Sharing IT Best Practices with youSharing IT Best Practices with you
Requirements workshops
Requirements workshops zijn een goede manier om de requirements voor een nieuwe applicatie te vinden. Ze zijn bovendien een belangrijk hulpmiddel dat we kunnen gebruiken om snel een groot deel van de requirements voor ons project te vinden. Helaas verkrijgen we echter met veel workshops niet de alle verwachte requirements.
Een goed geleide requirements workshop is boeiend, waardevol en misschien zelfs leuk. Om zo’n workshop te runnen, moet je een paar belangrijke dingen doen vóór, tijdens en na de workshop.
Of je nu een bedrijfsanalist, projectmanager of software-ontwikkelaar bent, op een gegeven moment wordt je gevraagd om de requirements voor een nieuwe applicatie te verzamelen. Daar zijn verschillende technieken voor, waaronder interviews, observatie, enquêtes, brainstormen en requirements workshops om er maar een paar te noemen. Al deze technieken bestaan uit drie basiselementen: voorbereiden, uitvoeren en opvolgen. Er zijn echter wel verschillen. We moeten dan ook weten wat de verschillen zijn en hoe we ze het beste kunnen gebruiken.
Selecteer welke techniek je wilt gebruiken op basis van de volgende factoren:
Workshops voor effectieve requirements bestaan uit vijf fasen:
In de planningsfase vindt het meeste werk plaats en dit is van cruciaal belang voor een succesvolle workshop. Tijdens de planning stellen we niet alleen de vergaderlogistiek, zoals datum en locatie vast, maar moeten we de juiste mensen uitnodigen.
Begin met het definiëren van het doel van de vergadering. Als we de reikwijdte begrijpen en een duidelijk doel hebben, kunnen we een stakeholderanalyse uitvoeren om te bepalen wie de workshop moeten bijwonen.
We moeten ook de scope en agenda bepalen. Het doel van de applicatie bepaalt namelijk de scope van de workshop. De scope zal leiden tot agendapunten om de workshop naar het doel te brengen.
We willen het doel, de scope en de verwachtingen opnemen in de uitnodiging voor de vergadering, zodat mensen zich kunnen voorbereiden op die scope.
Geef aan het begin van de requirementsworkshop duidelijk het doel, de scope en de agenda. Natuurlijk willen we ook dat mensen zichzelf voorstellen.
De opening zet de toon voor de workshop en helpt bij het starten van de requirementsworkshop.
Tijdens de uitvoeringsfase faciliteren we de workshop en houden we de deelnemers gefocust op het doel en de scope. Misschien willen we ook een facilitator en een notulist erbij hebben. Deze taken, naast het leiden van de workshop, erbij doen kan namelijk moeilijk zijn.
Door stakeholders in de ruimte te hebben terwijl we de requirements realtime oproepen en documenteren, kunnen we snel terugkoppelen. Zo kunnen we namelijk aanpassingen maken en voor de juiste requirements zorgen.
Het gebruik van visuals helpt ook bij het verkrijgen van duidelijkheid bij alle stakeholders. Denk na over wat voor soort afbeeldingen geschikt zijn voor de situatie. In de meeste gevallen hoeven we echter vooraf geen visuals te maken. Het is juist krachtig om visuals te creëren met anderen in de workshop.
Visuals kunnen mindmaps, processtromen of andere diagrammen omvatten die een gedeeld begrip creëren en waarmee u onderweg vereisten kunt ontdekken. Mogelijk kunt u bezoekers naar het whiteboard laten komen en deze visuals met u maken. Binnenkort heb je misschien een kamer vol zeer betrokken stakeholders aan het bestuur die het probleem samen oplossen.
De afsluitende fase is aan het einde van de workshop en biedt ons de mogelijkheid om te bespreken wat er is bereikt, wat er nog moet gebeuren en wat de volgende stappen zijn.
We bedanken iedereen voor het bijwonen en duidelijk delen van de informatie.
Het vervolggedeelte van de workshop kan een dag of twee daarna plaatsvinden en omvat taken zoals het verspreiden van actie-items, besluiten, notities, foto’s of het plannen van extra vergaderingen.
