Moeten Financial Executives leiding geven aan de IT-afdeling?

Het werk van Financial Executives in een bedrijfsorganisatie is het beheren van de financiën, het bijhouden van data, het beheren van financiële risico’s, het opstellen van financiële rapporten en het geven van algemeen financieel advies. Informatie Technologie daarentegen is de afdeling die verantwoordelijk is voor het ontwerpen, exploiteren en onderhouden van de software en de IT-infrastructuur van de organisatie. Maar waar verstrengelen deze twee kritieke afdelingen zich in het beheer van de zaken van een bedrijfsorganisatie?

Waarom rapporteren IT afdelingen aan de CFO?

De organisatiestructuur is iets waarover we veel debatteren binnen ons bedrijf. Een van de grootste vraagstukken is echter altijd hoe we IT moeten positioneren. IT heeft zowel een strategische als een operationele taak, waardoor het prima zou passen bij de CEO of de COO. Toch komt IT vaak bij de CFO terecht, vooral als het bedrijf geen CIO heeft. Bedrijven hebben de neiging zich te organiseren rond de functionele sterke punten van hun leiders en hun bedrijfsvoering.

Als we onderzoeken waar IT zinvol in de bedrijfsstructuur zou passen, dan moeten we ons afvragen waarom organisaties IT nauw blijven afstemmen op Finance.

Zo hebben we het altijd gedaan

Historisch gezien is IT afgestemd op financiën vanwege de oorspronkelijke reden waarom technologie bij bedrijven werd geïntroduceerd. Het digitaliseren van de boekhouding. Het zeer gedetailleerde werk dat werd uitgevoerd door zowel financials en IT-teams die nauw samenwerkten. Zo kwam het dat de financial executives sterk op IT leunden voor financiële computerinitiatieven. Die systemen zouden helpen om de organisatie efficiënter en effectiever te maken in hun financiële interacties. In de loop van de tijd veranderde de oorspronkelijke behoefte aan digitalisering van de boekhouding, maar de rapportagestructuur bleef bestaan. CFO’s moesten de snelgroeiende budgetten die de technologieteams nodig hadden om aan de behoeften van het bedrijf te voldoen, strak in de hand houden. Veel bedrijven zitten nu vast in deze verouderde structuur. En wel om een van de ergste redenen: “We hebben het altijd zo gedaan”.

Afdelingen op één lijn brengen rond zakelijke functies

Op het eerste gezicht lijkt IT dus meer gemeen te hebben met Operations dan met Finance. Er zijn tal van bewegende delen in zowel Operations als Technology, maar daar vallen de parallellen weg. Het in stand houden van de dagelijkse uitvoering van taken is nogal operationeel van aard. De echte kracht van IT ligt echter in het verregaande strategische karakter van IT. Het verbergen van IT in het kantoor van de COO kan de algehele effectiviteit van IT verminderen. Het kan er ook toe leiden dat het team een ​​doelwit wordt wanneer we moeten bezuinigen. Zonder een sterke stoel aan de tafel voor technologie met betrekking tot de toekomst van het bedrijf, kunnen zowel Finance als Operations Chiefs hun uitgaven verminderen zonder de gevolgen van hun beslissing op langere termijn te zien.

Waarom is het belangrijk om de Financial Executives en de IT-ers te scheiden?

Sommige bedrijven laten hun IT-afdeling nog steeds leiden door de CFO omdat ze denken dat de IT-afdeling min of meer een vleugel van de financiële afdeling is. Deze denkwijze is misschien afgeleid van jaren geleden waarin bedrijven geen grote IT-afdeling hadden en niemand het werk van IT-experts echt begreep.

Dat was lang voordat technologie een sprong maakte naar de huidige situatie. IT-afdelingen zijn nu verantwoordelijk voor diensten zoals het opslaan van gegevens, online platforms, websitebeheer, Sociale Media, cloudoplossingen en alle gerelateerde taken.

Taken van IT-ers totaal anders dan van Financial Executives

De veranderingen in taken laten duidelijk zien dat de functies van IT zijn geëvolueerd. Het leveren van een enorme inspanning om de bedrijfsprocessen soepel te laten draaien en de activa van klanten en bedrijven te beschermen zijn kerntaken geworden. Aangezien de website nu de frontoffice is van de meeste bedrijven, is dit een cruciaal aspect van zakendoen in een mondiale economie.

De vraag of we de afdelingen moeten scheiden kunnen we alleen goed beantwoorden door een snel overzicht te hebben van de taken van de IT-afdeling in een organisatie:

1. Verbinding met de buitenwereld

Eerlijk gezegd is het meeste van wat we leren en weten over een bepaald bedrijf de informatie die we kunnen bekijken op websites en andere online platforms. Het profiel van bijna alle bedrijven is te vinden op hun webpagina. Daar kunnen we zien wanneer het bedrijf is opgericht en wie de leiding heeft over verschillende afdelingen. De adressen van het hoofdkantoor en eventuele filialen staan ​​op de website. Maar ook prestaties, prijzen, aankomende evenementen, persberichten en nog veel meer.

Er zijn links naar alle social media platforms zoals Facebook, YouTube en Twitter. Deze assets vormen de directe link van een organisatie met hun klanten. Als een bedrijf bijvoorbeeld in een kwaad daglicht wordt gesteld door de media, gebruiken ze hun socialemediaplatforms om problemen op te helderen, zodat ze het vertrouwen van de verschillende belanghebbenden en potentiële klanten kunnen herstellen.

