Voorbeeld invoeringsplan

Een invoeringsplan dient om een invoeringstraject van nieuwe software of updates goed te managen. Daarom faseren we het project dat wil zeggen, onderverdelen in projectactiviteiten. Het idee daarbij is de activiteiten uit die fasen door middel van sturing planmatig te laten verlopen. Tevens leidt dat ertoe dat we beslissingen op de juiste plaats en tijd nemen. Hierna volgt een voorbeeld van een invoeringsplan.

Waar we in dit template spreken over applicatie kan dit betrekking hebben op maatwerk applicaties, Standaard software en SaaS oplossingen.

Toelichting op het invoeringsplan

Dit invoeringsplan is een algemene template voor invoeringsplannen, nieuwe plannen kunnen we dus van dit voorbeeld afleiden. In een vervolgproject kan het echter voorkomen dat niet elke activiteit nodig is. Om toch van een volledig plan uit te kunnen gaan is een voorbeeldinvoeringsplan nodig waarin alle mogelijke activiteiten zijn beschreven. Dit voorbeeld is opgesteld als een template die je kunt overnemen en daarna je eigen gegevens invult.

Volgens het plan dienen we een aantal inspanningen te leveren tijdens de invoering van maatwerk applicaties of standaard (SaaS) software. De opzet van een invoeringsplan is namelijk vergelijkbaar met de opzet van een projectplan. Dat wil met name zeggen dat we dezelfde soort activiteiten in dezelfde volgorde uitvoeren.

Doelstellingen invoeringsplan

Doel van het invoeringsplan is te beschrijven welke handelingen we moeten verrichten om een applicatie te implementeren.

De doelstelling van de invoering van applicatie [X] is:

• De SaaS applicatie/softwarepakket toe te voegen aan de infrastructuur, zodat deze beschikbaar komt voor de  gebruikers.
• Applicatie [X] moet kunnen fungeren als leidend en ondersteunend systeem voor relaties van andere applicaties. In dit project zullen we ook applicatie [X] koppelen met applicatie [Y].
• De specifieke taak van applicatie [X] is: [omschrijving invullen]

Concreet betekent dit dat we met dit project een basis leggen voor het beheer van up to date goede [invullen] gegevens voor afdeling [invullen] met als gevolg : [facultatief invullen]

• [omschrijving invullen]gegevens bij afdeling [omschrijving invullen] op iedere werkplek on-line beschikbaar.
• Bijvoorbeeld geen dubbele verzending van post aan één adres.
• Integratie van functionaliteit met zowel applicatie [Y] als met applicatie [Z].

Randvoorwaarden/uitgangspunten invoeringsplan

Om applicatie [X] succesvol te kunnen invoeren dienen we randvoorwaarden en uitgangspunten te stellen. Deze fungeren als kaders bij de invoering.

Randvoorwaarden zijn:

• Het “commitment” van het management van afdeling [omschrijving invullen].
• De organisatie heeft affiniteit met het gebruik van geautomatiseerde hulpmiddelen blijkens de grote regelmaat en intensiteit waarmee men automatiseringsprojecten uitvoert.
• De financiële middelen t.b.v. aanschaf van benodigde hard-en software dienen eveneens aanwezig te zijn en op tijd beschikbaar te zijn.
• Beschikbaarheid en inzet van deelnemers bij het invoeringsproces (gebruikers, projectteam, enzovoort) is tevens noodzakelijk.

Uitgangspunten zijn:

• Dat de IT afdeling tijdig betrokken als stakeholder is bij het invoeringsproces.
• De implementerende afdeling als opdrachtgever verantwoordelijk is voor de invoering, d.w.z. is leidend. Daadwerkelijke uitvoering ligt echter bij de diverse werkgroepen.
• Dat de implementerende organisatie bij die invoering wordt ondersteund (dan wel geadviseerd) door de IT afdeling met ondersteuning van [omschrijving invullen].
• Goedgekeurd Projectplan applicatie [X].
• Dat men voor reviews ook een beroep kan doen op interne en externe auditors. Zij ontvangen namelijk de Cruciale deliverables / mijlpaalproducten ter beoordeling.
• Rapportage vindt plaats aan het management en [omschrijving invullen].

Om het invoeringsproces goed te laten verlopen is het van belang dat we het invoeringsplan tijdig aan de IT-afdeling voorleggen. Zodoende kunnen zij hun relevante werkzaamheden inplannen. Daar waar we over IT afdeling spreken kan je ook SaaS of Cloud provider lezen.

