IT-Strategie en project opdracht

De IT-strategie is een onderwerp dat bij steeds meer bedrijven in de boardroom op de agenda staat. Projecten worden al lang niet meer zomaar opgestart, meestal is het wel gebaseerd op de business strategie.

Aanleiding voor een business software project

Voor het starten van een project is er altijd een aanleiding nodig. Goede aanleidingen zijn:

• Groei van de organisatie vraagt om meer functionaliteit en capaciteit.
• De organisatie fuseert.
• Het aantal bedrijfsprocessen neemt toe.
• De bedrijfsprocessen worden complexer.
• De huidige oplossing mist noodzakelijk functionaliteit of rapportage mogelijkheden.
• De huidige oplossing is nog on premise en we voeren nu een Cloud / SaaS first strategie.
• Er is een nieuwe release van de huidige software maar men stapt liever over op iets anders.
• De leverancier van het huidige pakket bevalt niet en eveneens loopt het contract af.
• Met nieuwe software moeten we een kostenbesparing bereiken.

IT-strategie voorwaarden voor een succesvol SaaS-project

Voordat we de selectie van software starten is het belangrijk stil te staan bij een aantal voorwaarden. Deze voorwaarden zijn namelijk bepalend voor het slagen van het project. Neem daarom de tijd om uit te zoeken hoe het in de organisatie zit wat betreft deze voorwaarden en begin niet lichtzinnig aan de selectie van een SaaS oplossing.

Maatwerk of standaard (SaaS) IT-strategie?

De eerste analyse die we moeten maken is of we het probleem met maatwerk software of met standaard software kunnen oplossen.
Het ligt voor de hand om onszelf als eerste af te vragen of er überhaupt een standaard SaaS oplossing bestaat voor ons probleem. Dit is inderdaad een belangrijk criterium dat de keuze voor een standaard oplossing kan uitsluiten. Het antwoord op deze vraag is echter niet altijd even gemakkelijk bij aanvang van het project te geven waardoor ook andere criteria een rol zullen spelen. In deze reeks artikelen gaan we er echter van uit dat er voor gekozen is om een standaard SaaS oplossing te selecteren.

IT-strategie waarbinnen SaaS past

Richtingbepalend van ons softwareproject is de IT-strategie van onze organisatie. De IT-strategie is namelijk afgeleid van de Bedrijfsstrategie en geeft in het ideale geval aan hoe het ICT-landschap er over vijf jaar uit moet zien. De aanwezigheid van een IT-strategie geeft ons ook de nodige houvast om een keuze voor maatwerk of standaard software te kunnen maken. De IT-strategie is dus leidend voor de eisen waar ons nieuwe systeem straks aan zal moeten voldoen.
Belangrijke onderwerpen binnen de IT strategie:

IT-strategie vragen

1. Wat is de informatiebehoefte?
   – Wat zijn de primaire en secundaire bedrijfsprocessen?
   – Welke (management)informatie is nodig om deze processen aan de gang te houden?
   – Komen er nieuwe bedrijfsprocessen bij of vervallen er bedrijfsprocessen?
2. Hoe werken de mensen in de toekomst samen?
   – Alleen binnen de eigen organisatie of ook met partners buiten het bedrijf.
   – Op een vaste plek of ook thuis of op een derde werkplek?
   – In afdelingen verdeelt of in tijdelijke samenwerkingsverbanden?
3. Wat het ICT-platform zal zijn waarop de applicatie wordt aangeboden?
   – Is er een eigen serverruimte of is er een voorkeur voor SaaS / cloudoplossingen?
   – Wat is het voorkeurshardware platform?
   – Wat is de voorkeur database?
   – Draait de applicatie bij voorkeur op de client of wordt hij als SaaS oplossing via het web aangeboden?
4. Hoe ziet de ontwikkelomgeving eruit?
   – Realiseren we alles buitenshuis of is er een eigen ontwikkelteam?
   – Is er een voorkeur voor standaard of maatwerk oplossingen?
   – Is er een voorkeursontwikkelomgeving?
5. Hoe ziet het applicatielandschap er uit?
   – Wat zijn de gewenste applicaties?
   – Waar zitten de knelpunten?
   – Welke stappen moeten we nemen?