Bij het introduceren van nieuwe producten op de markt kiezen bedrijven ervoor om Sociale Media te gebruiken om ze te lanceren. Dit zijn allemaal essentiële taken die voor de meeste bedrijven elke dag plaatsvinden.

2. Opslag van bedrijfsgegevens

De tijd dat gegevens werden opgeslagen in grote fysieke bestanden met behulp van papieren kopieën van documenten, is lang voorbij. Deze methode bracht veel nadelen met zich mee. Overheidsgebouwen zouden vaak onvoldoende opslagruimte hebben. De hoeveelheid papier en inkt die werd gebruikt, was enorm. Het ophalen van documenten was op zijn best lastig. Als iemand een belangrijk document verkeerd heeft gearchiveerd, moet het personeel mogelijk dagenlang zoeken om het te vinden. Die tijd is voorbij met online gegevensopslag. Nu kan een bedrijf enorme hoeveelheden informatie opslaan en de records vrijwel onmiddellijk ophalen.

Daarbij is vaak onbekend waar deze data zich bevind. On premise of ergens in de cloud…

3. Privacy en beveiliging

Met al het goede dat hoort bij een moderne IT-afdeling, zijn er hier en daar zeker wat uitdagingen. Nu al onze gegevens online of in de cloud zijn opgeslagen, zijn ze beschikbaar voor cybercriminelen. De meesten van hen hebben speciale hackvaardigheden die de beste verdediging kunnen doorbreken.

Inbreuken op de beveiliging kunnen een bedrijf volledig verlammen en op de knieën brengen. Informatie die zorgorganisaties opslaan is erg gevoelig. Het kan voor elk bedrijf verwoestend zijn om een ​​beveiligingsinbreuk te ondergaan, maar de gezondheidszorg is bijzonder kwetsbaar.

De IT-afdeling heeft de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat inbreuken op de beveiliging helemaal niet plaatsvinden en als ze zich voordoen, moeten ze die zo snel mogelijk detecteren. De IT-afdeling moet waakzaam zijn bij het beschermen van de gegevens van een bedrijf. Het is een fulltime baan.

4. Updates

Technologie blijft evolueren om ons beter van dienst te zijn en dit is waar de IT-afdeling van pas komt. Blijf constant op de hoogte van beveiligingsrisico’s. Installeer systeemupgrades en train het personeel hoe de nieuwe upgrades worden toegepast. Ze moeten ervoor zorgen dat de bedrijfswebsite goed werkt en dat alle serviceproblemen meteen worden opgelost. Als klanten niet kunnen winkelen of taken op onze website kunnen uitvoeren, gaan ze gewoon ergens anders heen.

Moeten Financial Executives de IT beheren?

Gezien het bovenstaande overzicht van de functies van een IT-afdeling, is het duidelijk dat de Financial Executives het meeste IT-werk niet adequaat kunnen leveren of zelfs maar kunnen overzien. De belangrijkste en enige functie van de Financial Executives hierin is het toezicht houden op de bedrijfsfinanciën. Natuurlijk moeten ze worden geraadpleegd als de IT-afdeling nieuwere apparatuur, hardware of software nodig heeft. Deze uitgaven kunnen moeilijk te begroten zijn, maar ze zijn echter van cruciaal belang om een ​​bloeiende online aanwezigheid te behouden.

Veranderende bedrijfsstrategie

Nu steeds meer CEO’s het strategische belang van IT-initiatieven inzien, zal de structuur van organisaties blijven verschuiven. CIO’s hebben niet altijd een plaats gehad die rechtstreeks rapporteerde aan de CEO van de organisatie, zoals andere chief officers. De verschuivende bedrijfsstrategieën die worden veroorzaakt door uitzonderlijke niveaus van innovatie en concurrentie op het gebied van technologie, hebben er voor gezorgd dat CIO’s zijn verheven tot het niveau van de CFO in termen van organisatiestructuur.

Er zijn geen perfecte of “juiste” structuren voor onze organisatie. Naarmate CIO’s hun kennis buiten het technische domein uitbreiden, is het minder waarschijnlijk dat ze rapporteren aan de CFO. Het is waarschijnlijker dat ze vertegenwoordiging op de hoogste niveaus van de organisatie kunnen verdienen. Daarnaast worden steeds meer eenvoudige taken van Financial Executives geautomatiseerd waardoor het accent steeds meer op de IT komt te liggen.

Deze evolutie van IT kan voor sommige organisaties ongemakkelijk aanvoelen, maar zal uiteindelijk helpen de zichtbaarheid te vergroten van technologieprojecten die vaak essentieel zijn voor het succes van het bedrijf.

Blijvende samenwerking tussen IT-ers en Financial Executives

De financiële transacties van de meeste bedrijfsorganisaties berusten tegenwoordig bij Financial Executives, terwijl de IT-ers servers, computers, software, internetbeveiliging en de online aanwezigheid van het bedrijf beheren. Alleen IT-professionals zijn dus geschikt om deze taken efficiënt uit te voeren. Financial Executives geven echter financiële ondersteuning en rapportages.

Bovendien spelen ze vaak een belangrijke rol in IT projecten. Dat komt omdat ze het overzicht hebben over alle financiële processen binnen de organisatie. Meestal kunnen ze daardoor over de grenzen van verschillende businessunits heen kijken en de onderlinge verbanden zien. Bedrijven moeten er echter voor zorgen dat deze twee afdelingen hun rollen duidelijk scheiden en goed verdelen.

Financial Executives en IT-ers ontmoeten elkaar op LinkedIn in de Financial executives groep. Ik nodig je van harte uit om ook lid te worden.

Discussieer mee op ITpedia LinkedIn of op Financial Executives LinkedIn.