Wat is een bureaucratie?

Iedereen gebruikt het woord bureaucratie, vaak in negatieve zin. Maar wat is een bureaucratie eigenlijk? Zijn er ook kwaliteiten te ontdekken? Tijd voor een bureaucratie checklist!

In 1979 schreef Henry Mintzberg zijn boek The structuring of organizations. Dit boek, nog steeds voor een paar Euro’s te koop bij amazon.com, zou je leidende bron moeten zijn als je echt alles van organisatietheorie en praktijk wilt weten. Het boek gaat uiteraard ook uitgebreid in op de bureaucratie.

Ook vandaag gaat de discussie over de definitie van het begrip organisatie door. Bijv. de definitie van bureaucratie in de Engelse Wikipedia (de Nederlandstalige Wikipedia loopt behoorlijk achter; de vertaling hierna is van mij):

De bureaucratie wordt vaak weergegeven door:

• Een standaard procedure (het volgen van regelgeving) die de uitvoering van de meeste of alle processen in de organisatie richting geeft.
• Formele verdeling van de macht.
• Hiërarchie.
• Relaties, bedoeld om te anticiperen op behoeftes en om de efficiëntie te verbeteren.

Merk op dat vele punten in de Wikipedia tekst een aantekening hebben die oproept tot verduidelijking en het geven van meer referenties!

In dit artikel worden enkele van de belangrijkste punten van het organisatietype bureaucratie uit het eerder genoemde boek van Mintzberg gedeeld. Hij gebruikt overigens de term ‘machine bureaucracy’.

Hoe herken je nu een bureaucratie? De tabel geeft de belangrijkste karakteristieken van een bureaucratie:

Belangrijkste coördinatiemechanisme	Standaardisatie van werkprocessen
Belangrijkste deel van de organisatie	Techno-structuur
Belangrijkste ontwerpparameters	Formalisering van gedrag Verticale en horizontale werkspecialisatie Gewoonlijk functionele groepering Grote operationele eenheden Verticale centralisatie Beperkte horizontale decentralisatie Activiteitenplanning
Continuïteitsfactoren	Oud Groot Regelgeving Niet geautomatiseerd technisch systeem Simpele, stabiele omgeving Externe controle Niet trendy

Deze karakteristieken behoeven geen nadere toelichting, echter behalve externe controle. Met externe controle wordt namelijk bedoeld dat het gedrag van de organisatie zeer sterk bepaald wordt door externe factoren. Een voorbeeld van externe controle is oplegging van overheidsregels, of politiek invloed.

De belangrijkste kenmerken van bureaucratie

Hiërarchie: Bureaucratieën hebben een duidelijke commandostructuur met niveaus van autoriteit en supervisie. De beslissingsbevoegdheid gaat van boven naar beneden, waarbij hogere ambtenaren meer autoriteit en controle hebben.

Arbeidsverdeling: Bureaucratieën verdelen taken en verantwoordelijkheden over gespecialiseerde rollen en functies. Elk individu heeft een specifieke taakomschrijving en toegewezen taken, waardoor een efficiënte toewijzing van werk en expertise wordt gegarandeerd.

Formele regels en procedures: Bureaucratieën werken op basis van geformaliseerde regels, voorschriften en procedures. Deze richtlijnen zorgen voor consistentie, eerlijkheid en voorspelbaarheid bij de besluitvorming en acties.

Onpersoonlijke relaties: Interacties binnen bureaucratieën zijn meestal gebaseerd op onpersoonlijke relaties, met regels en procedures die gedrag en communicatie bepalen. Persoonlijke voorkeuren of relaties mogen de besluitvorming niet beïnvloeden.

Specialisatie en expertise: Bureaucratieën hechten waarde aan gespecialiseerde kennis en expertise. Functies worden vaak ingevuld op basis van kwalificaties en technische vaardigheden, en van werknemers wordt verwacht dat ze hun toegewezen taken vakkundig uitvoeren.

Centralisatie van macht: Bureaucratieën hebben de neiging om macht en beslissingsbevoegdheid te concentreren op hogere niveaus van de hiërarchie. Werknemers op een lager niveau volgen de richtlijnen van superieuren op en hebben beperkte autonomie bij het nemen van beslissingen.

