Outsourcen of niet: aanpak voor een assessment van bedrijfsfuncties met checklist

De discussie over maken versus kopen is al behoorlijk oud. Wijlen management consultancy goeroe Peter Drucker schreef al eind vijftiger jaren van de vorige eeuw dat een organisatie alle bedrijfsfuncties kan outsourcen, behalve marketing (om vandaag je boterham te verdienen) en innovatie (om dit morgen ook te kunnen). Sindsdien hebben velen dit wiel bedacht en opnieuw uitgevonden, want zelf maken of kopen kan bepalen of je kosten bespaart en je Return On Investment (ROI) verhoogt.

Laat ik beginnen met de tabel met voor- en nadelen van zelf maken of kopen te presenteren.

	Zelf maken	Kopen
Voordelen	Nut interne capaciteit uit	Maakt resources beschikbaar
	Absorbeert vaste kosten	Verlaagt de kapitaalvraag
	Beschermt intellectueel eigendom	Verhoogt flexibiliteit
		Verhoogt de Return on Capital
Nadelen	Introduceert onnodige complexiteit	Brengt kwaliteitszorgen
	Leidt qua tijd en attentie af van activiteiten die een hogere toegevoegde waarde hebben	Introduceert leveranciersrisico’s

Over deze voor – en nadelen is al veel gepubliceerd en daarom laat ik het hierbij. De belangrijkste vraag is nu wanneer de balans doorslaat van zelf maken naar kopen. Het minimum wat je zelf moet doen, blijft natuurlijk marketing, verkoop en innovatie. Ik zal een aanpak schetsen voor een bedrijfsfuncties assessment en enkele checklists, zodat je direct aan de slag kunt.

Bedrijfsfuncties assessment

Wat je nodig hebt, is een assessment van de organisatie om na te gaan welke bedrijfsfuncties het waard zijn om te houden en welke geoutsourced kunnen worden. AT Kearney ziet 4 criteria:

• Strategische waarde
• Performance
• Technologie
• Technologie per logische unit

Strategische waarde en performance zijn logische keuzes. Technologie ook, want dat bepaalt je mogelijkheden. Technologie per logische eenheid bepaalt of alle units even krachtig zijn in het gebruik van deze technologie. Meestal is dat niet zo.

Een bedrijfsfuncties assessment maakt duidelijk dat we of met een kernfunctie, of dat met een hulp-functie te maken hebben. De tabel maakt het verschil duidelijk:

Kern functie	Bedrijfsfuncties met een hoge strategische waarde en hoge performance. Creëert en behoudt groei.
Hulp-functie	Bedrijfsfuncties die een kern-functie ondersteunen. Strategische waarde en performance lager. Toekomstverwachting onzeker.

Deze tabel vertelt niet hoe je het bedrijfsfuncties assessment dient uit te voeren. Dat zou je als ‘gewoon werk’ kunnen beschouwen. Daarvoor heb je antwoorden nodig op vragen als:

• Wie zijn mijn klanten?
• In welke product-markt combinaties werk ik?
• Wat moet ik doen voor een iets betere performance dan mijn competitie?

Enkele technieken voor een bedrijfsfuncties assessment

• Bekijk je Key Business Requirements (KBRs) nog eens kritisch.
  Dit is een goed punt om mee te beginnen. In welke business zitten we eigenlijk? Wat zijn onze high level business requirements?
• Analyseer per KBR je Key Performance Indicators (KPIs) nog eens goed.
  Als je eenmaal je KBR’s hebt, dan heb je per KBR minimaal 1 KPI nodig.
• Ontwerp je kwaliteitsaanpak.
  Op een niveau dieper bepaal je je productdifferentiatie-indicators.
• Reduceer de complexiteit van je business.
  Dit is een prima manier om kosten te besparen! Een goede kandidaat-functie is niet langer gebruikte bedrijfsprocessen, die afgestoten kunnen worden. Denk ook aan te rijke productspecificaties. Vergelijk je productspecificaties kritisch met je indicators, die de productdifferentiatie meten.
• Integreer alle perspectieven tot een deugdelijk ontwerp van je bedrijf.
  De validatie van je bedrijfsontwerp van alle kanten zorgt ervoor dat je bedrijfsprocessen prima op elkaar aansluiten en gesmeerd zullen lopen.

Discussieer mee op LinkedIn.