Financiële KPI´s voor een IT organisatie

Op de Balanced Scorecard staan 4 perspectieven vermeld waarvoor KPI’s kunnen worden vastgesteld. Dit zijn Financiële KPI’s, Klantgerichte KPI’s, Medewerker gerichte KPI’s en Organisatie gerichte KPI’s. Dit artikel gaat dieper in op de financiële KPI´s. We beginnen hiermee omdat dit voor een organisatie uiteindelijk het belangrijkst is. De prestaties uit de andere drie perspectieven (klanten, medewerkers en organisatie) komen uiteindelijk tot uiting in het financiële perspectief.

EBITDA de financiële KPI?

De term EBITDA wordt veel gebruikt in onder andere jaarverslagen van grote ondernemingen. EBITDA staat voor Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization. Dit betekent dus opbrengsten vóór interest, belasting, afschrijvingen en aflossingen. Het is het bruto resultaat van een onderneming.
Maandelijks kan finance deze halen uit de resultatenrekening van de organisatie.
De EBITDA zelf is tevens de Financiële KPI voor veel organisaties. De werkelijke EBITDA kunnen we namelijk afzetten tegen de begroting. Het management kan de verschillen vervolgens analyseren.

Positieve financiële kasstroom

Een positieve kasstroom houdt in dat we meer geld ontvangen dan dat we uitgeven in een bepaalde periode. Wat we willen bereiken is dat de kasstroom positief is. De norm is dat het minimaal nihil is, dus dat we minimaal evenveel geld ontvangen als dat we uitgeven. Deze financiële KPI kunnen we al afgelezen vanuit de bankrekening van de organisatie. Hierdoor werken we dus doelmatiger. Door te letten op de kasstroom houden we bovendien verschillende afdelingen in de gaten. Met name de afdelingen crediteuren (waar we facturen betalen) en debiteuren (waar we facturen versturen).

Percentage declarabele uren intern

Als we een dienst verlenen aan een klant kan dat op basis van een vast bedrag of op basis van een uurtarief. Als het op basis van een uurtarief is kunnen we de uren die gewerkt zijn voor de klant declareren bij de klant. Uren die de medewerkers voor een klant werken kunnen we namelijk declareren bij de klant. De uren dat ze niet voor de klant werken kunnen we ook niet declareren. In het kader van doelmatig werken en kostenbewustwording is het beter als we meer uren wel kunnen declareren bij de klant. Om dit meetbaar te maken kunnen we de financiële KPI ‘% declarabele uren intern’ opstellen. Dit zijn dus het aantal uren dat wordt besteed aan klantprojecten ten opzichte van het aantal uren aanwezigheid.

Deze financiële KPI kan als volgt berekend worden:

Aantal uren gewerkt aan klantprojecten X 100% / Totaal aantal uren aanwezig

De gegevens met betrekking tot deze KPI kunnen we halen uit het urenverantwoordingssysteem. Omdat de medewerkers hun gewerkte uren verantwoorden kunnen we uit dit systeem halen hoeveel uur er voor de klant is gewerkt.
De norm die we kunnen stellen aan deze KPI is 78%. Dus minimaal 78% van de uren aanwezigheid van de medewerkers moeten we aan de klant kunnen declareren.

Percentage tijdig verstuurde facturen

Met tijdig versturen bedoelen we facturatiemomenten zoals deze zijn overeengekomen met klanten. De facturatie vindt meestal op een vast moment plaats. Dit is tevens de norm die we aan deze financiële KPI kunnen stellen. Er kan dus gemeten worden hoeveel dagen de facturatie afwijkt van de overeengekomen facturatiedatum. De informatie die nodig is om deze KPI te meten volgt daardoor uit de overeengekomen facturatiedata afgezet tegen de factuurdatum. Deze informatie kunnen we halen uit de ´Onderhanden werken lijst´. De volledigheid is te bepalen door te toetsen of de kosten en de opbrengsten na facturatie in evenwicht zijn.

Percentage tijdig betaalde facturen

De te betalen facturen komen op de crediteurenadministratie binnen. Hier verwerken we de facturen om ze uiteindelijk te betalen. Om te meten of het proces van facturen verwerken verloopt binnen de daarvoor gestelde termijn kunnen we deze KPI gebruiken. Over deze betaaltermijn communiceren bovendien we met de verschillende leveranciers. De applicatie waarmee we de facturen verwerken is de bron voor deze financiële KPI. Om de KPI te meten zetten we de registratiedatum af tegen de betaaldatum.

Kosten per applicatiecluster

Een applicatie is een toepassing voor de computer die de gebruiker gebruikt. Een verzameling van applicaties met hetzelfde doel noemen we een applicatiecluster. De kosten waar het bij deze KPI om gaat zijn de kosten die worden gemaakt om een cluster van applicaties te beheren en te exploiteren. De financiële KPI ‘kosten per applicatiecluster’ kunnen we voor ieder cluster berekenen. De kosten per applicatiecluster zijn dus te berekenen door het aantal beheeruren per cluster te vermenigvuldigen met het tarief per cluster:

Kosten per applicatiecluster = aantal beheer-uren per cluster x tarief per cluster

Het tarief per cluster is het aantal geschreven uren maal een integrale kostprijs per uur.

Bij deze KPI moeten we letten op een tweetal zaken. Ten eerste is het belangrijk dat het aantal beheeruren op een voor de systeemeigenaren acceptabel niveau staat. Hier zouden de systeemeigenaren per cluster een norm voor moeten stellen. Ten tweede moeten we bij de kosten per applicatiecluster rekening houden met de begroting. De kosten mogen niet boven de begroting uitkomen. De systeemeigenaren moeten normen per cluster stellen.

Discussieer mee op LinkedIn.