Strategie voor invoering van een SaaS applicatie / software pakket

Voor de invoering van applicatie [X] gebruiken we een bepaalde strategie. Deze strategie bestaat uit een aantal stappen die elkaar volgen.

De strategie bestaat maximaal uit de volgende stappen:

• Inrichten van zowel de database als de modules voor applicatie [X] (niet van toepassing voor SaaS).
• Opzetten en vaststellen van de beheerorganisatie.
• Het geven van rechten aan eindgebruikers.
• De toevoeging van gegevens aan de database d.m.v. conversie.
• Bij de invoering van applicatie [X] kunnen we ook een schaduwperiode toepassen. Daarbij zullen namelijk het oude en het nieuwe systeem tijdelijk parallel draaien.
• Voorlichting gedurende het gehele invoeringstraject aan afdeling [omschrijving invullen].
• Uitfaseren van de oude applicatie en de ontbinding de oude contracten indien van toepassing.

Projectresultaat en afbakening van het invoeringsplan

Het resultaat van de invoering van applicatie [X] moet zijn dat de data horende bij de applicatie operationeel, online en Up-To-Date beschikbaar zijn bij medewerkers van afdeling [omschrijving invullen].

De gegevens van applicatie [X] implementeren we in de SaaS omgeving dan wel in database [omschrijving invullen]. Het aanpassen van het ontwerp van deze database voeren we eveneens in het kader van dit project uit. Op een gegeven moment stellen we echter vast welke data we opnemen. Het eigendom van de data komt dan aan de orde.

In dit project realiseren we een koppeling met applicatie [Y] en [Z].

Het invoeringsproject zal zich bezig houden met de beschrijving (opstellen c.q. uitwerking) van alleen de kritieke bedrijfsprocessen. Deze hebben uitsluitend betrekking op het gebruik van applicatie [X]. De bedrijfsprocessen van afdeling [omschrijving invullen] kunnen namelijk door de invoering van applicatie [X] veranderen, de  verantwoordelijkheid voor data kan immers wijzigen. Deze veranderingen moet echter een AO-deskundige verwerken. Daarnaast kan het voorkomen we dat tijdelijke procedures in het leven moeten roepen. Die gelden totdat andere applicaties of koppelingen daarmee zijn gerealiseerd. De afdelingsmanager is uiteindelijk verantwoordelijk voor het accorderen van de processen.

Projectstructuur invoeringsteam

Projectorganisatie invoeringsteam

De verantwoordelijkheid van de invoering berust bij een projectorganisatie. Het implementeren van applicaties vereist namelijk een projectorganisatie waarin we duidelijk aangeven hoe taken en verantwoordelijkheden zijn verdeeld. Binnen de organisatie voor de invoering van applicatie [X} onderscheiden we de volgende onderdelen:

• Management organisatie Afdelingsleiding (opdrachtgever).
• Projectteam invoering (opdrachtnemer).
• Diverse werkgroepen.

Voor een optimale betrokkenheid en materiedeskundigheid zullen in zowel het projectteam als in de werkgroepen medewerkers van de afdeling zitting hebben.

Taken invoeringsteam volgens invoeringsplan

De (voornaamste) taken en daarbij behorende verantwoordelijkheden van de afdelingsleiding zijn onder meer:

• De opdracht geven aan de teams voor de uitvoering van het project.
• Het ter beschikking stellen van financiële, materiële en personele middelen.
• De goedkeuring van de mijlpaalproducten en deliverables.
• De goedkeuring van de planning.

Afhankelijk van de afdeling en de mogelijke koppelingen kunnen we ook beslissen om een stuurgroep te vormen. Die neemt bepaalde taken van zowel de afdelingsleiding als het projectteam over. De stuurgroep rapporteert echter wel aan de afdelingsleiding maar delegeert aan het projectteam.

De taken en daarbij behorende verantwoordelijkheden van het Projectteam invoering zijn onder andere:

• Aannemen van de invoeringsopdracht.
• Zorgdragen voor een goede projectbemensing.
• Het in beeld brengen en beheersen van de kosten.
• Opstellen en bewaken van de planning.
• Voorbereiden van de invoering applicatie [X].
• Opstellen van het invoeringsplan applicatie [X].
• Uitvoeren van het invoeringsplan door het aansturing van werkgroepen.
• Begeleiden van de invoeringswerkzaamheden.
• Coördineren van de invoeringswerkzaamheden.
• Toezicht op de voortgang van het invoeringsproject.
• Rapporteren van de voortgang van het project aan de afdelingsleiding.
• Opstellen van een evaluatierapport invoering applicatie [X].

