpaalproducten fase 1

Uit de activiteiten van de eerste SaaS selectie fase volgen een aantal mijlpaalproducten. Het belangrijkste mijlpaalproduct is het Projectplan. Samen met de andere projecten in het portfolio starten we het project nu dus officieel. Al de mijlpaalproducten van de eerste fase zijn:

1. Lijst met project aannames

Randvoorwaarden en uitgangspunten, uiteraard duidelijk omschreven. Deze voegen we echter in het projectplan bij de afbakening toe.

2. Lijst met succesfactoren project

Hierin beschrijven we bovenal welke factoren bijdragen aan het slagen van het project.

3. Risico analyse project

Afhankelijk van de projectgrootte zal dit dus een korte lijst zijn met benoemde risico’s en eventuele maatregelen of een uitgebreide risicoanalyse die zich richt op de oplossingsrichting.

4. Projectplan invoeren SaaS, een van de grote mijlpaalproducten

Het projectplan is echter het belangrijkste document van de projectgroep. Dit bevat tevens minimaal de volgende inhoud:

• Opdracht formulering  en opdrachtgever.
• Doelstelling en resultaat.
• De projectorganisatie / teams /taakverdeling.
• Fasering van het project / mijlpalen per fase.
• Afbakening /scope.
• Resources & planning.
• Reviewers.
• Communicatieplan.
• Projectnaam.

Bestpractices voor deze mijlpaalproducten

Bij het opstellen van de mijlpaalproducten kunnen we ook gebruik maken van een aantal bestpractices voor deze fase.

Bestpractice 1 namenlijst

Maak een lijst met alle namen van teamleden met daarbij de afdelingsnaam, het team, de taak binnen het project, maar ook hun fysieke locatie, telefoonnummer en e-mailadres. Deze lijst verspreiden we vervolgens onder alle betrokkenen.

Bestpractice 2 verspreiden stukken

Veel tijd is ook te besparen door alvast vooraf de taken, verantwoordelijkheden en tijdschema’s van het projectplan uit te delen. Terugkoppeling in een vroeg stadium helpt namelijk bij het vaststellen van de juiste middelen, bij het opsporen van risico’s en het bepalen van de juiste tijdslijnen van de planning.

Bestpractice 3 kennisdocument

Tot de validatie is het concept projectplan ook een goed kennisdocument. Als de validatie heeft plaatsgevonden, hebben alle teamleden ingestemd en zijn de  verantwoordelijkheden verdeeld.

Bestpractice 4 kostenschatting

Voor het schatten van de benodigde tijd kunnen we eerst naar de afzonderlijke fases kijken die we daarna bij elkaar optellen. Voor het maken van de kostenschatting en de planning kunnen we tevens een vuistregel toepassen. Deze vuistregel geeft de verhouding tussen de verschillende fases aan. Fase1=5%, Fase2=8%, Fase3=12%, Fase4=40%, Fase5=20% en Fase6=15% van de tijd.

Bestpractice 5 speling

Creëer speling echter tussen de fases bij het opstellen van de planning. Er is dan voldoende tijd om de mijlpaalproducten te valideren en de volgende fase te organiseren. De overgang tussen de fases zal hierdoor dus soepeler verlopen.

Onder de noemer SISp, Section and Introduction of SaaS projects (Selectie en Implementatie van Standaard Software pakketten) verscheen op ITpedia eerder een grote reeks artikelen. Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Suzette de Raadt.

Discussieer mee op LinkedIn.