Kwaliteitsplan helpt het beheer in kaart te brengen

Kwaliteitsplan en managementstrategie voor beheer

Beheer en onderhoud zijn niet dezelfde activiteiten, dit artikel beschrijft een kwaliteitsplan voor beheer.
De beheerdoelstellingen voor kwaliteitsmanagement van informatiesystemen zijn er om te verzekeren dat:

• De systeemfuncties voldoen aan de hun gestelde eisen.
• We de beheerprocessen op passende wijze volgen.

Kwaliteitsmanagement voeren we gedurende de hele levenscyclus van het informatiesysteem uit. We hebben daarbij speciale aandacht voor:

1. Kwaliteit Planning – voornamelijk tijdens de beheer- en onderhoudsplanning.
2. Quality Assurance (QA) – voornamelijk tijdens de uitvoering van het onderhoud.
3. Quality Control (QC) – voornamelijk tijdens de monitoring en controle processen.
4. Onafhankelijke Verificatie en Validatie – Ideaal voeren we dit uit in alle beheerprocessen. Behalve bij de identificatie van nieuwe functionaliteit. Dit is een vereiste voor zeer risicovolle, complexe informatiesystemen.

Kwaliteit Planning

Kwaliteit is de mate waarin het informatiesysteem voldoet aan de requirements. Kwaliteitsmanagement maar ook planning bepalen het kwaliteitsbeleid en de procedures die relevant zijn voor het informatiesysteem. Voor zowel de systeemresultaten als de verwerkingsprocessen definieert het plan wie waarvoor verantwoordelijk is en waar de documentatie aan moet vol doen.

Het Kwaliteitsplan voor beheer

Het kwaliteitsplan dient om aan te geven hoe je informatiesystemen op een constant kwaliteitsniveau houdt. Als we na de invoering van een systeem er geen aandacht meer aan besteden zal dat systeem langzaam wegkwijnen. Dit komt met name door een aantal voornamelijk externe factoren. Voorbeelden hiervan zijn:

• Operatingsystemen zoals b.v. Windows verouderen en worden vervangen door nieuwere versies.
• Het databaseplatform veroudert en heeft al opvolgers.
• De hardware moeten we regulier na X jaar vervangen als we de betrouwbaarheid willen waarborgen.
• Licenties voor het gebruik van software verlopen.
• De ondersteuning op oudere versies van de software vervalt.

Er zijn daarnaast ook nog interne factoren die het noodzakelijk maken om actief beheer te voeren op een informatiesysteem:

• Er komen fouten voor in de database die inconsistenties veroorzaken.
• De bedrijfsprocessen veranderen waardoor we de functionaliteit moeten aanpassen.
• Er zijn tot nu toe verborgen foutjes in de programmatuur ontdekt.
• De database groeit en bevat voornamelijk verouderde gegevens.

Deze factoren maakt het noodzakelijk om actief beheer te voeren op informatiesystemen.

Het vereiste kwaliteitsniveau van een informatiesysteem is afhankelijk van de risico’s die we met het systeem lopen. Deze zijn goed om te zetten naar een financieel risico. Zie [wegingsfactoren bij risico analyse ].

Beheer = kwaliteitshandhaving

De kwaliteitshandhaving heeft dan ook prioriteit boven het even snel een fix aanbrengen voor een storing. We moeten niet schromen om daarvoor te investeren in methoden en technieken die de kwaliteitshandhaving ondersteunen.

Kwaliteit-beheersing-systemen zoals kwaliteitscirkels (het zogenaamde Deming wheel) kenmerken zich door kleine nauw samenwerkende teams. Daarbinnen vindt een voortdurende terugkoppeling plaats, met als doel foutoorzaken binnen de organisatie weg te nemen.

De bereidheid om in te grijpen in de beheersorganisatie is daarbij van belang. De kwaliteitshandhaving blijkt namelijk in grote mate afhankelijk van de organisatie van het beheer. De bereidheid van medewerkers van verschillende disciplines om samen te werken is ook van groot belang. Dit is het basisprincipe voor het kwaliteitsplan van een informatiesysteem.

Kwaliteitsplan en SLA

Veel elementen die in het kwaliteitsplan voorkomen was ook onderdeel van het project waarmee de applicatie tot stand is gekomen. Bijvoorbeeld in de fase Informatie-analyse of het ontwerp. Een project is echter eindig en de documentatie kan verouderen. Deze vaste elementen kunnen we al snel naar het kwaliteitsplan overhevelen. Het kwaliteitsplan zal namelijk gedurende de gehele exploitatieperiode van kracht zijn en dient om het informatiesysteem te waarborgen. Het kwaliteitsplan is tevens input voor de Service Level Agreement (SLA) en dienen we dan ook permanent te onderhouden.

Discussieer mee op LinkedIn.