De Checklist als standaard formulier

Op den duur zullen ze allemaal verdwijnen maar zo nu en dan krijg je nog wel eens een formulier van papier. Dat moet je invullen, ondertekenen en opsturen.

Het formulier

Een formulier gebruik je in de organisatie om een procedure of een bedrijfsproces te stroomlijnen. Een proces kan enorm versnellen door er een formulier bij te maken. Dat komt omdat een formulier er altijd hetzelfde eruit ziet. Alle invulvelden staan altijd op dezelfde plaats en hebben altijd dezelfde betekenis. Door deze eigenschappen zijn medewerkers eenvoudig instaat om een aanvraag snel te lezen, te interpreteren en te verwerken. Het voordeel van routine. Dankzij een toenemende automatisering zijn formulieren steeds vaker ook elektronisch in te lezen met een scanner. De software kan dan de waarden die ingevuld zijn herkennen en overnemen in het informatiesysteem. Veel intelligentie van de medewerkers moeten we dan wel in de software programmeren.

Tenslotte worden formulieren steeds vaker elektronisch beschikbaar gesteld. Bijvoorbeeld via internet. Bezoekers kunnen hun aanvraag dan direct online doen. Dit heeft als voordeel dat schrijf- en leesfouten bij het overnemen van het formulier niet meer voorkomen. Daarnaast scheelt het in deze aanpak vaak in het aantal FTE’s die nodig zijn om de werkzaamheden te verrichten. In de praktijk zien we steeds vaker hybride systemen, formulieren biedt men dan zowel fysiek als digitaal aan. Als de formulieren eenmaal ingevoerd zijn maakt de back office bij de verwerking verder geen onderscheid meer.

De checklist is een formulier

Eén van de bekendste formulieren is de checklist. Checklisten kunnen onderdeel zijn van een procedure en daarom een officieel karakter hebben. In veel gevallen worden ze echter gebruikt om even te checken hoe de zaken er voorstaan. In fabrieken waarin producten een hele weg afleggen voordat zij het terrein verlaten hecht men vaak een checklist aan het product. Zodoende kan iedere medewerker die het product in handen krijgt aflezen welke bewerkingen het product heeft ondergaan en welke er nog moeten plaatsvinden. Door een RFID tag aan een product te hechten kan dit ook elektronisch plaatsvinden. Het systeem houdt dan de checklist automatisch bij.

De meest optimale checklist is een levende checklist die we telkens aan de omstandigheden aanpassen. Een levende checklist houden we op een computersysteem bij en naar behoefte uitgedraaid. Binnen organisaties kunnen hiervoor een aparte functionaris aanstellen.

Administratieve Organisatie

Het gebruik van checklisten kan van groot nut zijn bij de ondersteuning van de administratieve organisatie. De verwerking wordt immers completer en gelijkvormiger waardoor controle eenvoudiger wordt. Er is echter een groot nadeel aan checklisten; de ontwerper kan namelijk essentiële vragen vergeten. Daardoor komt de kwaliteit van de producten in gevaar. Een vergeten aspect zal namelijk geheel worden overgeslagen omdat een checklis­t ook een stukje betrokkenheid en verantwoordelijk­heidsgevoel bij medewer­kers wegnee­mt. Er komt dus ook een stukje  kwaliteit van de medewerkers om de hoek kijken, hopelijk heeft de organisatie een aantal medewerkers in dienst die voldoende alert zijn op zulke situaties en tijdig bijsturen.

Ontwerptips voor formulieren

Bij het ontwerpen van een formulier moet je met een aantal praktische voorwaarden rekening houden. Onderstaande lijst met voorwaarden is niet uitputtend.

• Is bij de indeling van het formulier rekening gehouden met ruimte voor perforaties en stempels?
• Is bij de indeling van het formulier ruimte gereserveerd voor het maken van aanteke­ningen?
• Zijn alle in te vullen gegevens op het formulier noodzakelijk?
• Zijn de kolommen waarin je getallen invult van positielijntjes voorzien?
• Is het formulier zo opgezet dat je alle gegevens slechts één maal hoeft in te vullen?
• Zijn de formulieren zo ontworpen dat invoerfouten zijn voorkomen?
• Sluiten de indeling van het te verwerken formulier en het ontworpen scherm voldoen­de op elkaar aan?
• Is bij de indeling van het formulier rekening gehouden met de regelafstand van printers?
• Is er voldoende ruimte op het formulier voor het invullen van de gegevens?
• Kan je duidelijk zien welke gegevens je verplicht op het formulier moet invullen en welke niet?
• Kunnen we de gegevens op het formulier eenvoudig scannen en omzetten naar tekst?

Discussieer mee op LinkedIn.