Stabiliteit en voorspelbaarheid: Bureaucratieën streven naar stabiliteit en voorspelbaarheid door middel van gestandaardiseerde processen en procedures. Ze geven prioriteit aan het naleven van gevestigde protocollen en zijn bestand tegen snelle veranderingen of afwijkingen.

Hoewel bureaucratie zo zijn voordelen heeft, zoals het bevorderen van orde, consistentie en verantwoordelijkheid, kan het ook worden bekritiseerd omdat het traag, rigide en inefficiënt is. Overmatige bureaucratie kan leiden tot bureaucratische problemen, zoals inefficiëntie en een gebrek aan aanpassingsvermogen aan veranderende omstandigheden.

Het is belangrijk op te merken dat niet alle organisaties strikt als bureaucratieën opereren. Veel moderne organisaties bevatten elementen van bureaucratie samen met meer flexibele en innovatieve benaderingen om efficiëntie en aanpassingsvermogen in evenwicht te brengen.

Dus een bureaucratie:

• Is in hoge mate gespecialiseerd.
• Brengt routinematige operationele taken in de praktijk.
• Gebruikt in de dagelijkse routines zeer geformaliseerde procedures.
• Heeft door de gehele organisatie heen een ver doorgevoerde praktijk van regels, regelgeving en geformaliseerde communicatie.
• Heeft grootschalige eenheden op de werkvloer.
• Vertrouwt op functionele indeling om taken te groeperen.
• Levert echter een constante kwaliteit.
• Heeft doorgaans centrale besluitvorming.
• Heeft een enorm ontwikkelde administratieve structuur met een scherp onderscheid tussen lijn en staf.

In een bureaucratie geeft men op alle niveaus de voorkeur aan formele communicatie. Het nemen van beslissingen volgt doorgaans de formele keten van autoriteit. Het benadrukt de scheiding tussen verschillen in werk en de verschillende eenheden. Het probeert ook alles te controleren:

• Pogingen worden ondernomen om alle mogelijke onzekerheden weg te nemen, zodat de machine vlot kan doorwerken, zonder onderbreking.
• Door de hoge mate van specialisatie is de structuur bovendien vol van conflictbronnen, zelfs het controlesysteem vereist bronnen van conflict.

Topmanagers

Topmanagement is vooral bezig met het verfijnen van de bureaucratie. Een groot deel van hun energie gaat dan ook naar het bij elkaar houden van de structuur met het oog op alle conflicten. De macht ligt namelijk in grote mate bij het topmanagement. De enigen die echt informatie en macht delen met het topmanagement zijn echter de analisten van de techno-structuur. Dat komt namelijk door hun taak om iedereens werk te standaardiseren. Strategic planning wordt top-down uitgevoerd, met een sterke nadruk op activiteitenplanning.

Wanneer een set simpele, zich herhalende taken zeer precies en consistent moet worden uitgevoerd door mensen, dan is de bureaucratie de meest efficiënte structuur. Door mensen te behandelen als ‘middle’, ‘als categorieën van status en functie in plaats van individuen’ heeft ‘als consequentie het vernietigen van de zinvolheid van het werk zelf’. Democratisering neemt niet weg het conflict tussen engineering tegen individuele voldoening.

Coördinatie van een bureaucratie

Coördinatie vindt plaats door directe supervisie. Het administratieve centrum heeft hier echter geen rol in. Het gevolg is dat de gefilterde en geaggregeerde informatie, die de top bereikt, zo vaag is dat het topmanagement er niet op kan vertrouwen. Daarom hebben zij de keuze tussen overladen te worden met details, of beslissingen te baseren op oppervlakkige inadequate en abstracte informatie.

Als het topmanagement veranderingen wil doorvoeren, dan zorgen de volgende condities ervoor dat dit volledig mislukt. 2 onontkoombare feiten:

1. Strategieën moeten buiten de bureaucratische structuur geformuleerd worden om realistisch te kunnen zijn.
2. De kloof tussen formulering en implementatie houdt op relevantie te bezitten bij een onvoorspelbare verandering.

Daarom kan een bureaucratische structuur zich fundamenteel niet aanpassen. Topmanagers kunnen een bureaucratie alleen veranderen als zij tijdelijk overschakelen naar een kleine, meer flexibele organisatiestructuur.

Discussieer mee op LinkedIn.