Dankzij Covid 19 hebben we ontdekt dat veel activiteiten niet langer in een vergaderzaal hoeven plaats te vinden maar ook online op afstand kunnen. Dit geldt ook voor workshops. Er zijn echter wel enkele zaken waarmee we rekening moeten houden:
Samenwerking is een belangrijk onderdeel van onze workshop. Daarom kunnen we een online workshop het beste vooraf met enkele collega’s testen. Dan weten we namelijk wat wel en wat niet zal werken tijdens ons realtime live-evenement. Een goed doorlopen proef geeft bovendien een gevoel van zekerheid wat de zenuwen meer in bedwang houdt. Tijdens deze doorloop moeten we:
Na het zware werk van de voorbereiding zijn we nu klaar om onze live workshop uit te voeren. In de meeste gevallen gebruiken we hiervoor videoconferenties (zoals Lifesize, Zoom, Skype, enz.).
We beginnen met enkele huishoudelijke en technische mededelingen:
En dan loopt de workshop! We beginnen met het delen van al onze kennis en spelen online in op de vragen en feedback.
De requirements zijn zo goed als de bronnen die we gebruiken. Streef er daarom naar om zinvolle informatie over het onderwerp te zoeken. Enkele plaatsen om te kijken zijn: klanten, gebruikers, interne en externe experts, bedrijfsprocessen, sector benchmarks, enz.
Zorg dat je de juiste resources hebt gepland voor de vergadering en ontvang nuttige informatie voor de eigenlijke sessie. Doe een aantal pre-interviews om waardevol inzicht in het onderwerp te verzamelen, evenals perspectieven die je misschien niet hebt overwogen.
Het kan gebeuren dat managers mensen naar een workshop sturen echter zonder dat ze mandaat hebben om namens hen beslissingen te nemen. Wanneer dit gebeurt, kunnen we de planning verlengen omdat deze vertegenwoordigers niet als besluitvormers zelf kunnen optreden. Laat vroegtijdig weten dat men iemand moet sturen die ook voor hen mag spreken.
Doe zoveel mogelijk van tevoren en stuur informatie ruim voor de eigenlijke sessie al naar het team. Dit stelt teamleden in staat om eventuele misvattingen op te helderen. Biedt bovendien een informatieplatform om mee samen te werken. Er zijn er twee soorten mensen: zij die vanuit het niets informatie kunnen creëren, en zij die alleen informatie kunnen wijzigen die zij van tevoren hebben. Stel dat de mensen waarmee we te maken hebt van het tweede type zijn.
Wees voorzichtig met scope verbreding. Veel analisten voegen namelijk onbewust extra werk toe aan een inspanning en realiseren het zich niet eens. Ken de kerndoelstellingen en de scope van het project en voeg geen functionaliteit toe die niet binnen de oorspronkelijke goedgekeurde grenzen valt. Als we werk toevoegen, moet er extra financiering en tijd zijn om dit mogelijk te maken.
Als we de scope van een applicatie bespreken kunnen we die het beste illustreren met behulp van een prototype. Het team kan dit gebruiken als een visuele basis voor het definiëren van specifieke functionaliteit. Probeer niet het prototype te verkopen, maar maak gewoon een model dat je naar behoefte kunt aanpassen.
Functionele opsplitsing is een geweldige manier om te organiseren. Bij het omgaan met requirements is het namelijk erg moeilijk om structuur aan hun organisatie toe te voegen. Probeer vroeg een lijst met requirements te krijgen en deel ze vervolgens in logische groepen op hoog niveau in. De bedoeling van opsplitsen is om grote dingen op te splitsen in kleine dingen.
Manage de workshop professioneel en efficiënt. Hou de loop van de discussies in de gaten. Houd bovendien de deelnemers gericht op de specifieke en relevante onderwerpen. Dit betekent echter dat we vooraf een agenda moeten hebben en visuele hulpmiddelen die helpen bij de discussies. Visuele hulpmiddelen kunnen whiteboards, projectoren, sjablonen, etc. zijn.
Vergeet niet de kosten van het leiden van de workshops. Werk samen met de projectmanager om ervoor te zorgen dat je de kosten voldoende hebt vastgelegd. Dit omvat gebieden zoals faciliteiten, tijd, reproductie, de lunch enzovoort.
Discussieer mee op LinkedIn.
Mogelijk is dit een vertaling van Google Translate en kan fouten bevatten. Klik hier om mee te helpen met het verbeteren van vertalingen.