Voorkom problemen, structureer je IT opdrachten

Grote organisaties met meerdere afdelingen en business units gedragen zich als een cluster van kleine bedrijfjes. Zij geven onafhankelijk van elkaar verschillende IT opdrachten. Niet zelden bevat een IT afdeling soms honderden medewerkers. Het kan niet anders dan dat we het werk goed moeten structureren om het overzicht te kunnen bewaren. Dit geldt natuurlijk ook voor kleine organisaties.

Door het gebruik van formulieren voor IT opdrachten krijgen procedures een officieel karakter. Een (online) formulier met daarachter een Assignment Management Systeem zorgt voor een repeterend karakter zodat de inhoud van de rubrieken door de variatie ervan ook betekenis krijgt. Dit geldt zeker voor het verstrekken van een IT opdracht, wat een formele zaak is. De opdrachtgever zal op het Opdrachtformulier duidelijk moeten aangeven wat zijn verwachtingen zijn. Zodoende kunnen we bepaalde discussiepunten al in een vroeg stadium uitsluiten.
Om deze reden is het Opdrachtformulier zo uitgebreid mogelijk opgesteld. Het gebruik van het formulier is mede afhankelijk van de organisatievorm waarbinnen we het gebruiken. Enkele rubrieken lichten we nader toe:

Wanneer gebruiken we dit formulier?

De opdrachten zijn altijd begrenst en deze begrenzing is een keuze op het IT-opdrachten formulier. Als we dus verder willen met het project moeten we opnieuw een opdracht verstrekken. Zo kunnen we een onderzoek starten, of een SaaS aankoop procedure. Maar ook verderop in de levenscyclus van het systeem kunnen we wijzigingsopdrachten nodig hebben. Zeker als een systeem net is opgeleverd komt er vaak een reeks opdrachten opgang voor verdere aanpassing en verbetering van het systeem. Als we overal een formulier voor hebben kunnen we deze opdrachten eenvoudig tegen elkaar afwegen en de prioriteit bepalen.

Kenmerken van IT opdrachten

• Assignmentnumber: Het toekennen van een opdrachtnummer kan bijvoorbeeld door de gebruikersorganisatie gebeuren. In veel gevallen zal de IT afdeling het opdrachtnummer echter uitgeven omdat zij met unieke nummers willen werken. Er komen vaak opdrachten van meerder opdrachtgevers binnen.
• Desired end date : Anders dan bij storingen zullen we opdrachten, die bij de IT afdeling binnen komen, meestal inplannen. De opdrachtgever heeft zijn gewijzigde applicatie echter op een bepaald moment nodig. Dit moment zal niet altijd samenvallen met het tijdstip waarop de IT afdeling de toepassing denkt op te leveren. Als de opdracht spoedeisend is zullen we moeten onderhandelen. Vaak met vervelende gevolgen voor de andere opdrachtgevers en de medewerkers die moeten overwerken.
• User: Hier geven we aan welke eindgebruiker(s)(groep) de toepassing daadwerkelijk gaat gebruiken. Mogelijk moeten ze in een later stadium nog gedetailleerde informatie aanleveren.
• Location: De locatie waarop we de applicatie gaan gebruiken is van belang voor de keuze van de infrastructuur. Het gebruik van een systeem in een schoon kantoor is vaak anders dan het gebruik in een vuile werkplaats. Dit stelt andere eisen aan de apparatuur. Daarnaast moet duidelijk zijn of het gaat om desktops, laptops, tablets of mobiel gebruik.
• Systemname: De systeemnaam vullen we in als de opdracht betrekking heeft op onderhoud van een bestaand systeem. De naam identificeert het werk hetgeen de communicatie vereenvoudigd.
• Environment: Een toepassing kan in verschillende omgevingen voorkomen. De gebruiker heeft meestal alleen te maken met de acceptatietest- en de productie-omgeving.
• Assignment description: De omschrijving van de opdracht dient zo helder mogelijk te zijn. Tevens zullen we de volgorde van de te verrichten activiteiten moeten aangegeven.
• Project definition: Hier kunnen we aangeven welke fases men volgens deze opdracht moet uitvoeren. Aan het einde van zo’n fase kan standaard een planning en een kostenopgave van de volgende fase worden gemaakt. Om het project beheersbaar te houden is het verstandig om een opdracht per fase af te geven. Voor elke fase kunnen we dan apart offertes aanvragen en kunnen we aan aparte aannemers gunnen. Bij scrum projecten kan de opdracht zich beperken tot een sprint. In dat geval bakenen we de functionaliteit af.
• Affected software: Bij onderhoud kan de gebruiker hier aangeven waar volgens hem de aanpassingen dienen plaats te vinden. Dit verkort de zoek- en inwerktijd van de IT afdeling.
• Platform: De opdrachtgever kan hier aangeven op wel platform hij de applicatie gerealiseerd wil hebben (on premise / cloud / SaaS).
• Techniek applicatie: De opdrachtgever kan bepaalde wensen hebben t.a.v. de realisatie van de opdracht. Hier kan hij kenbaar maken welke techniek hij graag toegepast zou zien.
• Budget: Vaak is vooraf overeengekomen tegen welke kosten men de opdracht mag realiseren. Aangezien de opdracht tevens een soort overeenkomst is dienen we het budget hier in te vullen.
• Uitbesteden: Of wel outsourcing. Bij opdrachten die de IT afdeling niet aan kan (door een gebrek aan kennis of capaciteit), kan men de opdracht uitbesteden. In veel gevallen zal de IT afdeling dan wel als opdrachtgever optreden voor een externe IT leverancier. De IT afdeling is namelijk het beste instaat om deze externen te huisvesten, te beoordelen en de regie over het geheel te voeren.
• Autorisatie: Om het officiële karakter van de opdracht te bevestigen tekenen zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Het is raadzaam dit alleen toe te staan aan budgethouders en hoofden van afdelingen. Op deze wijze zijn bevoegdheden en verantwoordelijkheden goed met elkaar in balans.

De procedure voor het formulier

Het zijn meestal de Functioneel Applicatiebeheerder of de Project manager die het formulier invullen. Hij / zij is daarvoor door de opdrachtgever gemandateerd. Als er geen Functioneel applicatiebeheerder is, is er vaak wel een kerngebruiker die het formulier invult. Niet alle gebruikers zullen echter in staat zijn om het formulier volledig in te vullen omdat niet alle termen bekend zijn of omdat ze niet alle consequenties overzien. In zo’n geval kan het invullen van het formulier voor een deel in overleg met de IT afdeling plaatsvinden.

Download IT-assignment-form.pdf.

Discussieer mee op LinkedIn.