De (voornaamste) taken en daarbij behorende verantwoordelijkheden van de Werkgroepen zijn:

• Aannemen van een specifieke deelopdracht.
• Het eventueel opstellen van een werkgroepplan.
• Uitvoeren van de deelopdracht werkzaamheden.
• Rapporteren van de voortgang van de werkzaamheden aan het projectteam.

Deelopdrachten werkgroepen invoeringsactiviteiten:

• Koppelingsteam: Koppeling tussen applicatie X en applicaties Y en Z.
• Opleidings- en voorlichtingsteam: Maken opleidingsplan en definiëren voorlichtingstraject.
• Proces-team: Beschrijven van de bedrijfsprocessen rondom de applicatie.
• Invoerteam: Invoer data/conversie.

Met betrekking tot de materiedeskundigen onderscheiden we twee aspecten. Ten eerste de kennis van de wijze waarop we de data binnen team [omschrijving invullen] gebruiken. Ten tweede de kennis van de wijze waarop de data in de applicaties is opgenomen. Dit soort kennis kan soms slechts bij één of twee personen aanwezig zijn. Afhankelijk van de stap binnen het invoeringsproject zijn beide vormen van kennis echter vereist. De afdelingsmanager of de functioneel applicatiebeheerders wijzen de juiste materiedeskundigen aan.

Training en voorlichting t.a.v. de nieuwe applicatie (subonderdeel invoeringsplan)

Het doel van de training is het overbrengen van kennis en aanleren van vaardigheden. Op een zo’n manier echter, dat op het moment van de overgang de betrokkenen in staat zijn om met applicatie [X] te werken.

Het doel van de voorlichting is het informeren van de betrokkenen. En wel zo dat zij op de hoogte zijn van zowel de planning als de voortgang van de invoeringsstappen.

We dienen te inventariseren welke gebruikers een training voor applicatie [X] zullen volgen. Voor het toepassen van applicatie [X] is namelijk kennis nodig over:

• De opvraagtaal (techniek applicatie X).
• De gebruikersinterface (aanloggen).
• Het beheer de vastgelegde data.
• Het beheren van de database.

Of alle trainingen ook daadwerkelijk nodig zijn hangt af van afdeling [omschrijving invullen]. De meeste van deze kennis is namelijk alleen van toepassing op een kleine groep waar al veel kennis aanwezig is. De eindgebruikers kunnen ook workshops en de gebruikersdocumentatie aan de slag gaan. Mogelijk werkt de gebruiker al met applicatie [X], evenwel zonder de juiste data.

Met behulp van de inventarisatie applicatie [X]-gebruikers en gewenste werkplekinrichting kan het opleidingsteam het trainingsplan opstellen.

Activiteiten voorlichting:

• Opstellen plan van aanpak voorlichting (voor wie, wat, op welke wijze de informatieverstrekking plaatsvindt).

Deliverable: Opleidingsplan.
Deliverable: Voorlichtingsplan.

Personele bezetting applicatie [X]

De kwaliteit van de data dient van een goed niveau te zijn. Om dit te bereiken is het van groot belang vast te stellen wie welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft voor het beheer. De invoering van de data heeft namelijk gevolgen voor de gegevens-beheerder. Binnen het project zal daarom duidelijk moeten worden wie verantwoordelijk is voor de data en deze beheert. Er is sprake van de volgende functies :

• Eindgebruiker, medewerkers op de afdeling.
• DBA, database administrator, verantwoordelijk voor het beheer van de database. Dit kan een medewerker van de SaaS provider zijn.
• Gegevensbeheerder, medewerker die de relaties opvoert en onderhoud (afhankelijk van de situatie kan dit een medewerker van afdeling [omschrijving invullen] of tevens van een andere afdeling zijn).
• Systeembeheerder, technisch beheer. Dit kan een medewerker van de SaaS provider zijn.
• Functioneel applicatiebeheerder.

Deliverable: Aangepast overzicht personele bezetting applicatie X.

Invoeringskosten applicatie [X]

Vooruitlopend op de invoering van de data moet het voor de afdelingsleiding duidelijk zijn wat de kosten daarvan zullen zijn. Er vallen namelijk kosten te verwachten inzake de koppeling met applicatie [Y}. Na definiëring zullen we hiervoor tevens bij [bedrijf-o] een offerte aanvragen.

We adviseren de offerte per fase uit te splitsen.

Op basis van de mijlpaalproducten Systeemontwerp applicatie [Y] en het Opleidingsplan maken we de definitieve kosten inzichtelijk.