IT-strategie bottom line

Bij aanvang van een project is het echter meestal vaag of er een vijfjaars visie is. Als er geen IT-strategie is, zal de visie op IT door middel van een aantal interviews van het management boven water moeten komen voor dat we verder kunnen. De keuze voor een software oplossing is immers een keuze voor jaren en gaat bepalen hoe we binnen de organisatie werken.
Voor de keuze tussen maatwerk of standaard SaaS kunnen we een belangrijk SaaS first uitgangspunt hanteren binnen de organisatie: “We kiezen alleen voor maatwerk als dit van strategisch toegevoegde waarde is of wanneer een standaard pakket niet over de benodigde functionaliteit beschikt”.
Aan de andere kant moeten we waken voor de gedachte dat onze bedrijfsprocessen niet zo bijzonder zijn en we dus voor standaard gaan. We moeten echter wel onderzoeken of dit echt zo is.
Ben je klaar voor een standaard SaaS oplossing?
De keuze voor een standaard SaaS oplossing is niet alleen maar gebaseerd op logica, ook gevoelsmatig komen er zaken aan de orde waarmee de organisatie aan de slag moet. Denk eens na over de volgende vragen:

Standaard software vragen

1. In een standaard SaaS oplossing zijn de bedrijfsprocessen op een standaard wijze opgenomen. Is het daarom mogelijk om de bedrijfsprocessen aan te passen aan een standaard werkwijze?
2. De functionaliteit van standaard software willen we zo min mogelijk veranderen. Is het mogelijk om de functionaliteit voor 80% zo te laten als hij is?
3. In lang niet alle gevallen is een SaaS oplossing sneller ingevoerd dan maatwerk software. Is het daarom mogelijk om enkele maanden of zelfs jaren te investeren in de implementatie van een SaaS oplossing?
4. Alleen de beste medewerkers zijn in staat om hun collega’s mee te krijgen in de veranderingen van de bedrijfsprocessen. Is het echter mogelijk om de beste medewerkers vrij te maken voor dit project?

Is de scope van het project helder?

De beantwoording van deze vraag is de sleutel tot het succes van het project. Als deze vraag bij de start van het project niet goed is beantwoord, is de kans groot dat er tijdens het project grote problemen ontstaan. Zelfs bij de invoering kan dit nog tot mislukking leiden.
De vraag die we moeten beantwoorden is “Waar hebben we het eigenlijk over?” of “Wat is de afbakening van het project?”. Hoort de HRM-module er nu wel of niet bij? Mogen we ons nu wel of niet bemoeien met de bedrijfsprocessen van de productie-afdeling? Enzovoort.
Allemaal vragen die door de opdrachtgever moet beantwoorden. De opdrachtgever zal dus vooraf goed moeten nadenken over de scope en daar verder in het project niet van mogen afwijken. Als hij wel afwijkt leidt dit onherroepelijk tot uitloop en extra kosten. Als er zich showstoppers voordoen ontkomen we soms niet aan projectwijzigingen maar het is verre weg het beste om alle veranderverzoeken op te sparen en deze mee te nemen naar de onderhoudsfase van de software. In die fase kunnen we ze dan apart calculeren of als meerwerk in een apart project aanpakken.

Opdracht formulering

Veel hangt daarom af van welke opdracht de opdrachtgever aan het projectteam geeft.

• Een goede opdracht kunnen we vaak in één zin helder formuleren.
• Daarnaast gegeven we aan welke resultaten er dankzij het uitvoeren van de opdracht verwachten.

De projectleider zal deze opdrachtomschrijving overnemen in het Projectplan en daar vertalen naar taken die toe te wijzen zijn aan de verschillende medewerkers.
Welke vragen stelt de opdrachtgever zichzelf?
Bij het opstellen van de opdracht zal de opdrachtgever zich vragen stellen als:

• Welk probleem lost dit project op?
• Ligt aanleiding in het verlengde van de bedrijfs- en IT-strategie?
• Is de aanleiding niet ingegeven door bedrijfspolitieke redenen?
• Wat verwacht ik te bereiken met het project?
• Kunnen we met dit project de concurrentie verslaan?
• Dient deze opdracht wel het doel van de organisatie?

(Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Suzette de Raadt)

Discussieer mee op LinkedIn.

Discussieer mee op LinkedIn.