Hoe de doorlooptijd van een bedrijfsproces te halveren?

Ik kreeg een vraag over hoe de doorlooptijd van een kernproces van de bureaucratie te halveren. Een bedrijfsproces optimaliseren is net het afpellen van een ui. Van buiten naar binnen komt er steeds meer zicht op wat er echt aan de hand is, en hoe je dat kunt verbeteren.

Het algoritme om de doorlooptijd van een bedrijfsproces te halveren

Het algoritme om de doorlooptijd van een proces te halveren tamelijk simpel. Gebruik de term orders voor een commercieel bedrijf. Als het in jouw bedrijf gebruikelijk is om een andere term te hanteren, zoals bij not-for-profit organisaties, gebruik die dan in plaats van order.

1. Creëer een lijst van verwerkte orders. Neem ook nazorgpunten op.
   Deze lijst dient in ieder geval de volgende items te gaan bevatten:
   order -> naam klant, datum order, bedrag order, datum factuur, datum factuur betaald, commentaar
   orderregel -> naam product, hoeveelheid product, bedrag product
   Deze lijst is je basis voor verbeteringen. Hij wordt in de komende stappen opgesteld, verrijkt en gevalideerd.
2. Analyseer de lijst en bespreek hem in detail met een stafmedewerker van de betrokken organisatie eenheid.
   Neem de lijst en ga er stap voor stap doorheen, totdat je hem volledig begrijpt en dat je precies begrijpt hoe deze organisatie werkt. Aspecten zijn:
   – Hoe werkt het order-, afleverings- en facturatie-proces precies?
   – Welke organisatie-eenheden zijn erbij betrokken en op welke manier?
   – Wordt elk product op dezelfde manier verwerkt, of zijn de stappen afhankelijk van het product?
   – Teken het processchema van het bedrijfsproces. Zorg ervoor dat de organisatie-eenheden, de producten en de proces-stappen een eigen kleur en symbool krijgen.
   – Voeg per orderregel de exacte start- eindtijd toe per organisatie-eenheid en bereken de doorlooptijd.
   – Voeg van elke organisatie-eenheid de eigenschappen toe, zoals het aantal fte, het aantal werknemers, het gemiddelde opleidingsniveau en de gebruikte technologie.
   – Voeg ook specifieke condities toe, die de besturing van het proces bepalen.
   – Vat de resultaten samen. Welke feiten heb je vastgesteld op het gebied van mens, proces en technologie? Hoeveel kapitaal is nodig om elk product te kunnen leveren? Wat is de performance?
   – Hoe is de performance van deze organisatie vergeleken met andere organisaties uit deze klasse?
3. Sorteer de lijst op urgentie (“laag hangend fruit“).
   Urgentie is hier bedoeld in relatie tot de oorspronkelijk gestelde vraag: Kunnen we de doorlooptijd halveren? Wat veroorzaakt grotendeels de huidige doorlooptijd? Zijn er manieren om deze tijd te verminderen? Aan welke eisen moet voldaan zijn om dit mogelijk te maken?
4. Valideer de gesorteerde lijst met de projectsponsor.
   Vat de meest belangrijke bevindingen samen in een presentatie voor de projectsponsor en valideer deze punten met hem.
5. Definieer samen met de sponsor de volgende stap: de iteratieve implementatie van een oplossing.
   Creëer een implementatieplan op grond van de issues, die door de projectsponsor zijn goedgekeurd.

Discussieer mee op LinkedIn.