Deliverable: Kostenoverzicht

Inrichten beheersorganisatie applicatie X

Doelstelling van deze projectstap:

• Het treffen van organisatorische en procedurele maatregelen zodat we de data na invoering in applicatie X probleemloos kunnen beheren.
• Tevens het aanpassen van de IT processen rond het beheer van de data.

Activiteiten onder meer:

• Inventariseren en beschrijven van alle taken en verantwoordelijkheden van de rollen die horen bij de data.
• Tevens het invullen (aanpassen) van de rollen die horen bij applicatie [X] (DBA, functioneel applicatiebeheerder, enzovoort).

Deliverable: Geautoriseerde medewerkers en geautoriseerde beheerders.
Deliverable: (Aangepaste) AO-beschrijvingen inclusief tijdelijke procedures.

Invoering/Converteren data naar nieuwe applicatie

We overwegen of we de data uit handmatige of geautomatiseerde gegevensbestanden moeten overzetten naar de database van de nieuwe applicatie en op welke wijze. De mogelijkheden voor een automatische conversie hangen echter sterk af van de kwaliteit van de data. Ook de structuur van het ‘voedende’ informatiesysteem in relatie tot applicatie [X] is belangrijk.

Tevens is het van belang of (delen van) de data al in applicatie X bekend zijn.

Welke oplossing we ook voor de conversie kiezen, er zal altijd sprake zijn van conversiekosten. Er kan namelijk sprake zijn van extra capaciteit voor handmatige invoer en/of het schrijven van conversie programma’s. Voor applicatie X geldt: [omschrijving invullen].

Indien er sprake is van conversie dan zijn de volgende activiteiten van belang.

Invoeringsactiviteiten:

• Onderzoeken van de kwaliteit van de huidige data.
• Structureren van de data.
• Beslissen of er handmatige dan wel geautomatiseerde conversie dient plaats te vinden.
• Schonen (tussen)bestanden data.
• Uitvoeren en controleren van de conversie (overzetten van de data).
• Het koppelen van de aangepaste applicatie [Y] aan applicatie [X] na de conversie.
• Controleren van de koppeling.

Resultaat van de conversiefase:

• Geschoonde (tussen)bestanden data.
• Gestructureerde data.
• Ingevoerde data in de database.
• Koppeling van applicatie [Y] aan applicatie [X].

Deliverables: Conversieplan en Conversieverslag data.
Deliverable: Verslag van de koppeling van applicatie Y en de controle daarop (kan separaat).

Data in de productie omgeving

De bedoeling van deze stap is het opleveren en vervolgens formeel overdragen van verantwoordelijkheid van applicatie [X]. Hierbij horen ook de nieuwe bedrijfsprocessen alsmede de andere organisatorische aanpassingen rond de database. Tevens brengen we de koppeling tussen applicatie [X] en applicatie [Y] daadwerkelijk tot stand.

Activiteiten:

• Regelen van de formele overdracht.
• Decharge van het invoeringsteam.
• Overdracht van de voorlichtingstaken.
• Nazorg regelen/plannen.
• Uitfaseren van de oude applicaties en beëindiging contracten.

Resultaten van deze fase:

• Overgedragen applicatie aan gebruikersorganisatie.
• Afspraken voor nazorg.

Deliverable: Applicatie in werking

Nazorg aansluitend op invoering van een nieuwe applicatie (subonderdeel van het invoeringsplan)

Doel van de nazorg is het:

• Nakomen van verplichtingen zoals is aangegeven bij overdracht van de applicatie.
• Herstellen van eventuele bij het operationeel worden de applicatie geconstateerde onvolkomenheden.
• Terugkoppelen van de projectresultaten.

Activiteiten:

• Evaluatie opstellen.
• Afsluiten project.

Resultaten van deze fase:

• In de organisatie geïntegreerd werkende applicatie.
• Evaluatie betreffende het invoeringsproject.
• Afgesloten invoeringsproject c.q. het opheffen projectorganisatie invoering.

Deliverlable: eindrapport invoering gegevens.

Tijdpad en knelpunten van een pas ingevoerde applicatie

Voor de invoering van de applicatie geldt onderstaand tijdpad.

Actie	1e week	2e week	3e week	4e week
1
2
3
4

Aangezien de invoering van applicatie [X] naast de reguliere werkzaamheden plaatsvindt kunnen er een knelpunten in de voortgang ontstaan. Als dat gebeurt stellen we het management van team[omschrijving invullen] hiervan op de hoogte zodat zij maatregelen kunnen nemen.

Discussieer mee op LinkedIn.