De ICT outsourcing checklist

ICT outsourcing brengen we vaak in verband met het op afstand zetten van afdelingen en medewerkers, het liefst in een lage lonen land met een goed opgeleide bevolking. Dit is het tegenovergestelde van sourcing waarbij we proberen om producten, diensten en mensen zo gunstig mogelijk binnen te halen.

Wat is ICT outsourcing?

ICT outsourcing is de zakelijke praktijk waarbij we een partij buiten het bedrijf inhuren om diensten te verlenen en goederen te maken die bovendien door de eigen medewerkers van het bedrijf werden uitgevoerd. Gewoonlijk voeren we ICT outsourcing uit als een kostenbesparende maatregel. Als zodanig kan het van invloed zijn op een breed scala aan taken, variërend van klantenondersteuning tot productie tot de backoffice.

Niet veel mensen hebben het door maar SaaS is feitelijk een vorm van outsourcing. Daarbij halen we een groot deel van de taken weg van de ICT afdeling en laten die dan extern uitvoeren.

Belangrijkste vragen bij ICT outsourcing

Om te beslissing of we daadwerkelijk overgaan tot het outsourcen van onze bedrijfssoftware in de vorm van SaaS kunnen ons dezelfde vragen stellen die voor iedere uitbestedingssituatie gelden:

1. ICT outsourcing, is dat wel of niet financieel interessant voor de organisatie?
2. Is het technisch al mogelijk om te outsourcen?
3. Is het organisatorisch ook mogelijk om over te gaan tot ICT outsourcing?

Redenen om over te gaan tot ICT outsourcing

 Kosten:

• Standaardisatie leidt tot vaste kosten en mogelijk een pay-per-use kostenmodel dat de SaaS provider al schaalbaar en gestructureerd heeft opgezet.
• Geen investeringen meer in hardware, software, infrastructuur en operationele medewerkers.
• Voor de uitbesteding van onze legacy software bestaan er ook mogelijkheden tot sale en lease back constructies. Bij een keuze voor een SaaS oplossing is dit echter niet van toepassing.

Kwaliteit:

• Door outsourcing is het mogelijk om te focussen op onze core competences en het andere, waar derden tevens beter in zijn, uit te besteden.
• Verbetering dienstverlening en altijd innovatief doordat de diensten voor leverancier core business zijn.
• De eigen IT mensen kunnen zich focussen op tactische en strategisch innovatieve projecten en oplossingen.

Problemen bij de beslissing tot een ICT outsourcingsproject

1. Tijdens beslissingstraject is de kosten/baten analyse niet goed uitgevoerd

• De uitgangspunten en doelstellingen zijn niet helder beschreven.
• De huidige kosten en baten van de IT infrastructuur en medewerkers zijn niet goed in kaart gebracht.
• In de vergelijking van de IST en SOLL kostenpositie zijn de verborgen ICT kosten niet meegenomen.
• In de risicoanalyse zijn de impact op bedrijfsvoering en personeel niet gekwantificeerd en gecommuniceerd.

2. Technische / IT infrastructuur problemen

• De huidige IT organisatie is geïntegreerd en niet te scheiden van het bedrijf.
• De huidige bedrijfsprocessen zijn niet goed gestructureerd en gestroomlijnd, waarbij outsourcing wordt aangegrepen om problemen buiten de deur te leggen.
• Beveiliging van processen, data en autorisatie zijn complex en vormen een probleem.

3. Organisatorische problemen

• ICT outsourcing is vaak een eenmalige actie in een projectorganisatie. Daarom is bijbehorende expertise nodig die de verwachtingen binnen de organisatie en personeel (vakbonden, etc.) helder kan maken.
• Het ICT outsourcing project wordt niet goed gemanaged, waardoor intern en extern (bij de leverancier) verkeerde verwachtingen en uitgangspunten ontstaan (win win communiceren).
• Kwaliteit van serviceprovider is onvoldoende en in het selectietraject zijn de key performance indicatoren (KPI’s) bovendien niet goed doorgesproken.
• Contracten en SLA’s worden opgesteld maar na de oplevering niet gemanaged met behulp van KPI’s.

Discussieer mee op LinkedIn.